Nicht jeder Unternehmer kann oder möchte die private von der betrieblichen Sphäre trennen. Vielleicht entnimmt er Waren für seine private Nutzung, oder er nutzt sein privates Fahrzeug für betriebliche Fahrten. Sofern im Unternehmen alles korrekt gebucht wird, ist das alles auch völlig in Ordnung. Das Thema Privatentnahmen wurde bereits an anderer Stelle behandelt; hier geht es um das Gegenstück dazu: die Privateinlagen.
In dieser Lektion erfährst du, was Privateinlagen sind, welchen Einfluss sie auf das Unternehmen haben und welche unterschiedlichen Varianten es gibt. Wir erklären dir, warum die genaue Dokumentation so wichtig ist, damit das Finanzamt nicht misstrauisch wird, und zeigen dir, wie du die Privateinlagen im Einzelnen buchst. Zum Schluss dieser Einheit stellen wir dir einige Übungsfragen zur Lernkontrolle zur Verfügung.
- Synonyme: Eigenkapitalaufstockung
- Englisch: capital injection | private capital contribution
Warum ist das Thema Privateinlage wichtig?
Privateinlagen haben einen erheblichen Einfluss auf die finanzielle Gesundheit und Stabilität eines Unternehmens. Durch sie kann ein Unternehmer zusätzliches Kapital in das Unternehmen einbringen, um Investitionen zu tätigen, Liquiditätsengpässe zu überbrücken oder das Eigenkapital zu stärken.
Privateinlagen können auch dazu dienen, das Verhältnis von Eigen- zu Fremdkapital im Unternehmen zu optimieren und die Finanzierungsmöglichkeiten zu verbessern. Sie spielen eine Schlüsselrolle bei der Unternehmensgründung, -erweiterung oder -sanierung.
Darüber hinaus sind Privateinlagen wichtig, da sie Auswirkungen auf die finanzielle Berichterstattung und die steuerliche Behandlung des Unternehmens haben können. Eine genaue Dokumentation und transparente Darstellung von Privateinlagen sind daher unverzichtbar für die Buchhaltung und Compliance-Anforderungen eines Unternehmens.
Was sind Privateinlagen? Eine Definition
Als Privateinlage wird das Einbringen von Kapital oder Vermögen durch den Eigentümer oder Gesellschafter eines Unternehmens bezeichnet. Diese Einlage erfolgt in der Regel in Form von Bargeld, Sachwerten oder Forderungen und dient dazu, das Eigenkapital des Unternehmens zu erhöhen.
Auswirkungen auf die Bilanz
Private Einlagen sind erfolgsneutral und wirken sich nicht auf die Jahresbilanz aus. Da sie also nicht zum Gewinn zählen, sind sie nicht zu versteuern.
Welchen Zweck erfüllen Privateinlagen?
Privateinlagen stellen eine wichtige Finanzierungsmöglichkeit dar. Durch sie können Unternehmer zusätzliches Kapital einbringen, um beispielsweise finanzielle Engpässe zu vermeiden oder zu überbrücken, um wichtige Investitionen zu tätigen oder allgemein das Eigenkapital zu erhöhen. Auch die Bonität und Kreditwürdigkeit des Unternehmens lassen sich mittels Privateinlagen häufig verbessern.
Welche Rechtsformen erlauben eine Privateinlage?
Privateinlagen sind ausschließlich bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften möglich. Zu den Personengesellschaften zählen die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), die offene Handelsgesellschaft (OHG) und die Kommanditgesellschaft (KG). In diesen Rechtsformen haften die Gesellschafter persönlich und unbeschränkt mit ihrem Privatvermögen für die Verbindlichkeiten des Unternehmens.
Im Gegensatz dazu werden bei Kapitalgesellschaften wie der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und der Aktiengesellschaft (AG) die Betriebsvermögen und Privatvermögen der Gesellschafter konsequent getrennt. Hier können die Gesellschafter ihr Unternehmen entweder durch eine Kapitalerhöhung oder ein unverzinsliches Gesellschafterdarlehen finanziell unterstützen. Diese Einlagen müssen entsprechend in der Bilanz ausgewiesen werden, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
Einlagefähigkeit
Nicht alles, was aus dem Privatvermögen in das Betriebsvermögen einfließen soll, ist tatsächlich einlagefähig. Hinsichtlich der Vorschriften dazu greifen in erster Linie das Einkommensteuergesetz sowie die Einkommensteuerrichtlinien. Die Bewertung von Einlagen wird beispielsweise in § 6 Abs. 1 Nr. EStG und in R 6.12 EstR 2012 geregelt.
Einlagefähige Wirtschaftsgüter
Um eine Einlage in ein Unternehmen zu leisten, müssen die eingebrachten Wirtschaftsgüter betrieblich nutzbar und bilanzierungsfähig sein. Dies bedeutet, dass sie dem Unternehmen tatsächlich dienen und einen Wert im Rahmen der Bilanzierung haben. Sowohl selbstgeschaffene als auch unentgeltlich erworbene immaterielle Wirtschaftsgüter wie Patente oder Urheberrechte können als Einlage eingebracht werden.
