Privatentnahmen sind wichtig für Unternehmen, weil sie es den Eigentümern erlauben, Firmengelder für private Zwecke zu verwenden. Doch um Privatentnahmen richtig zu nutzen und mögliche Probleme zu vermeiden, muss man verstehen, was sie sind, wie sie funktionieren und welche Regeln man beachten muss. Das hilft dabei, die finanzielle Sicherheit des Unternehmens zu bewahren.
In dieser Lektion erklären wir dir ausführlich, was Privatentnahmen sind, in welchen Unternehmen sie vorkommen, welche Varianten es gibt und was aus steuerrechtlicher Sicht zu beachten ist. Wir nennen und erklären dir die Buchungen zu den Privatentnahmen und stellen dir zum Schluss einige Übungsaufgaben zur Lernkontrolle zur Verfügung.
- Synonyme: privater Geldabzug | privater Kapitalentzug | private Nutzung von Firmengeldern
- Englisch: personal drawing
Warum ist das Thema Privatentnahme wichtig?
Das Thema Privatentnahme ist aus unterschiedlichen Gründen wichtig:
Finanzielle Planung und Kontrolle
Privatentnahmen sind ein wesentlicher Bestandteil der finanziellen Planung eines Unternehmens. Durch die Entnahme von Geldern oder anderen Vermögenswerten können Eigentümer oder Gesellschafter ihre persönlichen Bedürfnisse decken. Eine genaue Überwachung und Kontrolle dieser Entnahmen ist erforderlich, um sicherzustellen, dass die Liquidität des Unternehmens nicht gefährdet wird und genügend Mittel für betriebliche Ausgaben vorhanden sind.
Auswirkungen auf die Liquidität
Privatentnahmen können die Liquidität eines Unternehmens beeinflussen. Wenn zu viele Mittel für private Zwecke entnommen werden, kann dies zu Liquiditätsengpässen führen und die Fähigkeit des Unternehmens beeinträchtigen, laufende Ausgaben zu decken oder Investitionen zu tätigen. Daher ist es wichtig, Privatentnahmen entsprechend zu planen und sicherzustellen, dass genügend finanzielle Ressourcen im Unternehmen verbleiben.
Rentabilität und Kapitalstruktur
Die Höhe der Privatentnahmen kann auch die Rentabilität des Unternehmens beeinflussen. Wenn zu viele Mittel entnommen werden, um persönliche Ausgaben zu decken, kann dies die Rentabilität des Unternehmens verringern, da weniger Mittel für betriebliche Investitionen oder Wachstumsprojekte zur Verfügung stehen. Zudem kann sich dies auf die Kapitalstruktur auswirken, da das Unternehmen möglicherweise zusätzliche Fremdkapital aufnehmen muss, um den entnommenen Betrag zu ersetzen.
Steuerliche Implikationen
Privatentnahmen haben außerdem steuerliche Auswirkungen. In vielen Ländern unterliegen Privatentnahmen bestimmten steuerlichen Regelungen und müssen möglicherweise als Einkommen versteuert werden. Ein fundiertes Verständnis der steuerlichen Vorschriften und der optimalen Gestaltung von Privatentnahmen kann dazu beitragen, Steuerlasten zu minimieren und die steuerliche Effizienz des Unternehmens zu verbessern.
Relevanz von Privatentnahmen für Unternehmen unterschiedlicher Rechtsform

Einzelunternehmen
In einem Einzelunternehmen gehört das gesamte Unternehmen einer einzigen Person, und zwar dem Inhaber. Dieser kann auf das Unternehmensvermögen zugreifen und Privatentnahmen für persönliche Ausgaben tätigen.
Personengesellschaften
Hierzu zählen beispielsweise die GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts), OHG (Offene Handelsgesellschaft) und KG (Kommanditgesellschaft). Bei diesen Unternehmensformen haften die Gesellschafter persönlich und unbeschränkt für die Verbindlichkeiten des Unternehmens. Die Gesellschafter können Privatentnahmen aus dem Unternehmen tätigen, sofern dies im Gesellschaftsvertrag oder durch Beschlüsse der Gesellschafter geregelt ist.
Kapitalgesellschaften
Hierzu gehören beispielsweise die GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) und die AG (Aktiengesellschaft). Bei diesen Unternehmensformen ist ein privater Zugang zum Vermögen des Unternehmens rechtlich nicht gegeben.
