Postkorbübung

Die Postkorbübung unterstützt die Personalabteilung bei der Auswahl des geeignetsten Bewerbers und ist häufig Teil von Assessment Centern. Das Unternehmen möchte mit dieser Übung herausfinden, wie die Kandidaten sich in einer Stresssituation verhalten. Die Teilnehmer der Postkorbübung erhalten mehrere Postkörbe und verschiedene Schriftstücke, die den Postkörben zugeordnet werden müssen. Die Entscheidungen müssen nach der Übung begründet werden.

In dieser Lektion behandeln wir das Thema Postkorbübung. Du erfährst, was die Postkorbübung ist und für welche Unternehmensbereiche sie eingesetzt wird. Nachdem wir dich über den Ablauf der Postkorbübung informiert haben, lernst du die Aufgaben kennen, die im Rahmen dieses Auswahlverfahrens gestellt werden. Abschließend stellen wir dir ein Praxisbeispiel für diese Technik vor. Um dein Wissen zum Thema Postkorbübung zu festigen, kannst du nach dem Text einige Übungsfragen beantworten.

Englisch: mailbox exercise

Warum ist die Postkorbübung wichtig?

Die Postkorbübung ist für einen Arbeitgeber ein wichtiges Mittel, um eine ausgeschriebene Stelle in einer führenden Position mit dem Bewerber zu besetzen, der am besten geeignet erscheint. Mit der Postkorbübung kann ein Personalentscheider die Neigungen und Fähigkeiten erkennen, die aufgrund eines Vorstellungsgesprächs nicht so leicht zu erkennen sind.

Ziel der Postkorbübung ist es, Informationen und Aufgaben zu filtern und zu priorisieren. Dazu werden häufig Briefe oder Mails genutzt.

Die Postkorbübung gibt z. B. über die folgenden Eigenschaften der Kandidaten Auskunft:

• Reaktion in Stresssituationen
• Fähigkeit zum analytischen Denken
• Lösungsorientierte oder problemorientierte Arbeitsweise
• Entscheidungsbereitschaft und Delegationswille
• Konzentrationsfähigkeit

Für welche Unternehmensbereiche ist die Postkorbübung geeignet?

Die Postkorbübung dient als in vielen Bereichen als Auswahlverfahren. Besonders die folgenden Unternehmensbereiche setzen bei der Stellenbesetzung auf die Postkorbübung.

Management

Mitarbeiter, die im Management eines Unternehmens tätig sind, müssen ihre hohe Entscheidungsfreudigkeit täglich unter Beweis stellen. Auf der anderen Seite fordert ihnen ihre Tätigkeit auch die Bereitschaft ab, Aufgaben an untergeordnete Stellen zu delegieren.

Finanzabteilung

In der Finanzabteilung werden die wirtschaftlichen Grundlagen geschaffen. Für die Frage, wann sich die Anschaffung einer Maschine amortisiert oder ob eine Investition mit eigenen Mitteln oder ausschließlich über Fremdkapital finanziert werden soll, müssen die Mitarbeiter lösungsorientiert arbeiten und ihr analytisches Denken unter Beweis stellen.

Vertrieb

In der Vertriebsabteilung eines Unternehmens kommt es häufig zu Stresssituationen. Kunden bestellen Waren, beschweren sich über eine mangelhafte Lieferung oder sehen nicht ein, dass sie nicht bevorzugt behandelt werden. Jeder Mitarbeiter in der Vertriebsabteilung muss diesen Situationen gewachsen sein und in kurzer Zeit eine Lösung präsentieren, die den Kunden zufriedenstellt.

Projektmanagement

Wer im Projektmanagement tätig ist, muss eine Entscheidung darüber treffen können, welches Projekt den höheren Stellenwert hat. Soll das knappe Marketingbudget in das Projekt A oder in das Projekt B investiert werden? Um diese und andere Fragen zu klären, müssen die Mitarbeiter sehr entscheidungsfreudig sein.

Logistik

Die logistische Abteilung eines Unternehmens erfordert ein gutes Organisationstalent. Der Verantwortliche muss z. B. richtig reagieren, wenn eine falsche Materiallieferung den Produktionsprozess unnötig in die Länge zieht.

IT-Abteilung

Da die Unternehmen heute größtenteils digital arbeiten (z.B. Kommunikation per E-Mail oder elektronischer Versand von Bilanzen an Finanzämter) kommt der IT-Abteilung eine große Bedeutung zu. Nicht selten müssen technische Probleme in kurzer Zeit gelöst werden. Stress ist hier vorprogrammiert.

