Die ALPEN-Methode ist eine Art des Zeitmanagements, bei der nur wenige Minuten zu Beginn des Arbeitstages ausreichen, um den restlichen Tag effektiv durchzuplanen. Die durch den deutschen Autor und Ratgeber Lothar J. Seiwert entwickelte Methode bricht die durchzuplanende Zeiteinheit auf nur einen Tag herunter. Durch diese sehr kurzfristige Art der Planung lernt der Mitarbeiter, auch für mittel- oder längerfristige Projekte eine strukturierte Planung zu erstellen.
In der folgenden Lektion lernst du alles über die ALPEN-Methode, welche einzelnen Schritte sie empfiehlt und welche Vorteile sie mit sich bringt. Am Ende der Lektion findest du darüber hinaus einige hilfreiche Übungsaufgaben zur ALPEN-Methode.
Warum ist die ALPEN-Methode wichtig?
Die ALPEN-Methode hat sich durch seine einfachen und klaren Bestandteile im Bereich des Tagesmanagements einen Namen gemacht. Diese Art des Zeitmanagements hilft dem Mitarbeiter, den Tag bestmöglich zu nutzen, um dem Arbeitspensum gerecht zu werden.
Was ist die ALPEN-Methode?
Die ALPEN-Methode wird aus den ersten Buchstaben der erforderlichen Tätigkeiten einer effektiven Tagesplanung gebildet.
Die ALPEN-Methode steht für:
- A – Aufgaben, Termine und geplante Tätigkeiten aufschreiben
- L – Länge schätzen
- P – Puffer einplanen
- E – Entscheidungen treffen
- N – Nachkontrolle
Grundlage der ALPEN-Methode ist ein durchgeplanter Tagesablauf. Wichtig ist dabei, auch bei der Planung realistisch zu bleiben und sich keine unüberwindbaren Hürden zu schaffen.
A – Aktivitäten und Aufgaben notieren
Am Anfang des Tages wird eine Liste mit allen Aktivitäten und Aufgaben erstellt, die an diesem Arbeitstag erledigt werden sollen.
Zu planende Aktivitäten:
- Laufende und wiederkehrende Aufgaben (E-Mails beantworten, Telefonate führen)
- Geplante Aktivitäten und neue Termine (Besprechungstermine, Jour-Fixe)
- Unerledigte Aufgaben vom Vortag
Diese To-do-Liste kann ohne Reihung nach Priorität erstellt werden. Wichtig ist, dass alle Aufgaben und Aktivitäten für den Tag darin enthalten sind.
L – Länge schätzen
Ist eine vollständige Liste der Aufgaben erstellt worden, muss die zeitliche Dauer der einzelnen Bestandteile geschätzt werden. Erfahrungsgemäß überschätzt man seine Produktivität und Schnelligkeit. Daher ist es wichtig, genug Zeit einzuplanen und seine eigenen Erfahrungswerte für die Schätzung heranzuziehen.
- Teammeeting: 30 min;
- E-Mails beantworten: 45 min;
- Mittagspause: 60 min
Wer sich in diesem Zusammenhang aber selbst eine Deadline setzt, kann unwichtigere Aufgaben mit kürzerer Zeit berechnen und sie so schneller erledigen.
P – Puffer einplanen
Bei der ALPEN-Methode sollten nur 60 % der verfügbaren Arbeitszeit verplant werden. Die übrigen 40 % dienen als Puffer.
Erfahrungsgemäß treten während des Arbeitstages auch unerwartete Ereignisse ein, mit denen man sich beschäftigen muss. Daher empfiehlt es sich, den Puffer auch tatsächlich einzuhalten.
E – Entscheidungen treffen
Der wohl wichtigste Schritt der ALPEN-Methode ist das Treffen von Entscheidungen. In diesem Zusammenhang stellt sich vor allem die Frage, welche Aufgaben höhere Priorität haben als andere. Die Aufgaben werden dementsprechend von „wichtig“ bist „unwichtig“ sortiert und in dieser Reihenfolge eingeplant oder gar von der Liste gestrichen.
N – Nachkontrolle
Zum Feierabend wird es Zeit, sich das Fazit des Arbeitstages anzusehen: Wurden alle Aktivitäten und Aufgaben abgeschlossen, die man sich vorgenommen hat? Die Nachkontrolle liefert einen wichtigen Anhaltspunkt für die Planung des nächsten Tages.
Wichtige Learnings der Nachkontrolle:
- Unwichtige Aufgaben können gelöscht werden
- Zeitlicher Horizont der Aktivitäten wird angepasst
- Pufferzeiten werden vergrößert bzw. verkleinert
- Reihung der Prioritäten wird angepasst
Vorteile der ALPEN-Methode
Die Vorteile im Überblick:
- Der Tag ist eine sehr kleine und daher leicht überschaubare Zeiteinheit. Bewältigt man die Planung eines Tages, kann der nächste Schritt zu einer längeren Zeiteinheit führen.
- Wenn das Pensum der Tagesplanung nicht abgearbeitet werden kann, lernt man aus seinem Fehler und kann bereits am nächsten Tag einen neuen Versuch starten.