Es ist wichtig zu beachten, dass, sofern ein Wirtschaftsgut nach der Einlage zum notwendigen Betriebsvermögen gehört, die Einlage zwingend vorgenommen werden muss. Ein Beispiel hierfür wäre eine Produktionsmaschine, die für den Betrieb unerlässlich ist.
Auch der wirtschaftlich nutzbare Teil des Namensrechts einer natürlichen Person kann als Wirtschaftsgut angesehen werden, unabhängig davon, ob er zivilrechtlich endgültig übertragbar ist. Dies bedeutet, dass das Namensrecht einer Person, das gewinnbringend genutzt werden kann, als einlagefähiges Wirtschaftsgut betrachtet wird. Notwendiges Privatvermögen, wie beispielsweise eine private Eisenbahnsammlung, ist für eine Einlage ausgeschlossen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass ein privater Vermögensgegenstand dem Betriebsvermögen zugeordnet werden kann, wenn sich objektiv der Bezug zum Betrieb ändert. Zum Beispiel, wenn ein zuvor ausschließlich privat genutzter Computer nun einzig und allein für betriebliche Zwecke verwendet wird.
Insgesamt sollten bei der Einbringung von Wirtschaftsgütern als Einlage in ein Unternehmen die bilanziellen und ertragsteuerrechtlichen Vorschriften berücksichtigt werden. Nur Wirtschaftsgüter, die den rechtlichen Anforderungen entsprechen und für den Betrieb nutzbar sind, können als Einlage dienen und somit das Eigenkapital des Unternehmens stärken.
Achtung: Dienstleistungen sind nicht einlagefähig!
Es ist nicht möglich, Dienstleistungen an sich, die bloße Nutzung fremden Vermögens oder andere Vorteile als Einlage einzubringen, da sie keine eigenständigen Wirtschaftsgüter oder Vermögensgegenstände darstellen. Zum Beispiel kann die unentgeltliche Nutzung eines Grundstücks eines Nachbarn nicht als Einlage betrachtet werden, wie beispielsweise Wegerechte oder die Mitbenutzung von Entwässerungsvorrichtungen.
Ebenso ist die eigene Arbeitsleistung nicht als Einlage verwendbar. Sie erzeugt keinen steuerlich relevanten Aufwand. Man kann also seine eigene Arbeitsleistung nicht als Einlage in das Unternehmen einbringen.
Dagegen können Wertpapiere in das (gewillkürte) Betriebsvermögen eines Arztes eingelegt werden, wenn ihr Erwerb, Besitz und Verkauf als Nebenaktivität der freiberuflichen Tätigkeit angesehen werden können. Ein Beispiel hierfür wäre ein verbindlich vereinbartes Finanzierungskonzept für den ärztlichen Betrieb, bei dem Wertpapiere als Teil der Finanzierung genutzt werden.
Gewillkürtheit
Das gewillkürte Betriebsvermögen bezeichnet einen bestimmten Teil des Vermögens eines Unternehmens, der freiwillig ausgewählt und als Betriebsvermögen behandelt wird. Im Gegensatz zum notwendigen Betriebsvermögen, das gesetzlich vorgeschriebene und unveränderliche Vermögensgegenstände umfasst, ermöglicht das gewillkürte Betriebsvermögen dem Unternehmer, bestimmte Vermögensgegenstände oder Rechte bewusst dem betrieblichen Bereich zuzuordnen, auch wenn dies nicht zwingend erforderlich wäre.
Die Gewillkürtheit bietet dem Unternehmer Flexibilität bei der Zuordnung von Vermögenswerten zu bestimmten betrieblichen Zwecken. Diese Vermögenswerte können beispielsweise Wertpapiere, Immobilien oder andere Vermögensgegenstände sein, deren Nutzung oder Veräußerung einen direkten Bezug zur betrieblichen Tätigkeit des Unternehmens hat.
Die Entscheidung, Vermögensgegenstände dem gewillkürten Betriebsvermögen zuzuordnen, hat steuerliche Auswirkungen. Durch diese Zuordnung können bestimmte steuerliche Vorteile genutzt werden, beispielsweise hinsichtlich der Abschreibungen, der steuerlichen Verlustverrechnung oder der Behandlung von Veräußerungsgewinnen.
Es besteht die Möglichkeit, dass bestimmte Vermögensgegenstände in das Unternehmen als Einlage eingebracht werden, während andere Leistungen oder Nutzungen nicht als Einlage betrachtet werden können. Die genaue Beurteilung, welche Einlagen zulässig sind und welche nicht, hängt von den spezifischen rechtlichen Bestimmungen und dem Kontext der jeweiligen Situation ab.
Bareinlage: Zahlung von Betriebsausgaben durch private Mittel
Der Buchungssatz lautet
Kfz-Steuer an Privat 450 EUR
Der Buchungssatz lautet:
Kasse an Privat 1.200 EURIn beiden Fällen ist keine Umsatzsteuer zu buchen.
Sonderbetriebsausgaben
Sonderbetriebsausgaben, die mit privatem Geld bezahlt werden, können nicht rückwirkend in einem späteren Jahr als Einlage verbucht werden. Eine erfolgswirksame Nachholung ist laut der Grundsätze des formellen Bilanzzusammenhangs nicht möglich.
