Wissensmanagement / Knowledge Management

Enthält: Beispiele · Definition · Grafiken · Übungsfragen

Das Wissensmanagement – in der Praxis auch als Knowledge Management bekannt – bezieht sich auf den Erwerb, die Entwicklung und die Speicherung von Wissen. Dies ist für jedes Unternehmen wichtig, das sich gegen seine Mitbewerber am Markt durchsetzen muss. Ohne die Implementierung eines soliden Wissensmanagements kann ein Unternehmen seine Wettbewerbsfähigkeit nur schwer aufrechterhalten.

In diesem Abschnitt behandeln wir das Wissensmanagement. Wir zeigen dir, was sich dahinter verbirgt und wie der Aufbau für ein erfolgreiches Wissensmanagement aussieht. Abschließend erfährst du, wodurch sich das Wissensmanagement von dem Informationsmanagement abgrenzt und welche Nachteile sich bei einer unternehmensinternen Wissensverwaltung ergeben können. Damit du deinen Kenntnisstand zum Wissensmanagement untermauerst, beantwortest du nach der Lektüre einige Übungsfragen.

Englisch: knowledge management

Was solltest du über das Wissensmanagement wissen?

Ein Unternehmen, das wirtschaftlich erfolgreich sein möchte, ist heute auf einen hohen Informationsstand angewiesen. Diese Aufgabe kann durch die Implementierung einen Wissensmanagement-Tools gefördert werden.

In einem Unternehmen kommt es darauf an, dass das Sammeln und Zusammenstellen der Informationen effektiv verwaltet werden. Dies ist sicher nicht der Fall, wenn jeder Mitarbeiter für diese Aufgabe verantwortlich sieht. Ideal wäre es, wenn die Implementierung und Pflege einer Wissensmanagement-Datenbank zur Chefsache erklärt wird. Alternativ kann dies von einer speziellen Abteilung – oder einem Team – innerhalb des Unternehmens übernommen werden.

Beispiel
Ein Pharma-Konzern installiert eine Wissensdatenbank innerhalb des Unternehmens. Ziel ist es, Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner über Erkrankungen und pharmazeutische Erzeugnisse umfänglich zu informieren. Die Maßnahmen sollen dazu führen, dass der Betrieb bekannter wird und der Absatz der eigenen Produkte gefördert wird.

Um die Informationen effektiv zu sammeln und zu verwalten, stellt das Management ein Tram aus Fach- und Führungskräften zusammen, das von dem stellvertretenden Geschäftsführer geleitet wird.

Wie sieht der Aufbau für ein erfolgreiches Wissensmanagement aus?

Den Aufbau eines erfolgreichen Wissensmanagements kann ein Unternehmen in den folgenden fünf Schritten planen:

  1. Vorbereitende Maßnahmen
  2. Festlegen der Wissensmanagement-Ziele
  3. Entwicklung einer Strategie
  4. Wissensmanagement-Tool auswählen
  5. Wissen sammeln und verwalten
Wissensmanagement / Knowledge Management
Wissensmanagement / Knowledge Management

Vorbereitende Maßnahmen

Zunächst identifiziert ein Unternehmen das Wissen, welches für die betreffende Branche benötigt wird. Von Vorteil ist es, wenn hier nach Bereichen unterschieden und ein fester Umfang festgelegt werden kann. Um die Funktion des Wissensmanagement-Systems zu gewährleisten, werden alle Mitarbeiter über die Neuerung informiert.

Festlegen der Wissensmanagement-Ziele

Zum Festlegen der Wissensmanagement-Ziele gehört nicht nur, diese zu identifizieren und den Umfang festzulegen. Jeder Mitarbeiter muss Zugriff zu den Informationen haben und wissen, wie er diese bei der Erledigung seiner Aufgaben einsetzt.

Sinnvoll ist es, nach kurzfristigen und langfristigen Zielen zu unterscheiden. In regelmäßigen Abständen sollte überprüft werden, ob die Ziele noch erreicht werden können.

Entwicklung einer Strategie

Um den Wissensmanagement-Prozess in feste Bahnen zu lenken, gilt es, eine feste Strategie zu entwickeln und diese strikt zu verfolgen. Hierzu gehört auch die Festlegung der Verantwortung. Diese Aufgabe kann der Chef z. B. an ein speziell zusammengestelltes Team übertragen.

Wissensmanagement-Tool auswählen

Bei der Auswahl des Tools ist darauf zu achten, dass die Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens zu ihrem Recht kommen. Jeder Mitarbeiter muss mit dem System umgehen können. Daher sollte es nicht zu komplex sein und über eine übersichtliche Menüführung verfügen.

Wissen sammeln und verwalten

Letztlich gilt es, das Wissen zu sammeln und es in den Pool einzupflegen. Zum Sammeln der Informationen fühlt sich im Idealfall jeder Mitarbeiter berufen. Das Einpflegen wird von dem Tram übernommen, das mit der Verwaltung des Pools betraut ist.

Wie grenzt sich das Wissensmanagement vom Informationsmanagement ab?

Ein im Unternehmen eingeführte Wissensmanagement ist nicht identisch mit dem Informationsmanagement. Beide Systeme grenzen sich wie folgt voneinander ab:

  • Das Informationsmanagement unterstützt den Betrieb bei dem Aufbau einer innerbetrieblichen Organisation. Dies bezieht sich z. B. auf die Struktur der Ablage, die Entwicklung von AGBs oder die Einführung einer betriebsinternen Suchmaschine.
  • Bei dem Wissensmanagement handelt es sich dagegen um ein System, das auf einer Plattform Fachwissen zu einer Branche vermitteln soll.
Beispiel: Wissensmanagement
Eine Steuerberatung möchte die Mitarbeiter und die Mandanten mit zusätzlichem Wissen zum Steuerrecht versorgen. Hierzu wird auf der Homepage ein Steuerlexikon installiert, das um die jeweils aktuellen Themen ergänzt wird.

