Reine Projektorganisation

Die reine Projektorganisation stellt eine Form der Organisation von Projekten dar, bei der die am Projekt beteiligten Mitarbeiter für den Projektzeitraum vollständig aus der bisherigen Aufbauorganisation herausgelöst werden und eine separate Organisationsstruktur für das betreffende Projekt geschaffen wird.

In diesem Kapitel erfährst du, was die reine Projektorganisation ist, welche Vor- und Nachteile sie bietet und warum sie wichtig ist. Zudem vergleichen wir die unterschiedlichen Formen der Projektorganisation und geben dir Übungsaufgaben an die Hand, welche du zur Prüfungsvorbereitung nutzen kannst.

Warum ist die reine Projektorganisation wichtig?

Insbesondere bei sehr umfangreichen, komplexen und unternehmensrelevanten Projekten bietet sich die Anwendung der reinen Projektorganisation an. Zum einen wird ein mögliches Konfliktpotenzial zwischen Projekt- und Linienleiter um die Nutzung der vorhandenen Ressourcen vermieden.

Dadurch können die Ziele des Projekts schneller erreicht werden, da diese nicht in einem möglichen direkten Konflikt mit den Zielen der Abteilungen stehen. Zum anderen steigt die Identifikation der beteiligten Mitarbeiter mit dem Projekt und damit auch deren Arbeitsmotivation.

Was ist die reine Projektorganisation?

Während bei anderen Formen der Projektorganisation die betreffenden Mitarbeiter weiterhin in ihrer bisherigen Linienfunktion verbleiben, werden sie im Rahmen der reinen Projektorganisation vollständig aus den bisherigen Funktionen ausgenommen, sodass sie nur noch die Projektaufgaben zu erfüllen haben.

Sie unterstehen damit gänzlich dem Projektleiter, welcher die volle Entscheidungsbefugnis hat und fachliche wie disziplinarische Weisungen aussprechen kann. Er verfügt damit uneingeschränkt über die vorhandenen Ressourcen und Mitarbeiter und muss sich nicht zusätzlich mit dem Linienverantwortlichen abstimmen.

Die Projektmitarbeiter ziehen sich ebenfalls aus dem Tagesgeschäft zurück und stehen damit der Erfüllung der Projektziele uneingeschränkt zur Verfügung.

Das Projekt selbst wird dadurch eine eigene Organisationseinheit in der Aufbauorganisation des Unternehmens:

Vergleich unterschiedlicher Formen der Projektorganisation

Neben dem Zweck eines Projekts ist auch immer die Betrachtung der Projektbeteiligten wichtig. Je nach Ausprägung des Projekts unterscheiden sich diese unternehmensbezogen sehr stark, im Allgemeinen sind aber folgende Rollen wichtig:

• Auftraggeber:
  gibt den Anstoß zum Projekt und verlangt Bericht zu den Fortschritten und der Zielerreichung des Projekts
• Lenkungsausschuss:
  eventueller Vermittler und Koordinator zwischen Projektleiter und Auftraggeber
• Projektleiter:
  verantwortet die Planung, Steuerung und Umsetzung des Projekts sowie dessen Erfolg
• Projektmitarbeiter:
  setzen die zu erledigenden Aufgaben der Projektplanung in Handlungen um

Um Projekte zu organisieren, können unterschiedliche Organisationsformen gewählt werden. Die am häufigsten genutzten betrachten wir im Anschluss genauer.

Reine Projektorganisation

Synonym: autonome Projektorganisation

Durch die vollständige Herauslösung der Mitarbeiter des Projekts aus der bestehenden Aufbauorganisation können sich diese vollständig auf die Erfüllung der Projektaufgaben fokussieren. Disziplinarische und fachliche Weisungen erhalten Sie nur vom Projektleiter, was die Kommunikation und Koordination erheblich vereinfacht.

Durch die Schaffung einer eigenen Organisationseinheit sind die Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar geregelt und die Projektorganisation kann weitestgehend autonom arbeiten.

Gefahren bestehen allerdings durch mögliche Leerlaufzeiten der Mitarbeiter und mögliche Konflikte bei der Wiedereingliederung der am Projekt beteiligten Mitarbeiter nach Abschluss dessen in die vorherige Linienzugehörigkeit.

Matrix Projektorganisation

Bei der Matrix Projektorganisation wird in Form des Projektleiters eine zusätzliche parallele Instanz geschaffen, während die Mitarbeiter organisatorisch gleichzeitig weiterhin in ihrer bisherigen Linienorganisation verbleiben.

Die Projektmitarbeiter sind nun sowohl dem Linienvorgesetzten als auch dem Projektleiter unterstellt. Der Linienvorgesetzte behält weiterhin die disziplinarische Leitung, während der Projektleiter je nach Ausprägung fachliche Weisungsbefugnisse in bestimmtem Umfang erhält.

Durch diese Dopplung der Vorgesetzten ist ein erhöhter Kommunikations- und Abstimmungsaufwand notwendig. Außerdem können Konflikte zwischen Projekt- und Linienleiter entstehen, welche durch die Einrichtung eines Lenkungsausschusses gelöst werden können.

Stablinien Projektorganisation

Bei der Stablinien Projektorganisation ändert sich die bestehende Linienorganisation nicht und wird nur durch eine Stabsstelle in Form des Projektleiters ergänzt. Dieser verfügt dadurch über keinerlei Weisungsbefugnisse und übernimmt lediglich beratende und koordinierende Aufgaben im Rahmen des Projekts. Die Entscheidungsbefugnis liegt weiterhin bei dem entsprechenden Abteilungsleiter.

Der Aufwand zur Anpassung der Organisationsstruktur ist damit sehr gering. Konflikte um die Verteilung von Ressourcen werden ebenfalls vermieden. Allerdings erfordert diese Form der Projektorganisation eine hohe Akzeptanz des Projektleiters beim Abteilungsleiter, da sonst die Projektziele in den Hintergrund geraten und eventuell nur verzögert oder gar nicht realisiert werden können. Die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Projekt ist nicht sehr hoch, was sich negativ auf die Moral auswirken kann.

Vorteile und Nachteile der reinen Projektorganisation

Übungsfragen