Das Eisenhower-Prinzip ist eine Zeitmanagement-Methode. Hierbei geht es darum, sich mit einer Prioritätensetzung selbst besser zu organisieren. Bei der Anwendung des Eisenhower-Prinzips ist die Wichtigkeit von Aufgaben ebenso entscheidend wie deren Dringlichkeit. Entwickelt wurde diese Methode zur Selbstorganisation von dem ehemaligen US-amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower.
In diesem Abschnitt beschreiben wir das Eisenhower-Prinzip. Du erfährst, was sich hinter dieser Zeitmanagement-Methode verbirgt und wie das Eisenhower-Prinzip funktioniert. Nachdem du weißt, wie die Aufgabenverteilung beim Eisenhower-Prinzip aussieht, erläutern wir dir die Vor- und Nachteile. Abschließend stellen wir dir weitere Zeitmanagement-Methoden vor. Damit du deine Kenntnisse zum Eisenhower-Prinzip vertiefen kannst, beantwortest du nach dem Text einige Übungsfragen.
Synonym: Eisenhower-Methode
Was solltest du über das Eisenhower-Prinzip wissen?
Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode, die dem Anwender hilft, sich besser zu organisieren. Dabei kommt es darauf an, für die zu erledigenden Aufgaben eine Prioritätenliste zu erstellen. Hierbei nehmen die Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit einen großen Raum ein, denn hiermit werden die Aufgaben in die folgenden vier Sektoren unterteilt:
- A-Aufgaben
- B-Aufgaben
- C-Aufgaben
- Papierkorb
A-Aufgaben
Aufgaben, die beide Kriterien erfüllen – sie sind ebenso dringlich wie wichtig – muss der Anwender sofort erledigen.
B-Aufgaben
Wichtige Aufgaben, die nicht dringlich sind, terminiert der Anwender zu einem kurzfristigen Zeitpunkt.
C-Aufgaben
Aufgaben, bei denen nur die Dringlichkeit eine Rolle spielt, erledigt der Anwender nachrangig. Alternativ können diese Aufgaben delegiert werden.
Papierkorb
Aufgaben, die weder dringlich noch wichtig sind, kann der Anwender vernachlässigen. Ergibt sich zu einem späteren Zeitpunkt eine Dringlichkeit oder Wichtigkeit der Aufgabe, muss eine neue Einordnung erfolgen.
Funktionsweise des Eisenhower-Prinzips
Die Anwendung des Eisenhower-Prinzips beginnt damit, die anstehenden Aufgaben eines Tages – oder eines anderen Zeitraums – wie folgt zu unterteilen:
- Welche Aufgaben haben eine hohe Wichtigkeit und welche Aufgaben sind unwichtig?
- Welche Aufgaben haben eine hohe Dringlichkeit und welche Aufgaben haben eine geringere Dringlichkeit?
In einem nächsten Schritt erstellt der Anwender ein Koordinatensystem: Auf der vertikalen Achse erfolgt die Einteilung der Aufgaben nach deren Dringlichkeit. Auf der horizontalen Ebene vermerkt der Anwender, wie wichtig oder unwichtig die Aufgaben sind. Im Ergebnis weiß er, welche Aufgaben sofort erledigt werden müssen (A-Aufgaben), welche Aufgaben er terminieren muss (B-Aufgaben), welche Aufgaben er delegieren kann (C-Aufgaben) und welche Aufgaben der Anwender vernachlässigen kann (Papierkorb).
Wie sieht die Aufgabenverteilung beim Eisenhower-Prinzip aus?
Nach Anwendung des Eisenhower-Prinzips lassen sich die anstehenden Aufgaben in zwei große Gruppen einteilen: Dies sind jene Aufgaben, die spätestens zeitnah durch den Anwender oder eine andere Führungskraft erledigt werden müssen und die Aufgaben, deren Erledigung noch Zeit hat. Dabei sollte der Anwender bedenken, dass er die unwichtigen und nicht eiligen Aufgaben nicht aus dem Blick verliert.
Die Aufgaben, die der Anwender im Moment vernachlässigt, lassen sich wie folgt weiter unterteilen:
- Papierkorb
- Komposthaufen
- Ablage
Papierkorb
Unwichtige Aufgaben, die nicht dringlich sind, kann der Anwender im Papierkorb entsorgen.
Komposthaufen
Aufgaben, die zumindest eine gewisse Wichtigkeit oder Dringlichkeit haben, darf ein Anwender nicht komplett entsorgen. Sie landen deshalb auf dem Komposthaufen. Der Anwender erledigt diese Aufgaben, wenn er die Zeit dafür findet. Damit diese Aufgaben nicht ganz untergehen, prüft der Anwender in regelmäßigen Abständen deren Dringlichkeit und Wichtigkeit.
Ablage
Aufgaben, die einen höheren Grad an Wichtigkeit und Dringlichkeit haben, heftet der Anwender in der Ablage ab. Aber auch hier sollte in regelmäßigen Abständen kontrolliert werden, inwieweit sich der Status der Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit verändert hat.