Wie ist der Ablauf einer Postkorbübung?

Die Teilnehmer einer Postkorbübung bekommen einen Postkorb, der Dokumente und Belege aus verschiedenen Geschäftsbereichen erhält. Darunter finden sich z. B. Kontoauszüge, Eingangsrechnungen von Lieferanten und noch nicht bezahlte Ausgangsrechnungen. Dem digitalen Wandel entsprechend enthält ein Postkorb auch E-Mails von Kunden, elektronisch übermittelte Anweisungen von Vorgesetzten, aber auch private Angelegenheiten. Die Kandidaten müssen innerhalb einer festgelegten Zeitspanne (oft sind es 20 – 60 Minuten) entscheiden, welchen Belegen sie welche Priorität geben und diese Entscheidung begründen.

Oft wird dabei zusätzlicher Druck ausgeübt, indem zu viele Dokumente für die vorgegebene Zeit zur Verfügung gestellt werden. Es kann also nicht alles gründlich gelesen werden, bevor die Entscheidung getroffen wird.

Nach der Übung finden die Einzelgespräche (Nachfolgeinterviews) mit den Kandidaten statt. Hier müssen die Kandidaten darlegen, warum sie beispielsweise der Anfrage eines Kunden eine höhere Priorität gegeben haben als einer unbezahlten Rechnung.

Beispiel

Ein Autohaus sucht einen Verkäufer. Der Bewerber sollte schnell Entscheidungen treffen können und sehr stressresistent sein. Als Auswahlverfahren dient dem Unternehmen die Postkorbübung. Die Teilnehmer sollen innerhalb einer halben Stunde u.a. entscheiden, ob die Mahnung eines Lieferanten wichtiger ist als die Anfrage eines Kunden, die dem Unternehmen einen hohen Umsatz bescheren könnte. Als Lösung dient den Bewerbern die A-B-C-D-Matrix (auch: Eisenhower-Matrix).

In den Postkorb A kommen die Aufgaben, die möglichst schnell erledigt werden müssen. Da die Stelle eines Verkäufers ausgeschrieben ist, sollte hier z. B. die Kundenanfrage hinterlegt werden. Die Mahnung gehört in den Postkorb B. Hier finden sich alle Unterlagen, die ein Entscheider auf andere Mitarbeiter delegieren kann. Die weniger wichtigen Vorgänge werden im Postkorb C (auf Termin legen) und Postkorb D (möglichst streichen) abgelegt.

Welche Aufgaben werden bei der Postkorbübung gestellt?

Die Belege und Dokumente müssen sich nicht zwingend auf den Umsatz oder die Kosten eines Unternehmens beziehen. Personalentscheider bevorzugen Sachverhalte, die den Mitarbeiter jeden Tag treffen könnten. Deshalb müssen die Teilnehmer einer Postkorbübung damit rechnen, dass sie mit folgenden Problemen konfrontiert werden.

Typische Fälle der Postkorbübung:

• Das eigene Kind hatte in der Schule einen Unfall.
• Der Geburtstag des Geschäftsführers muss organisiert werden.
• Die Sekretärin möchte eine Gehaltserhöhung.
• Eine wichtige Materiallieferung trifft nicht wie vereinbart ein.
• Eine Produktionsmaschine ist ausgefallen. Der Produktionsprozess wurde sofort gestoppt.

Postkorbübung strukturiert angehen

Um die Postkorbübung erfolgreich zu absolvieren, können diese Punkte helfen:

1. Erstes schnelles Durchsehen aller Unterlagen. Dabei alle unwichtigen Dinge direkt aussortieren (oft sind das Flyer, Newsletter oder nicht eilige, persönliche Mitteilungen).
2. Die verbleibenden Dokumente nach dem Eisenhower-Prinzip sortieren. Dafür reicht meist ein grober Blick in den Brief oder die Mail. Für genaues Lesen bleibt meist keine Zeit.
3. Rangliste oder Terminkalender erstellen (je nachdem, was die Aufgabe vorgibt): wichtige und dringliche Angelegenheiten landen ganz oben.

Bei der Postkorbübung sind kreative Lösungen oft gern gesehen. Das Delegieren bestimmter Aufgaben an fiktive Mitarbeiter oder Familienangehörige (beispielsweise das kranke Kind von der Schule abholen) kann bei dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben eine gute Lösung sein.

Übungsfragen