Unterschied zwischen Privatentnahme und betrieblicher Entnahme
Die Unterscheidung zwischen Privatentnahme und betrieblicher Entnahme ist im betrieblichen Rechnungswesen wirklich wichtig. Aber warum? Eine Privatentnahme umfasst die Entnahme von Gütern oder Leistungen aus dem Unternehmensvermögen für private Zwecke der Unternehmer oder Gesellschafter und muss in der Buchführung als solche deutlich ausgewiesen sein. Hier spielen steuerliche und rechtliche Aspekte eine besondere Rolle.
Im Gegensatz dazu bezieht sich eine betriebliche Entnahme auf Güter oder Leistungen, die aus dem Unternehmensvermögen für betriebliche Zwecke entnommen werden und in der Regel nicht gesondert ausgewiesen werden. Eine klare Unterscheidung zwischen Privatentnahme und betrieblicher Entnahme ist unerlässlich, um eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten und steuerliche Konsequenzen zu vermeiden.
Arten von Privatentnahmen
Privatentnahmen werden in Geldentnahmen und Sachentnahmen unterteilt.
Geldentnahmen können in Form von Bargeldentnahmen aus der Unternehmenskasse oder Überweisungen von Firmengeldern auf private Konten erfolgen.
- Abhebung von Bargeld vom Firmenkonto für persönliche Ausgaben
- Entnahme von Bargeld aus der Kasse
- Überweisung von Unternehmensgeldern auf das private Bankkonto
Sachentnahmen umfassen die Entnahme von Waren für den persönlichen Gebrauch oder die Nutzung betrieblicher Ressourcen für private Zwecke.
- Entnahme von Waren aus dem Lager für den persönlichen Bedarf
Nutzung von Firmenfahrzeugen für private Ausflüge
Eine korrekte Dokumentation und Unterscheidung der verschiedenen Arten von Privatentnahmen ist wichtig für die Buchhaltung und Steuererklärung des Unternehmens.
Rechtliche und steuerliche Aspekte von Privatentnahmen
Die rechtlichen Grundlagen und Regelungen bezüglich Privatentnahmen legen fest, wie Unternehmer und Gesellschafter Entnahmen aus dem Unternehmensvermögen für private Zwecke tätigen können. Diese Regeln sind in verschiedenen Dokumenten verankert, wie beispielsweise den Firmenverträgen und Gesellschaftsverträgen. Darüber hinaus müssen die Privatentnahmen im Einklang mit den geltenden Gesetzen stehen, die die Buchführung und Besteuerung von Unternehmen regeln.
Um sicherzustellen, dass Privatentnahmen ordnungsgemäß durchgeführt werden, müssen sie dokumentiert, genehmigt und korrekt in der Buchhaltung verbucht werden. Die Dokumentation beinhaltet die Aufzeichnung von Art, Umfang und Zweck der Privatentnahmen, während die Genehmigung sicherstellt, dass die Entnahmen im Einklang mit den Unternehmensregeln und rechtlichen Vorschriften stehen. Die ordnungsgemäße Buchführung der Privatentnahmen ist wichtig, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten sowie steuerliche Probleme zu vermeiden.
Steuerliche Behandlung von Privatentnahmen
Einkommensteuerliche Auswirkungen
Privatentnahmen haben steuerliche Auswirkungen auf die Einkommensteuer der Unternehmer und Gesellschafter. Die entnommenen Beträge werden als Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder Einkünfte aus selbständiger Arbeit behandelt und müssen entsprechend versteuert werden.
Umsatzsteuerliche Konsequenzen
Bei Privatentnahmen von Waren oder Dienstleistungen für private Zwecke entstehen umsatzsteuerliche Konsequenzen. Die entnommenen Waren oder Dienstleistungen gelten als fiktive Lieferungen oder sonstige Leistungen und unterliegen der Umsatzsteuer.
Weitere steuerliche Aspekte
Die steuerlichen Aspekte von Privatentnahmen gehen über die Einkommensteuer und Umsatzsteuer hinaus und können auch die Gewerbesteuer und Kapitalertragssteuer betreffen. Die Gewerbesteuer wird auf den Gewinn von Gewerbebetrieben erhoben und kann durch Privatentnahmen beeinflusst werden, da diese den Gewinn des Unternehmens mindern. Zudem können Privatentnahmen steuerliche Auswirkungen auf die Kapitalertragssteuer haben, insbesondere wenn diese zu Kapitalerträgen wie Zinsen oder Dividenden führen.
