Ablauforganisation

In der Ablauforganisation werden die dynamischen Arbeitsprozesse zur Erreichung der Unternehmensziele unter Berücksichtigung von Zeit, Raum, benötigten Mitteln und zuständigen Personen dargestellt.

Dieses Kapitel erläutert dir, was die Ablauforganisation ist und wann sie eine Rolle spielt. Außerdem gehen wir auf die unterschiedlichen ablauforganisatorischen Konzepte ein, sodass du im Anschluss nicht nur unsere Übungsaufgaben lösen kannst, sondern auch gut auf deine nächste Prüfung vorbereitet bist.

Synonyme: Prozessmanagement | Work-flow-Management

Warum ist die Ablauforganisation wichtig?

Die Organisation der Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens dient dem reibungslosen Ablauf der unternehmerischen Geschäftstätigkeit und ist auf die Effizienz des Unternehmens ausgerichtet. Somit soll das wirtschaftliche Wachstum und die Gewinnoptimierung des Unternehmens gesichert werden.

Dazu stehen im Rahmen der Ablauforganisation insbesondere die folgenden Ziele im Mittelpunkt:

• Sicherung der Termintreue:
  Um Lieferfristen und die Verfügbarkeit der Endprodukte am Markt sicherzustellen, können im Rahmen der Ablauforganisation Beginn, Dauer und Ende der einzelnen Arbeitsschritte berechnet werden. Diese sind wichtig um die Auslieferung und damit den Verkauf der Produkte zu gewährleisten.
• Minimierung der Produktionszeiten:
  Eines der Ziele der Ablauforganisation ist die Minimierung der Durchlaufzeiten innerhalb des Unternehmens und in den einzelnen Abteilungen. So wird die Effizienz gesteigert und die schnelle Verfügbarkeit der Produkte am Markt sichergestellt. Außerdem kann dadurch schnell auf Veränderungen am Markt reagiert werden.
• Optimale Auslastungsquote:
  Durch eine gut geplante Ablauforganisation kann die Auslastung von vorhandenen Maschinen und dem Personal sowie die optimale Nutzung der vorhandenen Ressourcen sichergestellt werden.
• Standardisierung der Prozessabläufe:
  Durch die Standardisierung von Arbeitsabläufen im Rahmen der Ablauforganisation kann eine effiziente Arbeitsgestaltung erreicht werden und Fehler sowie Leerlaufzeiten minimiert werden.
• Prozessverbesserungen:
  Im Rahmen der Ablauforganisation wird auch die auf die ständige Verbesserung der Arbeitsprozesse geachtet. Dies steigert weiterhin die Effektivität des Unternehmens und kann gleichzeitig zu Produktverbesserungen beitragen.
• Reduktion der Kosten:
  Mithilfe einer kostenoptimierten Ablauforganisation wird der Ausschuss verringert, die Effizienz gesteigert und damit gleichzeitig auf das Hauptziel der Gewinnmaximierung eingezahlt.

Insgesamt ist eine gut durchdachte Ablauforganisation einer der Schlüssel für ein effizientes und wirtschaftlich erfolgreiches Unternehmen.

Wann spielt die Ablauforganisation eine Rolle?

Im Rahmen der Organisationstheorie unterscheidet man zwischen:

• Aufbauorganisation
• Ablauforganisation

Während in der Aufbauorganisation die grundhafte Struktur des Unternehmens beschrieben wird, beschäftigt sich die Ablauforganisation mit der schematisch-organisatorischen Darstellung der dynamischen Arbeitsprozesse. Dabei werden die Elemente der Organisation, also die Handlungsträger, benötigten Sachmittel und zu erledigenden Aufgaben im räumlich-zeitlichen Kontext so dargestellt, dass sie im lückenlosen Zusammenhang zueinander stehen.

Dabei steht die Modellierung von einzelnen und verketteten Prozessabläufen im Vordergrund, um die einzelnen Arbeitsschritte unter Nutzung der vorhanden Ressourcen möglichst effizient zu gestalten. Die zu verrichtende Arbeit wird dabei als zielbezogene menschliche Handlung angesehen, deren Teilschritte mit den zu ihrer Erfüllung nötigen Informationen und Sachmitteln versorgt werden müssen.

Berücksichtigt wird auch die logistische Organisation der Zu- und Abführung von benötigten Materialien und Vorprodukten genauso wie unterstützende Prozesse und nötige Vorarbeiten. Zudem beinhaltet die Ablauforganisation auch Handlungsanweisungen für den Fall von unerwarteten Störungen des Prozessablaufs.

Die Ausgestaltung der Prozesse im Rahmen der Ablauforganisation ist von internen und externen Einflüssen betroffen, die es zu berücksichtigen gilt.

