Matrix Projektorganisation

Bei der Matrix Projektorganisation unterstehen die Mitarbeiter eines Projekts nicht nur ihrem entsprechenden Linienvorgesetzten, sondern gleichzeitig auch dem Leiter des Projekts. Sie können also Weisungen von zwei übergeordneten Stellen erhalten.

Wir erklären in diesem Kapitel, was die Matrix Projektorganisation ist und wann sie eine Rolle spielt. Außerdem vergleichen wir verschiedene Möglichkeiten der Projektorganisation und stellen die jeweiligen Vor- und Nachteile gegenüber. Mit unseren Übungsaufgaben zur Matrix Projektorganisation kannst du abschließend dein Wissen überprüfen.

Warum ist die Matrix Projektorganisation wichtig?

In Unternehmen, die in ihrer Aufbauorganisation einer permanenten Linienorganisation entsprechen, ist die Matrixorganisation eine der häufigsten Formen für die Organisation von Projekten. Durch die Überlagerung der zwei Organisationseinheiten können diese zeitgleich auf die vorhandenen Ressourcen zugreifen. Dadurch kann eine optimale Ausnutzung der Ressourcen erreicht werden.

Zudem erfordert die Einrichtung der Matrix Projektorganisation einen gewissen Umstellungsaufwand, da die einzelnen Mitarbeiter auch während der Dauer des Projekts in ihrer jeweiligen Linienorganisation eingebunden bleiben. Dadurch unterstehen sie weiterhin ihrem Linienvorgesetzten und gleichzeitig dem Projektmanager, der je nach Ausprägung der Organisationsform ebenfalls über entsprechende Befugnisse verfügt.

Was ist die Matrix Projektorganisation?

In modernen Unternehmen steigt nicht nur die Anzahl an Projekten, sondern auch deren durchschnittliche Dauer immer weiter an. Die Hauptgründe dafür liegen in sich immer schneller verändernden Märkten und der stetig steigenden technologischen Entwicklung. Um diesen Entwicklungen Rechnung zu tragen, hat sich die Matrix Projektorganisation immer mehr im betrieblichen Kontext integriert.

Die entweder vollständig oder zeitlich befristet einem Projekt zugeordneten Mitarbeiter verbleiben dabei in ihrer eigentlichen Linienfunktion dem Linienvorgesetzten disziplinarisch unterstellt, der entsprechende Leiter des jeweiligen Projekts allerdings erhält zusätzlich die fachliche Weisungsbefugnis für entsprechende Aufgaben bezüglich des Projekts. Zusätzlich wird ein Lenkungsausschuss eingesetzt, an den der Projektleiter berichtet, welcher als überstelltes Gremium der Steuerung und Koordination dienen soll.

Unterteilung der Matrix Projektorganisation

Die Arten der Matrix Projektorganisation lassen sich nach folgenden Kriterien unterscheiden:

• starke Matrix Projektorganisation:
  Projektleiter hat direkten Einfluss und Zugriff auf sämtliche Mitarbeiter und Ressourcen.
• ausgewogene Matrix Projektorganisation:
  Projektleiter hat nur in Abstimmung mit dem jeweiligen Linienvorgesetzten Weisungs- und Zugriffsbefugnisse.
• schwache Matrix Projektorganisation:
  Projektleiter übernimmt vorrangig koordinierende Aufgaben, ohne direkten Einfluss und Befugnisse.

Damit eine Matrix Projektorganisation optimal funktionieren kann, sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Projektbezogene und abteilungsspezifische Bedürfnisse sollten in sachlicher Diskussion gegeneinander abgewogen und so aufeinander abgestimmt werden, dass die bestmögliche Lösung gefunden werden kann.
• Konflikte müssen schnellstmöglich offen angesprochen werden und alle Beteiligten müssen lösungs- und kompromissbereit sein.