Buchung von Privatentnahmen
Werden dem Betrieb für private Zwecke Gelder, Leistungen oder Waren entnommen, reduziert dies das Eigenkapital. Gebucht werden die Privatentnahmen auf dem Konto „Privat“, das als Unterkonto des Eigenkapitalkontos eingerichtet wird. Theoretisch könnten die Privatentnahmen auch direkt auf dem Eigenkapitalkonto gebucht werden; jedoch entspräche dieses Vorgehen nicht dem Grundsatz der Übersichtlichkeit.
Entsprechend lautet der Buchungssatz:
Privatkonto an Kasse 500 EUR
Der Buchungssatz dazu lautet:
Privatkonto 1.000 EUR und Mietaufwand 3.000 EUR
an Bank 4.000 EUR
Entnahme von Waren (Sachentnahmen)
Bei der Entnahme von Waren und Erzeugnissen für private Zwecke handelt es sich um Sachentnahmen. Diese Entnahmen gelten im Umsatzsteuerrecht als unentgeltliche Wertabgaben und sind steuerpflichtig. Sie werden auf einem separaten Konto namens “Unentgeltliche Wertabgaben” im Soll gebucht. Wenn der Käufer beim Erwerb des Gegenstands zum Vorsteuerabzug berechtigt war, unterliegt die Sachentnahme der Umsatzsteuerpflicht. Der Netto-Wert der Sachentnahme wird auf einem Erlöskonto gebucht und trägt so zur Erhöhung des Gewinns bei.
Schauen wir uns das an einem Beispiel genauer an:
Der Buchungssatz dazu lautet:
Wareneingang 1.500 EUR und Vorsteuer 19 % 285 EUR
an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.785 EUR
Normalerweise würde Axel Meyer die gesamte Lieferung an seine Kunden verkaufen, und zwar zum voraussichtlichen Preis von netto 2.800 EUR zuzüglich Umsatzsteuer. Der Buchungssatz zu diesem Verkauf würde wie folgt lauten:
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 3.332 EUR
an Erlöse aus Warenverkauf 2.800 EUR und an Umsatzsteuer 19 % 532 EUR
Unter dem Strich ergäbe sich aus den beiden Buchungen:
- ein Nettogewinn in Höhe von 1.300 EUR (2.800 EUR – 1.500 EUR) und
eine Umsatzsteuer-Zahllast in Höhe von 247 EUR (532 EUR – 285 EUR)
Herr Meyer jedoch entscheidet sich, einen Teil der eingekauften Weine für private Zwecke zu verwenden und entnimmt dem Lager Waren im Einkaufswert von netto 200 EUR.
Aus steuerrechtlicher Sicht stellt sich Herr Meyer als sein eigener Kunde dar und muss diesen Vorgang ähnlich wie einen Verkauf buchen. Der Ertrag erhöht sich ebenso wie die Umsatzsteuer-Zahllast. Der Aufwand für den Einkauf sowie die abziehbare Vorsteuer sind mittels der Entnahmebuchung auszugleichen.
Der Buchungssatz für die Entnahme der Waren lautet (bei identischem Einkaufspreis) demnach:
Unentgeltliche Wertabgabe 238 EUR
an Warenentnahme (privat) 200 EUR und an Umsatzsteuer 19 % 38 EUR
Entnahme selbst hergestellter Waren
Im Grund wird die Entnahme selbst gefertigter Waren genauso gebucht wie die Entnahme erworbener Waren. Allerdings liegt hier ein anderes Bewertungssystem zugrunde; da selbst gefertigte Waren mit den Herstellungskosten bewertet werden.
In der Praxis kann es für unterschiedliche Branchen schwierig sein, die Herstellungskosten zu ermitteln. Zu diesen zählen beispielsweise Bäckereien, Konditoreien, Fleischereien, die Gastronomie und weitere. Die Finanzverwaltung legt für solche Fälle Pauschbeträge fest, die – abhängig von der Höhe – entweder am Ende des Geschäftsjahres vollständig oder monatlich mit je einem Zwölftel gebucht werden.
Die genannten Pauschbeträge sind als Jahreswerte für jeweils eine Person zu sehen. Für Kinder im Alter von zwei bis zwölf Jahren gilt jeweils die Hälfte des genannten Wertes.