Im Mittelpunkt der Ablauforganisation steht die Aufgabenverteilung innerhalb des Unternehmens und damit die Frage, inwieweit die Aufgabenverteilung und deren Erfüllung geregelt wird. Maßgeblich für den Grad der Regelung sind dabei die Struktur der Aufgaben und die damit verfolgten Ziele.

Unterscheiden kann man diese Regelung nach folgenden Stufen:

• freier Aufgabenverlauf
• abfolgegebundener Aufgabenverlauf
• inhaltlich gebundener Aufgabenverlauf
• zeitlich gebundener Aufgabenverlauf
• taktmäßig gebundener Aufgabenverlauf
• flexibler Aufgabenverlauf

Unterschiedliche ablauforganisatorische Konzepte

Grundsätzlich kann man in der Ablauforganisation drei unterschiedliche Betrachtungsweisen unterscheiden:

Ablauforganisation als Organisation der Arbeit

Grundlage dieser Betrachtungsweise der Ablauforganisation ist die Differenzierung von Aufbau und Ablauf der Arbeit innerhalb eines Unternehmens. Ausgehend von der zu erledigenden Hauptaufgabe wird diese in Teilaufgaben zerlegt, um so die Arbeits- und Aufgabenteilung innerhalb des Unternehmens in den einzelnen Abteilungen und Stellen zu ermöglichen.

Der Ablauf der Arbeit erfolgt in unterschiedlichen Arbeitsstufen, die als kleinste Einheiten in ihrer Gesamtheit die Aufgabe erfüllen. Arbeitsstufen, die dem gleichen Zweck dienen, werden zu Arbeitsreihen zusammengefasst, welche wiederum zu größeren Arbeitszyklen zusammengeschlossen werden, die in den Abteilungen organisiert werden. Anschließend wird die Verteilung der einzelnen Arbeitsaufgaben an die Arbeitsträger, also die einzelnen Stellen in einer Abteilung vorgenommen. Hierbei ist auf notwendige Abstimmungs- und Koordinationsprozesse unter den einzelnen Arbeitsträgern zu achten.

Das bekannteste Konzept ist das Analyse-Synthese-Konzept von Erich Koisol. Ähnlich der Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese in der Aufbauorganisation werden hierbei die Arbeitsanalyse und -synthese vorgenommen. Während die Arbeitsanalyse dazu dient, einen Überblick über die zu erledigenden Arbeitsteilaufgaben in den einzelnen Gliederungsstufen zu bieten, werden in der Arbeitssynthese die einzelnen Arbeitsteile – auf Grundlage der durch die Arbeitsanalyse gewonnenen Erkenntnisse – nach ihren jeweiligen Kriterien zusammengefasst.

Ablauforganisation als Ablaufplan

Das Konzept des Ablaufplans stellt eine Weiterentwicklung des Konzepts der Organisation der Arbeit dar. Hierbei wird besonderes Augenmerk auf die Arbeitsverteilung, die Arbeitsgruppierung, die Reihenfolge, die Leistungsabstimmung sowie die Anfangs- und Ablaufbedingungen und den Transport gelegt.

In der Arbeitsverteilung wird versucht eine bestmögliche Übereinstimmung zwischen der zu erledigenden Arbeit und der Qualifikation des entsprechenden Mitarbeiters zu schaffen. Die Arbeitsgruppierung dient der bestmöglichen räumlichen und zeitlichen Organisation von einzelnen Arbeitsabläufen.

Dazu gehört beispielsweise die Anordnung der benötigten Maschinen für die zu verrichtende Arbeit. Im Zuge der betrachteten Reihenfolge wird neben der Reihenfolge innerhalb eines Arbeitsprozesses auch die Reihenfolge unterschiedlicher Arbeitsprozesse berücksichtigt. Ziel ist eine bestmögliche Koordination der Arbeitsschritte untereinander.

Die Leistungsabstimmung dient der Synchronisation einzelner Arbeitsträger miteinander. Hinzu kommt die Betrachtung der Anfangs- und Ablaufbedingungen der Arbeit, die den äußerlichen Rahmen vorgeben. Um einzelne an verschiedenen Orten verrichtete Arbeiten bestmöglich miteinander abzustimmen, ist außerdem die Minimierung von Transportwegen und -kosten notwendig.

Ablauforganisation als Organisation des Prozesses

Zur optimalen stellenübergreifenden Verknüpfung von Arbeitsprozessen dient das Konzept der Prozessorganisation innerhalb der Ablauforganisation.

Diese kann in drei Phasen gegliedert werden:

• Analyse des Prozesses im Vorfeld der Organisation
• Organisation der einzelnen Prozessteile auf die entsprechenden Stellen
• interdisziplinäre koordination der Teilprozesse unter den einzelnen Stellen

Entscheidend dabei ist, dass immer der Prozess als Ganzes gesehen werden muss, um einen möglichst hohen Grad an Effizienz innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten.

Übungsfragen