Aufbauorganisation

Als Aufbauorganisation versteht man das Grundgerüst eines Unternehmens oder einer Organisation. Sie beschreibt die hierarchische Grundordnung innerhalb der Organisation unter Einbeziehung des Informations- und Weisungsflusses und den damit zusammenhängenden Machtbefugnissen.

In diesem Abschnitt erfährst du, was die Aufbauorganisation ist, wann sie eine Rolle spielt und welche Ausprägungen sie haben kann. Außerdem stellen wir die Vor- und Nachteile gegenüber und helfen dir mit unseren Übungsaufgaben bei der Vorbereitung auf deine nächste Prüfung.

Warum ist die Aufbauorganisation wichtig?

Um erfolgreich zu sein und wachsen zu können, braucht jedes Unternehmen eine klare Struktur. Hierbei kommt die Aufbauorganisation ins Spiel. Sie regelt Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten und bildet damit die Grundlage für einen reibungslosen unternehmerischen Arbeitsablauf. So werden unnötige Stress- und Konfliktsituationen vermieden und die interne Koordination verbessert.

Mit einer gut durchdachten Aufbauorganisation bildet ein Unternehmen das stabile Fundament zur Erreichung der eigenen Unternehmensziele. Die einzelnen Ausprägungen der Aufbauorganisationen dienen dabei der Steigerung der wirtschaftlichen Effizienz und der Reduzierung unnötiger Kosten. Zudem verleiht sie allen Beteiligten im Unternehmen ein hohes Maß an Sicherheit durch die klare Zuweisung einzelner Aufgaben und Zuständigkeiten. Dieses Sicherheitsgefühl wirkt sich positiv auf die Arbeitszufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter aus.

Was ist die Aufbauorganisation?

In der Organisationslehre kann man zwischen zwei Arten der Unternehmensorganisation unterscheiden:

• die Aufbauorganisation
• die Ablauforganisation

Die Aufbauorganisation

In der Aufbauorganisation wird festgelegt, wie das hierarchische Grundgerüst eines Unternehmens bzw. einer Organisation aussieht. Es beschreibt die Arbeitsteilung innerhalb der Organisation. Das Unternehmen wird dazu nach den jeweiligen Zielen strukturiert, um die Erreichung dieser zu unterstützen.

Dabei stehen folgende Fragen im Mittelpunkt:

• Welche Abteilungen und Stellen existieren im Unternehmen?
• Welche Stelle oder Abteilung ist wofür verantwortlich?
• Wer hat welche Weisungs- und Machtbefugnisse?
• Wie sieht der Befehls- und Informationsfluss unter den einzelnen Stellen aus?

In diesem Sinne sorgt die Aufbauorganisation für den groben organisatorischen Rahmen zur Erfüllung der unternehmerischen Aufgaben. Sie bildet damit die Grundlage für die weitere Gestaltung der internen Arbeitsprozesse und die Koordination des Arbeitsalltags.

Die Darstellung der Aufbauorganisation erfolgt in einem Organigramm:

Die Aufbauorganisation besteht aus folgenden Elementen:

• Aufbauelemente:
  Hierzu zählen die einzelnen Einheiten, die bestimmte Funktionen im Unternehmen übernehmen. Dies sind insbesondere:
  • eine Stelle (einzelner Job)
  • eine Instanz (eine Stelle mit entsprechender Weisungsbefugnis)
  • eine Abteilung (mehrere Stellen unter Leitung einer Instanz)
• Aufbaubeziehungen:
  Diese stellen die wechselseitigen Beziehungen und Interaktionen unter den einzelnen Aufbauelementen dar.
• Leitungssysteme:
  Leistungssysteme verdeutlichen die interne Ordnung und stellen den Informations- und Weisungsfluss innerhalb des Unternehmens dar. Sie zeigen, welche Stellen und Instanzen über Machtbefugnisse verfügen und wie das Berichtswesen strukturiert ist.

Die Ablauforganisation

Um eine Aufbauorganisation zu erschaffen, werden die die folgenden Schritte unternommen:

1. Die Aufgabenanalyse:
   • Die Hauptziele der Organisation werden identifiziert.
   • Die Hauptziele werden in entsprechende Hauptaufgaben übersetzt.
   • Die Hauptaufgaben werden in Teilaufgaben unterteilt.
2. Die Aufgabensynthese:
   • Die Teilaufgaben werden zu organisatorisch sinnvollen Aufgabenkomplexen zusammengefasst.
   • Die ermittelten Aufgabenkomplexen werden den einzelnen Stellen zugeordnet.
   • Anhand entsprechend festzulegender Beziehungen der Stellen untereinander wird eine möglichst optimale Nutzung der vorhandenen Ressourcen erreicht.