Die Ermittlung des Entnahmebetrages sieht folgendermaßen aus:
Summe netto: 885,00 EUR
+ 19 % USt. = 186,15 EUR
Summe brutto = 1.053,15 EUR
Der Buchungssatz am Ende des Geschäftsjahres lautet:
Unentgeltliche Wertabgabe 1.053,15 EUR
an Entnahme Waren (privat) 885,00 EUR und an Umsatzsteuer 19 % 186,15 EUR
Private Nutzung und Leistung
Viele Unternehmer nutzen ihr Firmenfahrzeug auch privat. Auch in diesem Fall greift die teilweise umsatzsteuerpflichtige unentgeltliche Wertabgabe.
Zu beachten ist, dass das Betriebsfahrzeug laufende Kosten verursacht. Diese werden in der Buchhaltung als Betriebsausgaben erfasst und mindern sowohl den Gewinn als auch die Umsatzsteuer-Zahllast. Wenn das Fahrzeug auch privat genutzt wird, dürfen diese Kosten nicht in voller Höhe angesetzt werden. Im Gegenteil: Statt einer Buchung, die den Gewinn und die zu zahlende Umsatzsteuer reduziert, ist eine Ertragsbuchung gefordert, mit der der private Kostenanteil und die Vorsteuer wieder ausgeglichen wird.
Für diese Ertragsbuchung steht dem Unternehmen in der Regel das Konto „Verwendung Gegenstände (privat)“ zur Verfügung.
Auch hier ist es schwierig, den privaten Anteil der Nutzung zu bewerten.
Der Gesetzgeber bietet dafür zwei Optionen an:
- die Führung eines Fahrtenbuchs oder
- die pauschale Bewertung mit der sogenannten Ein-Prozent-Regelung
Die meisten Unternehmer verzichten auf das Führen eines Fahrtenbuches, da es einerseits sehr viel Selbstdisziplin erfordert und die Finanzverwaltung andererseits sehr strenge Auflagen vorgibt. Besteht auch nur der geringste Verstoß dagegen, kann beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung das gesamte Fahrtenbuch als hinfällig betrachtet werden. Bleibt also noch die 1%-Regelung.
1%-Regelung zur Bewertung der privaten Fahrzeugnutzung
Bei dieser Methode wird monatlich 1% des inländischen Listenpreises des Dienstwagens, inklusive Umsatzsteuer, zum Zeitpunkt der Erstzulassung als geldwerter Vorteil bei Angestellten oder als Entnahme bei Selbstständigen versteuert.
Zusätzliche Kosten fallen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte an. Hierbei werden 0,03% des brutto Listenpreises des Firmenwagens pro Kilometer und Monat gemäß der 1%-Regelung berechnet. Dadurch sind alle Privatfahrten wie Urlaubs- oder Mittagsfahrten abgedeckt (mit Ausnahme von Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung). Eine Kürzung dieser Beträge ist nicht möglich.
Eine alternative Möglichkeit besteht für Arbeitnehmer (nicht jedoch für Unternehmer!), den lohnsteuerlichen Vorteil tageweise zu berechnen. Hierbei wird der Vorteil mit 0,002% des Listenpreises pro Entfernungskilometer für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte berechnet. Voraussetzung ist, dass der Dienstwagen an weniger als 180 Tagen für diese Fahrten genutzt wird.
Arbeitgeber haben die Möglichkeit, die Lohnsteuer für Fahrten ihrer Mitarbeiter zwischen Wohnung und Arbeitsstätte pauschal mit 15% zu entrichten. Dies ist jedoch nur bis zum Betrag möglich, den die Mitarbeiter als Werbungskosten geltend machen können.
Der pauschal zu versteuernde Teil errechnet sich mit 0,30 Euro pro Entfernungskilometer für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer für 15 Arbeitstage im Monat. Ab diesem Punkt ist ein Werbungskostenabzug nicht mehr möglich. Vereinfachend wird bei der Lohnsteuer-Pauschalisierung angenommen, dass Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit dem Firmenwagen an 15 Arbeitstagen pro Monat (180 Tage pro Jahr) stattfinden.
Berechnung der 1%-Regelung
Schauen wir uns die Berechnung der 1%-Regelung für Unternehmer an:
Im Januar hat ein Unternehmer einen gebrauchten Firmenwagen gekauft. Zum Zeitpunkt der Erstzulassung betrug der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs 30.580 EUR (Neuwert). Der Unternehmer bezahlte für das Auto 24.000 EUR netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer in Höhe von 4.560 EUR.
