Mit dem Schnittstellenmanagement ist das zielgerichtete Planen und Steuern von Organisationseinheiten oder Prozessen verbunden, die sich auf Schnittstellen beziehen. Schnittstellen sind Transferpunkte, die die Arbeitsteilung in einem Unternehmen oder einer Organisation erleichtern sollen. Das Schnittstellenmanagement wird eingesetzt, um Aufgaben zu erleichtern und schnellere Entscheidungen herbeizuführen. Dabei kann das Interface Management in verschiedenen Bereichen von Vorteil sein.
In diesem Abschnitt erfährst du, was sich hinter dem Schnittstellenmanagement verbirgt. Wir zeigen dir, wie Schnittstellen sich definieren und wo sie eingesetzt werden. Außerdem informieren wir dich darüber, welche Ziele mit einem effizienten Schnittstellenmanagement verbunden sind. Damit du dein Wissen zum Schnittstellenmanagement vervollständigst, kannst du nach diesem Beitrag einige Übungsfragen beantworten.
Englisch: interface management
Was solltest du über das Schnittstellenmanagement wissen?
Das Schnittstellenmanagement dient der Optimierung von Schnittstellen. Dies ist notwendig, um den reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse in einem Unternehmen zu gewährleisten. Schnittstellen können auch unterschiedliche Abteilungen eines Unternehmens sein. Verantwortlich für das Schnittstellenmanagement sind üblicherweise Führungskräfte.
Die interne Organisation eines Unternehmens ist in mehrere Arbeitsschritte eingeteilt. Diese reichen von der Bestellung der Rohstoffe über den Produktionsprozess bis zur Fertigstellung und Versendung des Produkts an den Kunden. Anschließend erfolgen die Rechnungsstellung und das Mahnwesen. Dieses Vorgehen ist notwendig, damit ein Unternehmen seine Forderungen zeitnah eintreiben kann.
Für ein effizientes Schnittstellenmanagement ist es wichtig, Verantwortliche zu benennen und Zuständigkeiten klar voneinander abzugrenzen. So kann Doppelarbeit vermieden werden, außerdem laufen die Prozesse reibungsloser. Wichtig ist auch ein einheitliches Qualitätsverständnis im Unternehmen.
Worauf haben Schnittstellen Einfluss?
Schnittstellen beeinflussen im Wesentlichen drei Steuerungsdimensionen:
- Zeit: Doppelarbeit, nicht wertschöpfende Tätigkeiten, verlängerte Entscheidungsprozesse oder lange Durchlaufzeiten
- Kosten: höhere Kosten durch größeren Zeitaufwand oder aus Qualitätsgründen
- Qualität: unterschiedliche Qualitätsempfindungen der Mitarbeiter, Qualitätseinbußen durch betriebsexterne Schnittstellen
Um also effizienter und besser arbeiten zu können, muss das Schnittstellenmanagement die kritischen Punkte finden und lösen. Abläufe und Strukturen müssen optimiert und entlang der gesamten Wertschöpfuungskette ausgerichtet werden.
Wie definieren Schnittstellen sich?
Die Schnittstellen, die die Arbeitsteilung in einem Unternehmen erleichtern sollen, unterscheiden sich wie folgt:
- Betriebsinterne Schnittstellen
- Betriebsexterne Schnittstellen
Betriebsinterne Schnittstellen
Den betriebsinternen Schnittstellen fällt die Aufgabe zu, die Prozesse innerhalb des Unternehmens zu optimieren. Abhängig von der Größe des Unternehmens können hier unterschiedliche Schnittstellen installiert werden:
- In einem kleineren Betrieb sind nur wenige Mitarbeiter tätig. Hier empfiehlt es sich, eine Schnittstelle zu installieren, die das Konfliktmanagement übernimmt. Dies könnte z. B. eine Art Beschwerdestelle sein.
- Ein mittlerer Betrieb ist in mehrere Abteilungen aufgeteilt. Damit ein reibungsloser Ablauf garantiert werden kann, richtet das Unternehmen die Schnittstelle auf der Ebene der Abteilung ein. Diese Aufgabe kann z. B. von Stabsstellen übernommen werden.
- Ein großer Konzern funktioniert durch verschiedene Geschäftsbereiche. Ein Bereich ist z. B. für die Beschaffung der Waren zuständig. Ein anderer Bereich kümmert sich ausschließlich um Personalangelegenheiten. Kommt es hier zu Konflikten oder müssen Missverständnisse ausgeräumt werden, werden die Probleme des Schnittstellenmanagements des jeweiligen Bereichs gelöst.
Schnittstellen können betriebsintern beispielsweise zwischen Mitarbeitern oder Abteilungen bestehen.
Betriebsexterne Schnittstellen
An den betriebsexternen Schnittstellen ist das Unternehmen beteiligt. Diese Schnittstellen sollen die Beziehungen zu den Lieferanten und zu den Kunden regeln.
Die Beziehung zu den Lieferanten muss dahin optimiert werden, dass Rohstoffe und Materialien einwandfrei, vollständig und termingerecht am Produktionsort ankommen.
Hinsichtlich des Kontakts zum Kunden kommt es darauf an, dass dessen Wünsche und Bedürfnisse erfüllt werden. Um dieses Ziel zu erreichen, richtet das Unternehmen z. B. ein Callcenter oder ein Beschwerdemanagement ein. Alternativ steht den Kunden ein Chatbot zur Verfügung, der ihnen bei dem gesamten Verkaufsprozess zur Verfügung steht.