Einzelne Formen der Aufbauorganisation von Unternehmen können anhand von sechs Kriterien unterschieden werden:

• Kurze oder lange Befehlskette, d.h. wie lang ist die Linie zwischen Führungsspitze und unterster Ebene?
• Weite oder schmale Kontrollspanne, d.h. je mehr Mitarbeiter eine Führungskraft managt, desto weiter ist die Kontrollspanne der Aufbauorganisation.
• Zentrale oder dezentrale Entscheidungsfindung, d.h. wird von zentraler Stelle entschieden oder erfolgt die Entscheidungsfindung dezentral im Rahmen demokratischer Prozesse?
• Spezialisierte oder differenzierte Arbeitsteilung, d.h. inwieweit werden die Gesamtaufgaben auf einzelne Teilaufgaben heruntergebrochen und den einzelnen Stellen zugeordnet?
• Formelle oder informelle Organisationsstrukturen, d.h. sind die Prozesse und Stellen unabhängig von der Person ausführbar, also stark reglementiert, oder werden den einzelnen Personen größere Freiräume in der Arbeitsorganisation gegeben?
• Starre oder lose Abteilungsbildung, d.h. werden mehrere Jobs miteinander gruppiert, um Projekte voranzutreiben oder agieren die einzelnen Abteilungen weitestgehend unabhängig voneinander?

Anhand dieser Kriterien können einzelne Formen der Aufbauorganisation nicht nur unterschieden werden. Die Kombination einzelner Faktoren miteinander führt auch zu ganz unterschiedlichen Formen der Aufbauorganisation.

Grundsätzlich kann man dabei unterscheiden in:

• mechanistische Aufbauorganisationen:
  • folgen traditionellen Ansätzen in der Unternehmensorganisation
  • Kennzeichen: kurze Befehlsketten, schmale Kontrollspannen, hoher Zentralisierungsgrad, starke Spezialisierung, formelle Struktur, starre Abteilungsbildung
• organische Aufbauorganisationen:
  • offen für innovative und experimentelle Ansätze in der Unternehmensorganisation, oft bekannt unter dem Stichwort „flache Hierarchien“
  • Kennzeichen: weniger strenge Befehlskette, weite Kontrollspannen, geringere Spezialisierung, dezentrale Organisation, informelle Strukturen, lose Abteilungsbildung

Die funktionale Aufbauorganisation

Am häufigsten verbreitet ist die funktionale Organisationsstruktur. Sie zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass die einzelnen Stellen nach ihrer jeweiligen Funktion in streng voneinander getrennten Abteilungen organisiert sind.

Die Vorteile der funktionalen Organisationsstruktur sind:

• Leichte Skalierbarkeit
• Spezialisiertes und dadurch effizienteres Arbeiten
• Klare Abgrenzung der Kompetenzen
• Direkte Zuweisung der Verantwortlichkeiten
• Verhinderung von doppelten Strukturen
• Schnelle Entscheidungsprozesse

Allerdings können durch die funktionale Organisation auch folgende Nachteile entstehen:

• Eventuelle “Barrieren” zwischen den einzelnen Abteilungen aufgrund fehlendem gegenseitigem Verständnis.
• Unzureichende Kommunikation zwischen den Abteilungen.
• „Bereichsegoismus“ und daraus resultierende Konflikte unter den Abteilungen.
• Einschränkung des eigenen Innovationspotenzials.
• Geringe Orientierung an Zielgruppen- und Marktbedürfnissen.

Die divisionale Aufbauorganisation

Die divisionale Organisationsstruktur orientiert sich weniger an starren Abteilungen, als vielmehr an einer Unterteilung nach den jeweiligen Arbeitsgebieten.

Dies können sein:

• Die einzelnen Produkte bzw. Dienstleistungen.
• Einzelne Marktsegmente oder bestimmte Zielgruppen.
• Bestimmte Regionen oder geographische Märkte.

Aufgrund dieser Organisationsform wird die divisionale Organisationsstruktur auch als „Sparten-„ oder „Geschäftsbereichsorganisation“ bezeichnet. Die einzelnen Divisionen besitzen dabei jeweils eigene Funktionsbereiche, wodurch es allerdings auch zu Dopplungen kommen kann.

Beispiel:

Die Matrixorganisation

In der Matrixorganisation wird versucht, die Vorteile der funktionalen und der divisionalen Organisationsstruktur miteinander zu vereinen. Dazu werden die Stellen den einzelnen Funktionen zugeordnet und nachgelagert in bestimmten Divisionen organisiert. Dadurch entstehen für jede Stelle zwei gleichberechtigte und voneinander unabhängige Weisungsdimensionen.

Beispiel:

Übungsaufgaben