Nachteile eines unternehmensinternen Wissensmanagements

Bei der Installation eines unternehmensinternen Wissensmanagements sind die beiden folgenden Nachteile hervorzuheben:

  • Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass auch nicht qualifizierte Informationen in der Datenbank erfasst werden.
  • Ausscheidende Mitarbeiter nehmen ihren Informationsstand mit. Wechseln diese zu einem Konkurrenten, können sie ihr Wissen gegen das Unternehmen einsetzen.

Übungsfragen

 

#1. Wer sollte nicht die Verwaltung eines Wissensmanagement-Tools übernehmen?

#2. Wie beginnt man mit dem Aufbau eines Wissensmanagement-Systems?

#3. Was zählt nicht zu den Nachteilen eines Wissensmanagement-Systems?

#4. Welche Aussage über das Wissensmanagement ist nicht korrekt?

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Häufig gestellte Fragen zum Wissensmanagement

Wissensmanagement kennzeichnet sich durch das Sammeln von Informationen innerhalb einer bestimmten Organisation. Diese Informationen werden gesammelt, strukturiert, verwendet und verwaltet. Hiervon profitiert das Management ebenso wie die Mitarbeiter des Unternehmens. Im Idealfall hilft das Management, die Unternehmensziele schneller zu erreichen. Voraussetzung hierfür ist, dass jeder Beschäftigte Zugang zu dem gesamten Wissen des Unternehmens hat. Dies lässt sich z. B. mit einer Wissensdatenbank realisieren.

Die Wissensdatenbank stellt die Zentrale für den gesamten Wissensstand eines Betriebs dar. Sie kennzeichnet sich dadurch, dass jede neue Information hier aufgenommen und einem bestimmten Bereich zugeordnet wird. Möchte ein Mitarbeiter von dem Wissen profitieren, braucht er nicht lange nach der notwendigen Information zu suchen.

Mit der Implementierung eines innovativen Wissensmanagements verfolgt ein Unternehmen das Hauptziel, wichtige Informationen schnell verfügbar zu machen. Denn auf die Weise lässt sich die Arbeitszeit eines Mitarbeiters effektiv nutzen.

Darüber hinaus lässt sich mit dem Knowledge Management schneller herausfinden, wer sich als Experte auf einem bestimmten Gebiet erweist. Dieser Experte stellt sein Wissen über das Wissenmanagementsystem des Unternehmens zur Verfügung. So profitieren alle anderen Kollegen auch, weil sie schnell und problemlos auf die Informationen zugreifen können.

Letztlich sorgt das Unternehmen mit dem innovativen Weg, Informationen zu sammeln und Wissen bereitzustellen, dafür, dass sich die Qualität insgesamt verbessert. Neue Projekte können nicht nur gestartet, sondern auch effektiv beendet werden. Dies führt im besten Fall dazu, dass sich der Kundenstamm schon nach kurzer Zeit erweitert.

Die Installation eines innovativen Wissensmanagements ist mit keinem großen Aufwand für das Unternehmen verbunden. Im Grunde geht es nur darum, die Informationen an einem zentralen Ort zu sammeln und hier zu verwalten. Dazu gehört auch, dass das Wissen ständig unter Aktualitätsgesichtspunkten überarbeitet wird. Wichtig ist, dass jeder Mitarbeiter Zugriff zu der Wissensdatenbank bekommt. Nur so kann sichergestellt werden, dass jeder Kollege denselben Informationsstand hat. Überdies gilt es zu bedenken, dass die Datenbank mit einem einfachen Design ausgestattet ist und über eine Vollsuchfunktion verfügt. Von Vorteil ist es außerdem, wenn den Mitarbeitern Templates und Vorlagen zur Verfügung gestellt werden. So haben sie selbst die Möglichkeit, neue Informationen zeitnah in die Wissensdatenbank einzupflegen.

Ein funktionierendes Wissensmanagement hilft dem Unternehmen, seinen Vorsprung gegenüber den Mitbewerbern am Markt auszubauen. Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, schnell auf Informationen zuzugreifen. So ist es ihnen leicht möglich, ihre Informationen zu bündeln.

Für komplexere Aufgaben können schneller effektive Lösungsansätze entwickelt werden. Außerdem wird das eigenverantwortliche Handeln der Mitarbeiter gestärkt. Hierdurch erhält jeder Mitarbeiter einen Motivationsschub und liefert bessere Leistungen ab.

Installiert ein Unternehmen ein Wissensmanagement Tool, müssen mehrere Herausforderungen bewältigt werden. Zunächst kommt es darauf an, dass das System an einem Ort implementiert wird, der von allen Mitarbeitern erreicht werden kann. Sie müssen einen ungehinderten Zugriff zu den notwendigen Informationen bekommen.

Damit das Wissen in dem Tool sich immer auf dem neusten Stand befindet, muss es ständig upgedatet werden. Im besten Fall stellt das Unternehmen hierfür einen separaten Mitarbeiter ab, der sich hierfür verantwortlich sieht.

Soll ein Wissensmanagement Tool für die Kunden bereitgestellt werden, gilt es, die passende Zielgruppe zu definieren und das Tool bekanntzumachen.

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