Unter dem Begriff Informationsmanagement fallen alle Maßnahmen, die innerhalb eines Unternehmens ergriffen werden, um Informationen zu sammeln, zu verarbeiten und weiterzugeben. Das Ziel des Informationsmanagements ist die Steigerung der Effizienz des Unternehmens.
Wir zeigen dir in diesem Kapitel, was das Informationsmanagement ist und warum es wichtig ist. Nach der Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile des Informationsmanagements kannst du dein Wissen anhand unserer Übungsaufgaben überprüfen.
Was bedeutet Informationsmanagement?
Entscheidungen in einem Unternehmen können nur aufgrund vorliegender Informationen getroffen werden. Das Informationsmanagement spielt daher eine entscheidende Rolle für die Unternehmensführung sowie bei der strategischen und operativen Planung im Unternehmen. Es ist daher als ein Teilbereich der modernen Unternehmensführung anzusehen.
Auch für alle anderen Teilbereiche eines Unternehmens ist das Sammeln, Verarbeiten und Auswerten von Informationen wichtig, damit effizient gearbeitet werden kann. Die Maßnahmen innerhalb des Informationsmanagements dienen daher sowohl der Sammlung, der Verarbeitung und Auswertung als auch der Weiterleitung der Information an die erforderlichen Stellen.
Insbesondere im Zeitalter der Digitalisierung, in dem sich Unternehmen mit einer immer größeren Menge an Informationen und Daten konfrontiert sehen, ist ein effizientes Informationsmanagement wichtig. Die Informationen müssen zudem selektiert und kategorisiert werden, um deren Relevanz einzuschätzen. Gleichzeitig bietet die technische Entwicklung immer mehr Möglichkeit zum Sammeln und Einholen von Informationen.
Das Informationsmanagement dient daher dem zielfördernden und wirtschaftlich sinnvollen Umgang mit Informationen. Es soll für eine funktionierende Informations- und Kommunikation innerhalb eines Unternehmens sorgen.
Aufgaben des Informationsmanagements
- Unterstützung von Entscheidungsprozessen
- Bereitstellung relevanter Informationen zur Aufgabenerfüllung der einzelnen Abteilungen
- Selektion relevanter von unrelevanten Informationen
- Sicherstellung der Vollständigkeit relevanter Informationen
- Weiterleitung relevanter Informationen innerhalb des Unternehmens
Persönliches Informationsmanagement
Informationsmanagement kommt jedoch auch bei jedem einzelnen Mitarbeiter zum Tragen und wird in diesem Zusammenhang auch als persönliches Informationsmanagement bezeichnet. Dieses umfasst sämtliche Aktivitäten des einzelnen Mitarbeiters die er unternimmt, um für sich relevante Information zu erhalten, zu selektieren und zu nutzen.
So sollen aus einer unübersichtlichen Masse an Informationen diejenigen nutzbar gemacht werden, die für die Aufgabenerfüllung des Mitarbeiters relevant sind. Unterstützende Hilfsmittel für das persönliche Informationsmanagement sind beispielsweise Umleitungsregeln im E-Mail-Postfach, das Führen eines Kalenders oder das abonnieren relevanter Newsletter.
Beispiel für Informationsmanagement
Anschließend werden die gesammelten Informationen aus den Umfragen analysiert und ausgewertet (Informationsselektion / Informationsverarbeitung). Die Ergebnisse dieser Auswertung werden an die Entwicklungsabteilung und die Geschäftsleitung weitergeleitet (Informationsweiterleitung und Unterstützung von Entscheidungen).
Auf Grundlage dieser Informationen kann die Geschäftsleitung entscheiden, ob das Produkt überhaupt auf den Markt kommt. Gleichzeitig weiß die Entwicklungsabteilung, welche Eigenschaften das Produkt haben muss, um von den Kunden akzeptiert zu werden. Hätten all diese Informationen nicht vorgelegen, hätte dies für die Leckerschmecker AG eine sehr teure Fehlinvestition bedeuten können.
Warum ist das Informationsmanagement wichtig?
Das Informationsmanagement dient der Steigerung der Effizienz eines Unternehmens. Nur auf Grundlage richtiger und vollständiger Informationen können Entscheidungen getroffen und Handlungen ausgeführt werden. Dadurch kann sich das Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Mitbewerbern verschaffen. Das gilt insbesondere dann, wenn ein Unternehmen über Informationen verfügt, die die Mitbewerber nicht haben.
Zur Informationsbeschaffung stehen dabei interne und externe Möglichkeiten zur Verfügung.
- Mitarbeiterfeedback
- Umsatzauswertungen und Verkaufszahlen
- Gründe für Reklamationen
- Ausschussquoten in der Produktion und deren Gründe
- Kundenbefragungen
- Wettbewerbs- und Marktbeobachtung
- Informationen über sich verändernde politische Rahmenbedingungen
Vorteile und Nachteile des Informationsmanagements
- Fehlentscheidungen können vermieden werden
- Wichtige können von unwichtigen Informationen getrennt werden
- Steigerung der Effizienz des Unternehmens
- Bindet Ressourcen und Mitarbeiter
- Bedarf der ständigen Kontrolle, ob Informationen richtig sind