Nicht nur im Unternehmensbereich ist es wichtig, sich Ziele zu setzen, um den Weg vom Ist-Zustand zum Soll-Zustand geplant und zielorientiert zu erreichen. Ziele beschreiben dabei nicht den Weg, sondern den konkret zu erreichenden Zustand. Um diesen Zustand zu beschreiben, ist die SMART-Formel entwickelt worden. Sie gibt fünf SMART-Kriterien vor, die dabei helfen, den Fokus auf die Zielsetzung zu bewahren und das Ziel zu erreichen.
In dieser Lektion lernst du SMART-Ziele kennen sowie die fünf Kriterien, aus denen sie sich zusammensetzen. Die Übungsfragen am Ende der Lektion helfen dir, das erlernte Wissen zu festigen.
- Synonyme: SMART-Formel | SMART-Methode
- Englisch: Smart objectives
Wann sind SMART-Ziele von Bedeutung?
SMART-Ziele sind immer dann wichtig, wenn geplant und organisiert vorgegangen werden soll, um einen neuen Zustand zu erreichen. Die SMART-Formel hilft dabei, die Ziele klar zu formulieren und zu verfolgen.
SMART-Ziele spielen eine wichtige Rolle bei:
- Projektmanagement
- Kundenmanagement
- Kostenmanagement
- Ressourcenmanagement
- Qualitätsmanagement
- Prozessmanagement
Was sind SMART Ziele?
Diese fünf verschiedenen Kriterien helfen, die Zielsetzung eines Projektes zu konkretisieren und das Ziel tatsächlich zu erreichen. Die SMART-Ziele sind modifizierbar. So gibt es im Projektmanagement nicht nur ein übergeordnetes Ziel, sondern viele kleine Zwischenziele, die auch als Meilensteine bezeichnet werden.
Smarte Kriterien sind:
- Spezifisch
- Messbar
- Attraktiv
- Realistisch
- Terminiert
Spezifisch (specific)
Unklare und vage Formulierungen sowie Verallgemeinerungen sind der Zielführung nicht dienlich. Stattdessen braucht es konkrete und präzise Aussagen, die keine Zweifel daran lassen, welches Ziel genau erreicht werden soll.
Konkret und detailliert bedeutet jedoch nicht, dass dies eine ausführliche und umfangreiche Zielbeschreibung voraussetzt. Stattdessen wird das Ziel im Idealfall in einem einzelnen prägnanten Satz formuliert.
Es geht also nicht darum zu beschreiben, wie das Ziel erreicht wird, sondern was konkret erreicht werden soll, damit das Ziel als erfüllt gilt.
Nützliche Fragestellungen:
- Was genau soll erreicht werden?
- Welche spezifischen Eigenschaften hat das Ziel, das erreicht werden soll?
Messbar (measurable)
Um feststellen zu können, ob ein Ziel erreicht ist, muss es so formuliert werden, dass es messbar ist. Messbar sind Summen wie Zeit- oder Mengenangaben. Das bedeutet, dass bei quantitativen Zielen die Messbarkeit leicht ist, wenn es zum Beispiel um eine Umsatzsteigerung oder um Kosteneinsparungen geht. Bei allen anderen Zielen kann es schwierig werden, sie zu messen.
Um ein Ziel dennoch messbar zu machen, werden Ersatzgrößen eingesetzt oder alternative Möglichkeiten verwendet. Ein Beispiel ist das Ziel, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Sie kann durch Ersatzgrößen gemessen und zum Beispiel durch verbesserte Verkaufszahlen oder weniger Retouren nachgewiesen werden.
Eine alternative Möglichkeit ist eine direkte Kundenbefragung, die als Indikator für die Zufriedenheit genutzt wird. Bei diesem SMART-Kriterium gilt der Grundsatz: Was man nicht messen kann, kann auch nicht erreicht werden. Insoweit ist es wichtig, messbare Parameter in das Ziel einzubauen, um jederzeit abgleichen zu können, ob der Weg zum Ziel führt, und ob das Ziel gegebenenfalls bereits erreicht wurde.
Nützliche Fragestellungen:
- Wie soll die Zielerreichung gemessen werden?
- Woran wird die Zielerreichung festgemacht?
Attraktiv (accepted)
Das SMART-Kriterium “attraktiv” beschreibt die Motivation für die Zielsetzung. Ein Ziel kann nur erreicht werden, wenn der Initiator beziehungsweise alle Beteiligten hinter diesem Ziel stehen und sich entsprechend für das Erreichen des Ziels stark machen und sich einbringen.
Hilfreich ist eine positive Formulierung, die dazu motiviert, aktiv zu werden. Tatsächlich ist kaum ein Ziel leicht zu erreichen. Das bedeutet, dass der Erfolg hart erarbeitet werden muss.
Es geht nicht nur darum, sich durchzubeißen, sondern auch zu lernen, mit Rückschlägen umzugehen und nicht aufzugeben. Das funktioniert allerdings nur, wenn das Ziel so attraktiv ist, dass die erforderliche Motivation in ausreichendem Maß vorhanden ist.
Nützliche Fragestellungen:
- Ist das Ziel attraktiv?
- Ist die Zielsetzung angemessen?
- Ist die Zielsetzung motivierend genug?
Realistisch (realistic)
Es ist oftmals übertriebener Ehrgeiz, der zu Problemen und Frustrationen führt. Auf ein großes Ziel hinzuarbeiten, funktioniert nur durch eine realistische Vorgehensweise. Utopische Ziele können nicht erreicht werden, wodurch die Frustration gefördert wird.
