Das Prozessmanagement beschreibt die Steuerung und Koordination des Zusammenspiels von Mensch, Maschine und gegebenenfalls Material in unternehmerischen Arbeitsabläufen mit dem Ziel der Verbesserung der unternehmensinternen Abläufe zur Steigerung der Effizienz.
Du wirst in diesem Kapitel erfahren, wann das Prozessmanagement eine Rolle spielt, warum es wichtig ist und welche Vor- und Nachteile daraus erwachsen. Zur Vorbereitung auf deine nächste Prüfung haben wir dir auch einige Übungsaufgaben zu diesem Thema zusammengestellt.
Was ist das Prozessmanagement?
Im Rahmen der Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen in einem Unternehmen, aber auch in Betrachtung der Aufbau- und Ablauforganisation von Unternehmen spricht man vom Prozessmanagement. Der „Prozess“ bezeichnet dabei das Zusammenspiel von Mensch, Maschine und Material, die durch Kombination miteinander ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung hervorbringen sollen.
„Management“, abgeleitet vom lateinischen „manus agere“ = „führen“ impliziert, dass unter dem Begriff „Prozessmanagement“ das „Führen von Prozessen“ verstanden werden kann. Das Prozessmanagement dient also der Lenkung, Steuerung und Führung, sowie im weiteren Sinne auch der Verbesserung von unternehmensinternen Prozessen.
Besonders in einem prozessorientierten Unternehmen findet Prozessmanagement daher Anwendung in allen Unternehmensbereichen – von der Beschaffung über die Produktion bis hin zum Verkauf und der Verwaltung. Durch organisatorische, planerische und beaufsichtigende Maßnahmen werden Prozesse gelenkt.
Dabei gilt es insbesondere die Auswirkungen des Prozesses auf die folgenden Parameter zu berücksichtigen:
- Kosten
- Aufwand
- Zeit
- Qualität
- Zufriedenheit der Kunden
Einmalig auftretende Prozesse in einem Unternehmen fallen dabei nicht unter den Begriff des Prozessmanagements, sondern werden im Rahmen des Projektmanagements gesteuert.
Grundpfeiler und Methoden des Prozessmanagements
Das Prozessmanagement stützt sich auf folgende drei Säulen:
- Prozessentwicklung:
- Entwicklung und Definition von Zielen, Visionen, Missionen und Strategie
- Festlegung von Arbeitsanweisungen und Prozessmodellen
- Prozessführung:
- Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Prozesses
- Definition von Kennzahlen zur Messung des Prozesses
- Prozesskultur:
- Umsetzung des definierten Prozesses
Zur Unterstützung des Prozessmanagements können zahlreiche Hilfsmittel, wie Arbeitsvorlagen, Checklisten, Coachings oder der Einsatz bestimmter Software genutzt werden.
Um den Erfolg eines Prozesses und damit seiner Leistungsfähigkeit und Qualität beurteilen zu können, sind Kennzahlen besonders wichtig. Bei der Auswahl der Prozesskennzahlen ist besonders darauf zu achten, dass diese leicht messbar sind, eine Analyse der Soll-Ist-Abweichung ermöglichen und zielrelevant sind.
Außerdem gibt es unterschiedliche Methoden, die für das Prozessmanagement genutzt werden können, wie beispielsweise:
- KAIZEN
- Change Management
- Lean Management
- Business Process Reengineering
- Prozesskostenrechnung
- SIX SIGMA
- Total-Quality Management
Außerdem verteilt sie die Rollen der Verkehrsteilnehmer im gesamten Prozess mit deren Rechten und Pflichten und stellt Controlling-Funktionen (Verkehrsüberwachung sowie -kontrollen und Geschwindigkeitsmessungen) bereit. Genau wie im Straßenverkehr trägt ein gutes Prozessmanagement auch im Unternehmen zur Vermeidung von Chaos und Unfällen bei, da Abläufe, Regeln und Rollenzuweisungen eindeutig definiert sind.
Warum ist das Prozessmanagement wichtig?
Wie am obigen Beispiel zu sehen ist, hat das Prozessmanagement vor allem eine regulierende Funktion. Dadurch sollen Arbeitsabläufe definiert und verbessert werden, um so die Effizienz des Unternehmens zu steigern.
Um dieses Ziel zu erreichen, ist die Betrachtung zweier Kreisläufe des Prozessmanagements wichtig:
- umfasst Prozesse, die von strategischer Bedeutung für das Unternehmen sind und auf die strategischen Unternehmensziele einzahlen
- meist mit Zeithorizont von fünf bis zehn Jahren
- umfasst die Steuerung und Planung von Prozessen
- kurzfristiger Horizont bis zu einem Jahr
Unterschiedliche Ansätze Leitfragen im Prozessmanagement
Um Prozesse im Rahmen des Prozessmanagements abbilden zu können, gibt es zwei unterschiedliche Ansätze:
- Ausgehend von einem übergeordneten Konzept oder Ziel werden die Kern- und Hilfsprozesse zu dessen Erreichung und deren Einzelschritte entwickelt.
- Ausgehend vom aktuellen Ist-Zustand werden die Einzelschritte zuerst definiert und anschließend daraus die übergeordneten Prozesse beschrieben.
Um ein effektives Prozessmanagement betreiben zu können, sollten folgende Leitfragen bei der Beschreibung und Optimierung der unternehmensinternen Prozesse im Mittelpunkt stehen:
- Welche Aufgaben und Handlungen sind notwendig, um das Prozessziel zu erreichen?
- In welcher Reihenfolge müssen die Aufgaben erledigt werden?
- Welche Aufgaben müssen Menschen, welche Maschinen übernehmen?
- Welche Hilfsaufgaben sind notwendig?
- Welche Informationen müssen von den einzelnen Stellen an die jeweils anderen weitergegeben werden?
- Welche Schnittstellen sind zu anderen Prozessen notwendig?
Vorteile und Nachteile des Prozessmanagements
- Die Effizienz der Unternehmensabläufe kann gesteigert und damit ein Wettbewerbsvorteil geschaffen werden.
- Die Koordination einzelner Teilbereiche kann verbessert werden.
- Sämtliche Prozesse im Unternehmen können untersucht, dokumentiert und verändert bzw. verbessert werden.
- Effektives Prozessmanagement erfordert die permanente Beobachtung sämtlicher Prozesse für das Erkennen von Verbesserungspotenzialen. Dies kostet Geld und bindet Ressourcen und Personal.
- Ständige Änderungen zur Verbesserung von Prozessen können Unruhe in das Unternehmen bringen und erfordern ständige Lernbereitschaft.