Die GAP Analyse ist eine Früherkennungsmethode, mit der Abweichungen von möglichen Zielen erkannt werden können. Hierzu werden grafisch die aktuellen Entwicklungen mit den Zielzahlen verglichen. Die Lücke (englisch: Gap) wird in operative und strategische Lücke unterschieden. Die operative Lücke bezeichnet die Differenz zur Entwicklung bei kurzfristigen Gegenmaßnahmen. Die strategische Lücke stellt die Differenz zum optimalen Ergebnis da, welches mit dem Unternehmen erreicht werden könnte.
In dieser Lektion erklären wir dir, wie du eine GAP Analyse aufstellst, was du aus ihr ablesen kannst und welche Schlüsse du aus den Ergebnissen ziehst. Zur Verfestigung vom Thema findest du abschließend ein paar Übungen.
- Synonyme: Lückenanalyse | Analyse der strategischen Lücke
- Englisch: gap analysis
Warum ist die GAP Analyse wichtig?
Ein Unternehmen benötigt Ziele, um planvoll zu handeln. Damit die Zielzahlen mit den realen Zahlen verglichen werden können, gibt es die GAP Analyse. Anhand der Gaps werden Abweichungen bestimmt und es besteht die Möglichkeit, gegenzusteuern. Je nachdem, ob die operative oder die strategische Lücke betrachtet wird, kann durch kurzfristige Maßnahmen oder Strategieanpassungen eingegriffen werden.
GAP Analyse erstellen
Die GAP Analyse ist eine Grafik, die zwei Kennzahlen aufweist. Auf der x-Achse befindet sich der Faktor Zeit, der ansteigend ist. Auf der y-Achse lässt sich die jeweilige Zielgröße ablesen.
Je nachdem, welche Entwicklung überprüft werden soll, kann hier mit unterschiedlichen Zielgrößen gearbeitet werden, wobei nur messbare Werte ausgewählt werden können. Den Inhalt der Analyse bilden letztendlich drei Graphen, deren Differenz die Lücken beschreiben.
Mögliche messbare Zielgrößen:
- Umsatz
- Gewinn
- Return on Invest
- Eigenkapitalquote
- Mitarbeiteranzahl
- Kundenanzahl
Hierzu stellt die Kern GmbH eine GAP Analyse auf. Die x-Achse beschreibt den Zeitraum der nächsten fünf Jahre bis 2024. Auf der y-Achse wird der Korridor für den Umsatz von 1 bis 10 Millionen € eingezeichnet.
Das Controlling der Kern GmbH errechnet aus den Daten der Vergangenheit den geplanten Umsatz für die kommenden fünf Jahre, welcher als Graph in die GAP Analyse eingetragen wird. Bei gleichbleibendem Geschäft geht die Kern GmbH im Jahr 2024 von 6,2 Millionen € Umsatz aus.
Im nächsten Schritt errechnet das Controlling aus Planzahlen den potenziellen Umsatz, bei Ausnutzung von kurzfristigen Verbesserungsmaßnahmen. Dieser beträgt 6,8 Millionen €. Letztendlich wird ebenfalls der optimale Umsatz errechnet, welcher 7,9 Millionen € beträgt.
Die Kern GmbH weiß hierdurch, dass im Jahr 2024 die operative Lücke bei 0,6 Millionen € und die strategische Lücke bei 1,1 Millionen € liegt. Dem Unternehmen ist nun bewusst, dass es Gegenmaßnahmen einleiten kann und welche Potenziale sich hieraus ergeben.
Lücken definieren
Die GAP Analyse besteht aus drei Graphen, deren Differenz die operative und die strategische Lücke sind. Je nach Größe der Lücke, sollte ein Unternehmen Maßnahmen einleiten, die die Lücken verkleinern.
Die drei Graphen sind:
- Erwartete Zielgröße bei gleichbleibendem Geschäft
- Erwartete Zielgröße bei Ausnutzung von kurzfristigen Verbesserungsmaßnahmen
- Strategische Zielgröße bei optimaler Ausnutzung aller Ressourcen
Operative Lücke
Die Differenz zwischen der erwarteten Zielgröße bei gleichbleibendem Geschäft und der erwarteten Zielgröße bei Ausnutzung von kurzfristigen Verbesserungsmaßnahmen ist die operative Lücke. Diese kann nochmals in die Leistungslücke und Wettbewerbslücke unterteilt werden.
Die Leistungslücke wird durch Maßnahmen geschlossen, die ungenutztes Potenzial in der Produktion ausnutzen. Die Wettbewerbslücke lässt sich durch Gewinnung von Marktanteilen schließen. Eine operative Lücke lässt sich somit durch einfache Maßnahmen verkleinern.
- Marketingmaßnahmen
- Einkaufskonditionen verbessern
- Wettbewerber verdrängen
- Mitarbeiterabbau
- Outsourcing
- Sonstige Einsparpotenzielle nutzen
Strategische Lücke
Die strategische Lücke ist die Differenz zwischen der erwarteten Zielgröße bei Ausnutzung von kurzfristigen Verbesserungsmaßnahmen und der strategischen Zielgröße bei optimaler Ausnutzung aller Ressourcen. Hierdurch wird somit die Differenz zum optimalen Ergebnis beschrieben.
Sollte ein Unternehmen alle Möglichkeiten sowie Ressourcen ausschöpfen und zu jeder Zeit optimale Ergebnisse liefern, so ist die strategische Lücke bei null. Damit die strategische Lücke geschlossen werden kann, müssen neue Strategien gefahren werden, weshalb es sich um eine langfristige Ausrichtung handelt.
Beispiele für Gegenmaßnahmen zu einer strategischen Lücke bei der Zielgröße Umsatz:
- Absatz erhöhen
- Markt ausweiten
- Produktvarianten erhöhen
- Neue Produkte aufnehmen (Diversifikation)
Zur Schließung von strategischen Lücken wird häufig die Ansoff Matrix zurate gezogen, aus der Maßnahmen abgeleitet werden können. Gegründet von Harry Igor Ansoff, zeigt die Matrix Möglichkeiten zur Strategieänderung auf. Sie ist auch als Z-Matrix oder Produkt-Markt-Matrix bekannt.
Je nachdem, ob neue Produkte oder neue Märkte im Fokus der neuen Strategie stehen, lassen sich über die Matrix die nächsten Schritte der Unternehmensausrichtung bestimmen.
Schwächen der GAP Analyse
Die GAP Analyse ist eine gute Möglichkeit, die Ausschöpfung von Potenzialen zu überprüfen, bevor das Unternehmen in die Problemzone gerät.
Doch bestehen auch Nachteile:
- Umwelteinflüsse und nicht quantifizierbare Faktoren fehlen völlig
- Aus Daten der Vergangenheit werden Zukunftsprognosen gemacht, die nicht unbedingt zutreffen müssen
- Es handelt sich um ein reines Kontrollinstrument
- Um Gegenmaßnahmen zu finden, müssen weitere Methoden wie die Ansoff Matrix genutzt werden
- Die GAP Analyse ist eher als Startpunkt für eine Neuausrichtung zu sehen