Bank an Privat 5.000 EUR- der Unternehmer der Darlehensschuldner ist UND
- das Darlehen vom Schuldner für betriebliche Zwecke genutzt wurde.
Dieser Fall kommt beispielsweise dann vor, wenn ein Angehöriger dem Unternehmer Geld aus seinem Privatvermögen zur Verfügung stellt. Auch wenn der Darlehensnehmer den Darlehensgeber vor der Tilgung beerbt, kommt es zu einer Privateinlage. Konkret kann dies folgendermaßen aussehen:
Ein junger Unternehmer erhält von seinem Vater ein verzinsliches Darlehen für betriebliche Zwecke. Der Vater verstirbt am 1. April, der Sohn ist Alleinerbe. Die Restschuld aus dem Darlehen betrug am 1. Januar noch 25.000 EUR; an Zinsen für das erste Quartal fallen 500 EUR an.
Aufgrund der Vererbung fallen Schulden und Forderungen zusammen; der Erbfall muss der privaten Sphäre zugeordnet werden.
Der Buchungssatz lautet entsprechend:
Darlehen 25.000 EUR und sonstige Verbindlichkeiten 500 EUR
an Privat 25.500 EUR
Auch hier ist keine Umsatzsteuer zu zahlen.
Nachweispflicht des Unternehmers bei Privateinlagen
Bei Überweisungen vom Privatkonto auf das Geschäftskonto müssen diese korrekt verbucht werden, da das Finanzamt Zuschätzungen vornehmen kann, wenn die Herkunft der Mittel unklar ist. Ungelöste Einlagen ins Betriebsvermögen können den Verdacht auf unerklärte Einkommen und Privatentnahmen wecken, selbst bei ordnungsgemäßer Buchführung. Besonders Bargeldeinzahlungen auf betriebliche Konten aus privaten Quellen werden von Finanzbeamten kritisch betrachtet.
Gemäß der ständigen Rechtsprechung des BFH ist der Steuerpflichtige dazu verpflichtet, bei Bareinzahlungen auf betriebliche Konten aus privaten Mitteln aktiv zur Aufklärung beizutragen, um mögliche steuerliche Konsequenzen zu vermeiden. Bei Verletzung dieser Pflicht kann das Finanzgericht von weiteren Untersuchungen absehen und davon ausgehen, dass nicht erklärte Kapitalzuführungen auf nicht versteuerten Einnahmen basieren.
Mögliche Szenarien, die das Misstrauen der Finanzbehörden wecken:
- Ein Unternehmer zahlt regelmäßig Bargeld auf sein betriebliches Bankkonto ein, ohne den Ursprung der Mittel genau zu dokumentieren. Es bleibt unklar, ob es sich um Betriebseinnahmen oder private Einlagen handelt.
- Ein Familienmitglied des Unternehmers überweist größere Geldbeträge auf das Geschäftskonto, ohne dies in den Unterlagen entsprechend zu kennzeichnen. Die Quelle der Einzahlungen ist nicht nachvollziehbar.
- Der Geschäftsführer tätigt regelmäßig Bareinzahlungen auf das Firmenkonto, ohne genaue Aufzeichnungen über die Herkunft des Geldes zu führen. Die Finanzbehörden können nicht sicher feststellen, ob es sich um rechtmäßige Betriebseinnahmen handelt.
- Ein Lieferant des Unternehmens überweist unerwartet Geld auf das Geschäftskonto, ohne eine genaue Erläuterung für diese Zahlungen bereitzustellen. Es ist unklar, ob es sich um Zahlungen für Warenlieferungen oder um private Einlagen handelt.
Übungsfragen
#1. Das Privatkonto ist ein Unterkonto des Kontos „Eigenkapital“. Richtig oder falsch?
#2. Der Unternehmer zahlt die Gewerbesteuer für seine Firma ausnahmsweise vom privaten Bankkonto. Wie lautet der Buchungssatz?
#3. Der Unternehmer mistet seinen Keller aus und bringt nicht mehr benötigte Regale ins Unternehmen ein, um sie im Lager zu nutzen. Der Wert der Regale beträgt geschätzt 2.000 EUR. Wie lautet der Buchungssatz?
#4. Bareinzahlungen aus Privatvermögen in die Firmenkasse müssen nicht dokumentiert werden. Richtig oder falsch?
#5. Die Tante eines jungen Existenzgründers bietet diesem ein verzinsliches Darlehen aus ihrem Privatvermögen an. Als sie aufgrund einer Krankheit verstirbt, schuldet der Unternehmer ihr noch 10.000 EUR sowie Zinsen in Höhe von 250 EUR. In ihrem Testament hat sie verfügt, dass die Restschuld als sein Erbe zu betrachten ist. Welche Aussage zur notwendigen Buchung ist FALSCH?
#6. Ein Unternehmer überschreibt ein Fahrzeug, das sich bisher in seinem Privatvermögen befunden hat und ausschließlich privat genutzt wurde, dem Unternehmen. Wie lautet der Buchungssatz?
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