Vergleich unterschiedlicher Formen der Projektorganisation

Zur Durchführung eines Projekt sollten nach dem Zweck des Projekts immer die jeweiligen Projektbeteiligten betrachtet werden. Im Einzelfall können sich diese natürlich stark unterscheiden, grundsätzlich spricht man aber von:

• dem Auftraggeber:
  Initiator des Projekts, oftmals die Geschäftsführung
• dem Lenkungsausschuss:
  kann dem Projektleiter übergeordnet sein zur Koordination von Projektleiter, Auftraggeber und ggf. Linienvorgesetzten
• dem Projektleiter:
  zuständig für die Planung, Steuerung, Realisierung und Überwachung des Projekts
• den Projektmitarbeitern:
  zuständig für die Umsetzung der projektbezogenen Aufgaben

Zur Organisation von Projekten stehen im Unternehmen grundsätzlich verschiedene Organisationsformen zur Verfügung. Die bekanntesten und am häufigsten genutzten Organisationsformen sind:

• Autonome Projektorganisation
• Matrix Projektorganisation
• Stablinien Projektorganisation

Autonome Projektorganisation

Synonym: reine Projektorganisation

Bei der autonomen Projektorganisation werden die Projektbeteiligten vollständig aus der bisherigen Aufbauorganisation herausgelöst. Die Projektmitarbeiter verfolgen dabei für den Projektzeitraum ausschließlich die Projektaufgaben und sind nur dem Projektleiter unterstellt. Dieser verfügt dabei über die volle fachliche und disziplinarische Weisungsbefugnis und trägt die volle Zielverantwortung für das Projekt.

Daraus ergeben sich klare Verantwortlichkeiten und Befugnisse sowie schnelle und einfache Kommunikationswege. Die Aufgabenverteilung verursacht nur ein Minimum an Konfliktpotenzial und die Mitarbeiter sind durch eine erhöhte Identifikation mit dem Projekt motivierter.

Allerdings birgt diese Form der Projektorganisation auch die Gefahr von Leerlaufzeiten für einzelne Mitarbeiter, sowie von Problemen bei der Wiedereingliederung der Projektmitarbeiter in die Stammorganisation nach Projektende.

Matrix Projektorganisation

Im Gegensatz zur autonomen Projektorganisation verbleiben die Mitarbeiter in Ihrer jeweiligen Stammorganisation und werden nur zusätzlich dem Projektleiter unterstellt.

Die disziplinarische Weisungsbefugnis verbleibt beim jeweiligen Linienvorgesetzten. Je nach Ausprägung der Matrix Projektorganisation wird die fachliche Weisungsbefugnis zwischen Projektleiter und Linienvorgesetzten aufgeteilt. Die Mitarbeiter übernehmen weiterhin Aufgaben des Tagesgeschäfts und sind zusätzlich mit den Aufgaben des Projekts betraut.

Die Matrix Projektorganisation erfordert dadurch einen hohen Koordinations- und Kommunikationsaufwand, um die flexible Nutzung der vorhanden Ressourcen zu optimieren. Dadurch wird gleichzeitig der Wissenstransfer zwischen der Projekt- und der Stammorganisation gefördert und Konflikte bei der Reintegration der Projektmitarbeiter nach Projektende entfallen.

Allerdings kann es aufgrund der Fülle an Aufgaben zu einer Überlastung der Mitarbeiter oder einer Nicht-Erledigung von Projektaufgaben aufgrund der Priorität des Tagesgeschäfts kommen. Verfolgen die Projekt- und Abteilungsleiter unterschiedliche Ziele, so kann es auch hier zu Konflikten kommen. Mit der Einrichtung eines Lenkungsausschusses kann diesem entgegengewirkt werden.

Stablinien Projektorganisation

Im Rahmen der Stablinien Projektorganisation tritt der Projekt lediglich in koordinierender und beratender Tätigkeit auf. Er wird als Stabsstelle zwischen der Unternehmensleitung und der Abteilungsinstanz angesiedelt und verfügt somit weder über disziplinarische noch über fachliche Weisungsbefugnisse.

Dadurch ist zwar keine Anpassung der Stammorganisation notwendig und bei der Ressourcenverteilung können keine Konflikte entstehen, allerdings besteht die Gefahr für Verzögerungen des Projekts, da die Abteilungsleiter in erster Linie Verantwortung für das Tagesgeschäft tragen.

Die Abstimmung zwischen Projekt- und Abteilungsleiter muss also dementsprechend konstruktiv sein und beide sollten gleiche Ziele verfolgen. Zudem leidet die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Projekt, wodurch eine geringere Motivation entstehen kann.

Vorteile und Nachteile der Matrix Projektorganisation

Übungsfragen