Die Prozessorganisation beschreibt die Ausrichtung von Unternehmen anhand durchgehender Geschäftsprozesse während die betriebliche Aufbauorganisation in den meisten Fällen erhalten bleibt.
In diesem Abschnitt erfährst du, was die Prozessorganisation ist und wann sie eine Rolle spielt. Zudem stellen wir die Vor- und Nachteile dieser Art der betrieblichen Organisation gegenüber und geben dir Übungsaufgaben an die Hand, mit deren Hilfe du dich auf deine nächste Prüfung vorbereiten kannst.
Synonym: prozessorientierte Organisation
Warum ist die Prozessorganisation wichtig?
Der Vorteil der prozessorientierten Organisation liegt in dem ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen und der konsequenten Ausrichtung auf die Bedürfnisse des Kunden. Diese Betrachtungsweise ermöglicht es, dass die Aufbauorganisation in den Hintergrund rückt und das Hauptaugenmerk auf der Ablauforganisation liegt.
So richtet sich das Unternehmen nach den Kunden und deren Interessen aus, was das Erkennen und Verbessern der wertschöpfenden Prozesse ermöglicht. Durch ein effektives Prozessmanagement können die Prozesse optimal gestaltet werden, um dadurch einen Wettbewerbsvorteil zu generieren und das Wachstum des Unternehmens zu fördern.
Gleichzeitig wird die Anpassungsfähigkeit des gesamten Unternehmens an sich verändernde Marktbedingungen gesteigert, was einen zusätzlichen Vorteil im steigenden Wettbewerb verschafft. Außerdem steigt die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter durch interdisziplinäre Tätigkeiten und dem Wissen, dass sie Teil eines wichtigen Gesamtprozesses sind.
Was ist die Prozessorganisation?
Eine Form der betrieblichen Organisation stellt die Prozessorganisation dar. Hierbei wird das Unternehmen anhand der betrieblichen Geschäftsprozesse organisiert.
Es werden alle Prozesse innerhalb und außerhalb des Unternehmens betrachtet. Dazu gehören:
- innerbetriebliche Prozesse
- Prozesse zwischen Unternehmen und Kunden
- Prozesse zwischen Unternehmen und Lieferanten
- Prozesse zwischen Unternehmen und anderen äußeren Interessengruppen
Ein Prozess ist dabei definiert als eine Abfolge von bestimmten Handlungen und Vorgängen, die in einem direkten Zusammenhang zueinander stehen und aufeinanderfolgend ablaufen.
Unterteilt wird dabei nach:
- unternehmensspezifischen Führungsprozessen
- wertschöpfenden Kernprozessen
- unterstützenden Supportprozessen
Während zu den wertschöpfenden Prozessen beispielsweise die Produktion und Logistik zählen, werden unter den unterstützenden Prozessen beispielsweise Personalprozesse oder die Finanzabteilung gezählt.
Beispielhafte Darstellung einer prozessorientierten Organisation:
Innerhalb der Prozessorganisation sind zwei Aufgaben elementar:
- die optimale Durchführung der bestehenden Prozesse
- die stetige Weiterentwicklung der Prozesse
Um die optimale Durchführung der Prozesse zu gewährleisten, müssen diese entsprechend so festgeschrieben werden, dass die angepeilten Ziele effizient erreicht werden können. Im Rahmen der stetigen Weiterentwicklung soll die Leistungsfähigkeit und Effizienz der Prozesse erhöht werden, damit das Ziel der Gewinnmaximierung erreicht werden kann.
Das Ziel aller Prozesse sollte es dabei sein, die Bedürfnisse der Kunden bestmöglich zu erfüllen. Die einzelnen Prozesse werden dabei entsprechenden Prozessverantwortlichen zugeordnet. Diese Führungskraft ist verantwortlich für die Koordination der einzelnen Prozesse und der gesamten Prozesse untereinander. Den einzelnen Prozessen werden entsprechende Mitarbeiter zugeordnet.
Vorteile- und Nachteile der Aufgabensynthese
- Die Fokussierung auf die wertschöpfenden Prozesse und Aktivitäten fördert das wirtschaftliche Wachstum des Unternehmens.
- Die Kundenbedürfnisse rücken in den Fokus, wodurch eine höhere Kundenzufriedenheit erreicht werden kann.
- Durch die ganzheitliche Betrachtung aller im Unternehmen stattfindenden Prozesse wird die Übersichtlichkeit verbessert und damit die innerbetriebliche Koordination der einzelnen Schnittstellen vereinfacht.
- Die Arbeitsabläufe und Schnittstellen einzelner Teilprozesse können stetig verbessert werden.
- Das dynamische Prozessdenken kann einen Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen generieren.
- Dank der klaren Strukturierung anhand der einzelnen Prozessketten wird die innerbetriebliche Transparenz verbessert.
- Durch den interdisziplinären Ansatz in der prozessorientierten Organisation erleben die Mitarbeiter ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld, was die Motivation steigert.
- Die klar definierten Verantwortungsbereiche minimieren die Durchlaufzeiten der einzelnen Prozesse und reduzieren mögliche Fehlerquellen und Überschneidungen.
- Die Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Marktumstände steigt.
- Jeder Prozess hat einen klar definierten Prozessverantwortlichen, der als Ansprechperson gilt.
- Die prozessorientierte Organisation erfordert ein Umdenken insbesondere hinsichtlich des Betrachtungswinkles auf das Unternehmen.
- Die Neueinführung der prozessorientierten Organisation kann hohe Kosten für Trainings und Teambildungsmaßnahmen verursachen.
- Die stetige Bestrebung nach Verbesserung der Prozesse erfordert einen hohen Aufwand und eine gute Koordination.
- Durch die Eigenständigkeit der Prozesse und der Verantwortlichkeit der Prozessverantwortlichen besteht das Risiko des Autoritätsverlust für die Unternehmensleitung und andere Führungskräfte.
- Oftmals ist es schwierig die wirklich relevanten Kernprozesse des Unternehmens herauszukristallisieren.
- Durch die reine Prozessbetrachtung können Synergieeffekte und das Prinzip der Arbeitsteilung vernachlässigt werden, was zu einer geringeren Effizienz führen kann.
- Überzogenes Prozessdenken und das Einhalten der Gesamtprozesse in jeder Situation kann zu einer geringeren Improvisationsfähigkeit führen.