Welche Vor- und Nachteile birgt das Eisenhower-Prinzip in sich?
Mit Anwendung des Eisenhower-Prinzips ergeben sich die folgenden Vor- und Nachteile:
- Das Eisenhower-Prinzip führt dazu, dass der Anwender Zeit einspart und seine Aufgaben entsprechend der gesetzten Priorität komfortabel erledigen kann.
- Durch die bessere Gewichtung von Aufgaben und Projekten werden die Mitarbeiter entlastet und sind motivierter. Hierdurch steigt die Arbeitseffizienz eines gesamten Unternehmens.
- Das Eisenhower-Prinzip kann einfach und komfortabel angewendet werden. Für die Anwendung sind keine Vorkenntnisse erforderlich.
- Es ist nicht immer ersichtlich, welche Aufgaben wichtig sind und welche Aufgaben eine geringere Relevanz haben.
- Weil sich nicht immer alle Aufgaben gleich verteilen lassen, entsteht ein Ungleichgewicht. Die Folge hiervon könnte ein Aufgabenstau sein.
Eisenhower-Prinzip: Abgrenzung zu anderen Zeitmanagement-Methoden
Das Eisenhower-Prinzip grenzt sich von den folgenden Zeitmanagement-Methoden ab:
- ABC-Methode
- Pareto-Prinzip
- Pomodoro-Technik
- SMART-Methode
- ALPEN-Methode
ABC-Methode
Auch bei der ABC-Methode erfolgt die Einteilung der Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit. Die A-Aufgaben sind sehr wichtig und dulden keinen Aufschub. Weniger wichtig sind die B-Aufgaben. Für den Anwender bedeutet dies, dass er sie später erledigen kann. Alternativ überlegt er sich, ob er die Aufgaben nicht an eine andere Führungskraft delegiert. Die C-Aufgaben stehen in der Hierarchie der Wichtigkeit ganz unten. Entweder delegiert der Anwender sie oder er vernachlässigt sie komplett.
Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip trägt auch die Bezeichnung “80-20-Regel”. Das Prinzip geht davon aus, dass sich mit 20 % des Einsatzes 80 % eines anvisierten Zieles erreichen lassen. Auch hier kommt es – ebenso wie bei dem Eisenhower-Prinzip – darauf an, dass der Anwender die Prioritäten richtig setzt. Im Endeffekt soll ein vorhandener Zeitrahmen effektiver genutzt werden.
Pomodoro-Technik
Bei der Pomodoro-Technik werden auch Pausen einbezogen. Hierbei geht es darum, nach einem bestimmten Zeitraum – z. B. einer Stunde – eine Pause einzulegen. Anschließend arbeitet der Anwender eine Stunde weiter und legt dann erneut eine Pause ein.
Namensherkunft
“Pomodoro” kommt vom italienischen Wort für “Tomate” – es geht aber nicht um das Schneiden einer Tomate in dünne Scheiben, sondern von der Küchenuhr in Tomatenform, mit der der Wecker gestellt wurde.
SMART-Methode
Die SMART-Methode wird von Unternehmen eingesetzt, um bestimmte Ziele zu definieren. Für eine sinnvolle Anwendung dieser Methode ist es wichtig, dass eine realistische Einschätzung im Hinblick auf die Zielerreichung erfolgt und der Anwender sich Fristen setzt, die nicht zu knapp bemessen sind.
SMART steht für spezifisch (S), messbar (M), attraktiv (A), realistisch (R) und termingerecht.
Wird die SMART-Methode erfolgreich eingesetzt, lassen sich die Ziele möglichst spezifisch beschreiben, an vorhandenen Fakten messen, motiviert umsetzen sowie realistisch und termingerecht erreichen.
ALPEN-Methode
Entscheidet sich ein Anwender zur Selbstorganisation für die Alpen-Methode, stellt er eine Art Tagesplan auf.
Dabei kommt es auf die folgenden fünf Punkte an:
- Der Anwender hält alle Aufgaben schriftlich fest.
- Er schätzt die Länge der einzelnen Aufgaben ein und definiert danach die Gesamtlänge.
- Für eine erfolgreiche Anwendung ist es sinnvoll, Pufferzeiten einzubauen.
- Die Entscheidungen müssen auf Basis einer Prioritätenliste gefällt werden.
- Zum Schluss folgt die Nachkontrolle. Der Anwender ermittelt, inwieweit er die schriftlich fixierten Aufgaben erreicht hat.
Übungsfragen
#1. Was ist das Eisenhower-Prinzip?
#2. Welche Kriterien spielen bei der Anwendung des Eisenhower-Prinzips eine wichtige Rolle?
#3. Welches Prinzip/ Methode zählt nicht zu den Zeitmanagement-Methoden?
#4. Was ist kein Nachteil des Eisenhower-Prinzips?
#5. Welche Zeitmanagement-Methode wird als »80-20-Regel« bezeichnet?
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