Sind Ziele unrealistisch, geht in kurzer Zeit die Motivation verloren, weil die Zielerreichung schlichtweg unmöglich ist. Im Idealfall wird die Zielsetzung so gewählt, dass sie eine Herausforderung darstellt, die realistisch ist und somit bewältigt werden kann. Insoweit beschreibt eine realistische Zielsetzung die zur Verfügung stehenden Ressourcen in Bezug auf den zu erreichenden Sollzustand.
Nützliche Fragestellungen:
- Ist das gesetzte Ziel generell erreichbar?
- Ist das gesetzte Ziel innerhalb der festgelegten Zeit und mit den gegebenen Ressourcen erreichbar?
Terminiert (time-bound)
Jedes Ziel braucht eine Deadline beziehungsweise einen zeitlichen Rahmen, innerhalb dessen es erreicht werden soll. Die Terminierung ist gleichzeitig der Kontrollpunkt, an dem gemessen und festgehalten wird, ob alles umgesetzt und das gesetzte Ziel erreicht wurde.
Eine allgemeine zeitliche Terminierung von einem Jahr ist nicht ausreichend. Stattdessen geht es darum, ein konkretes Enddatum zu benennen, an dem das gesetzte Ziel erreicht werden soll.
Nützliche Fragestellungen:
- Bis zu welchem Zeitpunkt soll das Ziel erreicht werden?
- Gibt es Zwischentermine für mögliche Zwischenschritte?
Verschiedene Zielbereiche im Projektmanagement
Oftmals werden in Projekten lediglich die Hauptziele definiert. Es ist jedoch sinnvoll, die Zieldefinition zu verfeinern und weitere Zielbereiche zu formulieren.
Beispiele für weitere Zielbereiche im Projektmanagement:
- Vermeidungsziele oder Nicht-Ziele
- Projektführungsziele
- Qualitäts- und Ergebnisziele
- Termin-, Zeit- und Zwischenziele
- Kosten- und Ressourcenziele
Vermeidungsziele oder Nicht-Ziele
Vermeidungsziele können auch “Nicht-Ziele” genannt werden. Ihre Formulierung wird oftmals vergessen oder nicht eingesetzt, obwohl es sich um einen wichtigen Zielbereich handelt. Denn durch das Formulieren von Nicht-Zielen findet eine bewusste Projektabgrenzung statt. Das bedeutet, dass nicht nur die Ziele formuliert werden, sondern durch die Vermeidungsziele gleichzeitig auch die Grenzen des Projektes.
Hilfreiche Fragestellungen:
- Welche Ziele sollen definitiv nicht erreicht werden?
- Was soll vermieden werden?
Projektführungsziele
Projektführungsziele betreffen die Ziele in der Führung und damit die Mitarbeiterführung. Sie betreffen die Mitarbeiter, die in das Projekt eingebunden sind und klären, welche Abteilungen oder Fachbereiche welche Aufgaben innerhalb eines Projektes übernehmen.
Hilfreiche Fragestellungen:
- Welche Regeln gelten für die Zusammenarbeit innerhalb des Projektes?
- Welche Regeln gelten für die Kommunikation?
- Wie werden Probleme und Fehler innerhalb des Projektes behandelt?
Qualitäts- und Ergebnisziele
Die Qualitäts- und Ergebnisziele beschäftigen sich mit der Definition, was eigentlich Qualität im Zusammenhang mit dem Projekt bedeutet, und welche Anforderungen erfüllt sein müssen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Die Anforderungen können erhöht sein, wenn es sich um ein Prestigeobjekt des Unternehmens handelt.
Hilfreiche Fragestellungen:
- Was bedeutet Qualität im Rahmen des Projektes?
- Welche Anforderungen müssen erfüllt sein, um diese Qualität zu erreichen?
Termin-, Zeit- und Zwischenziele
Termin-, Zeit- und Zwischenziele erleichtern es, das eigentliche Ziel zu erreichen. Sie können mit spezifischen Meilensteinen verbunden werden, die ein großes Projekt in viele kleine Zwischenschritte zerlegen.
Hilfreiche Fragestellungen:
- Gibt es spezifische Meilensteine beziehungsweise Zwischenschritte, die zu bestimmten Terminen erfüllt sein müssen?
- Wie lange dürfen bestimmte Projektschritte dauern?
Kosten- und Ressourcenziele
Kosten- und Ressourcenziele lassen sich vergleichsweise einfach festlegen. Die Kosten können sich auf das große Ganze oder auch auf Teilbereiche konzentrieren. Die Ressourcenziele beinhalten die in das Projekt eingebundenen Mitarbeiter sowie die verwendeten Materialien und übrigen Ressourcen.
Hilfreiche Fragestellungen:
- In welcher Höhe ist das Projektbudget gedeckelt?
- Ist das Projektbudget auf einzelne Projektphasen aufgeteilt?
- Welche Grenzwerte existieren in Bezug auf einzelne Projektphasen oder das Gesamtprojekt?
Übungsfragen
#1. Wofür steht bei SMART-Zielen die Abkürzung SMART?
#2. Es gibt verschiedene SMART-Kriterien. Für welches Kriterium steht die Fragestellung „was genau soll erreicht werden“?
#3. Was beschreiben die SMART-Ziele?
#4. Welche Aussage ist in Bezug auf die SMART-Ziele richtig?
Ergebnisse
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