Wo können Schnittstellen sinnvoll installiert werden?
Schnittstellen werden z. B. in den vier folgenden Bereichen eingesetzt:
- Schnittstellen in der Bestellannahme
- Schnittstellen im Produktionsprozess
- Schnittstellen im logistischen Bereich
- Schnittstellen in der Buchhaltung
Schnittstellen in der Bestellannahme
Die Schnittstelle in der Bestellannahme sorgt für einen reibungslosen Kontakt mit den Lieferanten. Sie koordiniert den Transport der Rohstoffe und Materialien zum Produktionsort. Außerdem obliegt ihr die Kontrolle, ob die Bestellung einwandfrei und vollständig ausgeführt wurde.
Schnittstellen im Produktionsprozess
Die Schnittstellen im Produktionsprozess konzentrieren sich ausschließlich darauf, dass der Herstellungsprozess in der geplanten Weise ablaufen kann. Auf diesem Weg erreicht das Unternehmen, dass ein Auftrag wie vereinbart ausgeführt werden kann.
Schnittstellen im logistischen Bereich
Sobald das Produkt fertiggestellt wurde, werden die Schnittstellen im logistischen Bereich aktiv. Sie nehmen den Kontakt mit dem Transportunternehmen auf und veranlassen, dass die Ware pünktlich bei dem Kunden ankommt.
Schnittstellen in der Buchhaltung
Die in der Buchhaltung installierten Schnittstellen überwachen das Forderungsmanagement. Neben der Rechnungsstellung obliegt es ihnen, den rechtzeitigen Zahlungseingang zu kontrollieren. Wird eine Rechnung nicht pünktlich bezahlt, werden die Schnittstellen wieder aktiv und leiten das außergerichtliche Mahnverfahren ein.
Welche Ziele verfolgt ein effizientes Schnittstellenmanagement?
Ein effizientes Schnittstellenmanagement verfolgt insbesondere die folgenden drei Ziele:
- Koordination von Schnittstellen
- Integration von Schnittstellen
- Schnittstellenreduktion
Koordination von Schnittstellen
Die unternehmensinternen Schnittstellen sollen möglichst optimal funktionieren. Dafür ist es notwendig, die Schnittstellen zu koordinieren. Hierfür ist das Schnittstellenmanagement verantwortlich. Im Ziel übernimmt jede Schnittstelle die Funktion einer Nahtstelle.
Wichtig ist hierbei ein gutes Informations- und Kommunikationsmanagement.
Integration von Schnittstellen
Das Schnittstellenmanagement sorgt auch für eine zielgerichtete Installation von Schnittstellen. Im Idealfall ist ein Mitarbeiter sowohl für den Kontakt mit den Lieferanten als auch für eine gute Beziehung des Unternehmens zum Kunden verantwortlich. Im Vordergrund steht hier eine funktionelle, zeitliche und räumliche Integration der Schnittstellen.
Schnittstellenreduktion
Jede Schnittstelle ist für ein Unternehmen mit zusätzlichen Kosten verbunden. Deshalb ist es wichtig, dass ein Unternehmen nur in den Bereichen Schnittstellen einrichtet, in denen das Konfliktpotenzial hoch ist. Diese Aufgabe obliegt dem Schnittstellenmanagement.
Schnittstellen optimieren
Für ein gutes Schnittstellenmanagement ist es erforderlich, zunächst die vorhandenen Schnittstellen zu identifizieren. Dafür wird zunächst eine Prozessbeschreibung erstellt. Je detaillierter und aussagekräftiger diese ist, umso einfacher können Schnittstellen gefunden und die Abläufe optimiert werden. Im Anschluss werden die Anforderungen der einzelnen Mitarbeiter oder Geschäftsbereiche, analysiert: Welches Arbeitsverständnis haben die Kollegen? Welche Bedürfnisse gibt es? Letztlich müssen die Erkenntnisse allen Schnittstellen kommuniziert werden. Dafür eignen sich beispielsweise Workshops.
Schnittstellen reduzieren
Die Schnittstellenreduktion ist nicht nur ein Ziel des Schnittstellenmanagements, sondern auch ein wichtiger Schritt. Überall dort, wo Fehler oder Konflikte auftreten, sollten die Reibungspunkte genau unter die Lupe genommen werden. Vermutlich können hier Prozesse optimiert und Schnittstellen abgebaut werden. Das kann auch durch ein Zusammenlegen von Abteilungen oder durch engere Zusammenarbeit bestimmter Abteilungen erfolgen.
Technologische Unterstützung im Schnittstellenmanagement
Damit die Schnittstellen reibungslos miteinander interagieren und kommunizieren können, sollte das Schnittstellenmanagement auch technologische Lösungen nutzen. In vielen Unternehmen werden ohnehin Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM-Systeme) oder Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP-Systeme) genutzt. Diese sind explizit auch Hilfsmittel im Schnitstellenmanagement.
Übungsfragen
#1. Wie können Schnittstellen eingeteilt werden?
#2. Was bedeutet Schnittstellenmanagement?
#3. Was zählt nicht zu den vorrangigen Zielen eines effizienten Schnittstellenmanagements?
#4. Bei welchem der folgenden Fälle handelt es sich um eine betriebsexterne Schnittstelle?
Ergebnisse
Sie müssen den Inhalt von reCAPTCHA laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.
Mehr Informationen