Zur Bemessung der Umsatzsteuer kann der Unternehmer pauschal 20 Prozent abziehen, weil nicht alle Kraftfahrzeugkosten Vorsteuer enthalten. Das Maß der Dinge ist der Bruttolistenpreis des erworbenen Fahrzeugs, der auf volle 100 EUR abgerundet werden.
Buchung der 1%-Regelung
die Buchung der 1%-Regelung sind die Beträge nun wie folgt zu berechnen:
Bruttolistenpreis (abgerundet) | |
---|---|
30.500 EUR x 1 % x 12 Monate | 3.660,00 EUR |
abzüglich 20 % | 732,00 EUR |
umsatzsteuerpflichtiger Anteil | 2.928,00 EUR |
Umsatzsteuer 19 % | 556,32 EUR |
Bruttobetrag | 3.484,32 EUR |
Für die nicht umsatzsteuerpflichtigen 20 Prozent wird das Konto „Verwendung von Gegenständen (Fahrzeug) ohne USt.“ genutzt, für den umsatzsteuerpflichtigen Anteil das Konto „Verwendung von Gegenständen (Fahrzeug) mit 19 % USt.“.
Der Buchungssatz lautet demnach wie folgt:
Unentgeltliche Wertabgaben 4.216,32 EUR
an Verwendung von Gegenständen (Fahrzeug) ohne USt. 732,00 EUR
an Verwendung von Gegenständen (Fahrzeug) mit 19 % USt 2.928,00 EUR
an Umsatzsteuer 19 % 556,32 EUR
Maßnahmen zur Optimierung von Privatentnahmen
Um Privatentnahmen effizient zu gestalten und die damit verbundenen Steuerbelastungen zu minimieren, kann der Unternehmer verschiedene Maßnahmen ergreifen:
Eine sorgfältige Planung und Budgetierung der Privatentnahmen ist entscheidend, um ein angemessenes Verhältnis zwischen betrieblicher und privater Nutzung der Ressourcen sicherzustellen. Durch die Festlegung eines klaren Budgets für Privatentnahmen können unnötige Ausgaben vermieden und die finanzielle Stabilität des Unternehmens gewährleistet werden.
Es ist außerdem wichtig, betriebliche Ressourcen effizient und verantwortungsbewusst für private Zwecke zu nutzen. Dabei sollten Überlegungen wie Sharing-Konzepte, Fahrzeuggestellung oder die gemeinsame Nutzung von Geräten und Einrichtungen in Betracht gezogen werden. Durch diese optimierte Nutzung können die Kosten für Privatentnahmen reduziert werden.
Es gibt weiterhin verschiedene legale Gestaltungsmöglichkeiten, um die Steuerbelastung im Zusammenhang mit Privatentnahmen zu minimieren. Hierzu gehören beispielsweise die Wahl einer günstigen Rechtsform, die Nutzung von steuerlichen Freibeträgen und Pauschalierungen oder die Abstimmung von Gehaltszahlungen und Privatentnahmen, um steuerliche Effekte zu optimieren. Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sind die idealen Ansprechpartner für Unternehmer, um die individuell besten steuerlichen Gestaltungsoptionen zu finden.
Übungsfragen
#1. Ein Unternehmer entnimmt seiner Firmenkasse einen gewissen Betrag an Bargeld für private Einkäufe. Wie lautet der Buchungssatz dazu?
#2. Entnahmen von Waren und Erzeugnissen für private Zwecke gelten im Umsatzsteuerrecht als…
#3. Der Netto-Wert einer Sachentnahme trägt zur Erhöhung des Gewinns bei. Richtig oder falsch?
#4. Eine Schreibwarenhändlerin entnimmt ihrem Bestand einige Stifte für private Zwecke. Der Einkaufspreis hat sich seit dem Erwerb der Stifte NICHT geändert. Außerdem entnimmt sie zwei Zeichenblöcke für ihre Kinder. Hier hat sich der Einkaufspreis leicht erhöht. Wie sind die entnommenen Waren zu bewerten?
#5. Was wird zur Bewertung selbst gefertigter Waren bzw. Erzeugnisse zugrunde gelegt?
#6. Ein Unternehmer nutzt das Firmenfahrzeug auch für private Zwecke. Zur Bewertung der privaten Nutzung hat er sich für die 1%-Regelung entschieden. Der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs betrug 35.000 EUR. Wie hoch ist der umsatzsteuerpflichtige Anteil der Privatnutzung?
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