Beim Management by Systems steht die Regelung der betrieblichen Abläufe durch ein sich selbst tragendes System im Vordergrund. Die Führungskraft wird dabei lediglich als Regler dieses Systems gesehen.
Dieses Kapitel erläutert dir alles, was du zum Management by Systems wissen musst. Du wirst erfahren, wann das Management by Systems eine Rolle spielt und welche Vor- und Nachteile es mit sich bringt. Außerdem kannst du anschließend dein Wissen mithilfe unserer Übungsaufgaben überprüfen.
Was ist Management by Systems?
Die Führung von Mitarbeitern sollte immer einer ganzheitlichen Leitlinie folgen. Diese Leitlinie nennt man Führungsprinzip.
Neben dem Management by Systems zählen zu den Führungsprinzipien auch:
Das Führungsprinzip des Management by Systems setzt auf ein Management durch Systemsteuerung. Grundlage dieses Ansatzes ist der aus dem Managementkreis abgeleitete Prozess der Abstimmung und Umsetzung von:
- Setzung von Zielen
- Realisierung der Ziele
- Kontrolle der Erreichung von Zielen
- Anpassung Handlungsmaßnahmen aus den Ergebnissen der Kontrolle
Das Management by Systems umfasst alle Verfahren im Unternehmen. In extra angefertigten Dokumenten werden ausführliche Handlungsanweisungen für das Management und die Mitarbeiter festgehalten. Jeder im Unternehmen hat sich an diese Verfahrens- und Handlungsanweisungen zu halten.
Vergleichbar ist das Management by Systems mit dem Management by Decision Rules, wobei das Management by Systems noch deutlich umfassender verstanden wird. Im Gegensatz zum Management by Decision Rules umfasst es einen ganzheitlichen Ansatz und nicht nur die Erledigung von Routineaufgaben.
Um das Prinzip des Management by Systems in einem Unternehmen zu implementieren, müssen entsprechend umfassende Führungsverfahren und Kontrollmechanismen ausgearbeitet werden. Dabei muss jedes Unternehmen seine eigene auf die individuellen Anforderungen zugeschnittenes System entwickeln. Das Übernehmen von Systemen aus anderen Unternehmen führt in den meisten Fällen nicht zu dem gewünschten Ergebnis.
Wird das Management by Systems richtig angewandt, soll sich das System von selbst regulieren. Dazu bedarf es einer ausführlichen Planung und Ausarbeitung der Regelkreise und Systeme. Die Führungskraft schreitet dabei nur in Ausnahmefällen in die Ausführung der Arbeiten ein. Ein gutes Organisationsgeschick der Führungskraft ist daher unerlässlich.
Zu den Kernpunkten des Management by Systems gehören:
- In jedem Teil des Unternehmens werden selbstregulierende Systeme implementiert.
- Für alle betrieblichen Handlungen werden genaue Verfahrensanweisungen ausgearbeitet.
- Die Führungskraft greift nur in Ausnahmefällen selbst ein.
- Durch ein funktionierendes Informationssystem, meist eine Software, können die Zuständes des Systems, beispielsweise der Grad der Zielerreichung, zu jedem Zeitpunkt überwacht werden.
Warum ist Management by Systems wichtig?
Durch das Management by Systems wird die gesamte Komplexität der Verflechtungen innerhalb eines Unternehmens berücksichtigt. Durch die Schaffung eines systematischen Ordnungssystems soll die Effizienz der unternehmensinternen Prozesse verbessert werden.
Zugleich sollen die Führungskräfte entlastet werden, da sie nicht ständig die Mitarbeiter unterstützen und anleiten müssen.
Implementierung
Im Zuge der Implementierung des Management by Systems werden Unternehmensabläufe vereinfacht und einzelne Aufgabenbereiche klar voneinander abgegrenzt. Ein funktionierendes Informationssystem verbessert außerdem die Transparenz und erleichtert damit die Koordination der einzelnen Teilsysteme in den Abteilungen.
Durch das Ziel der Übertragung sämtlicher Aufgaben an die entsprechenden Subsysteme durch die Führungskräfte werden außerdem weniger hochbezahlte Management-Positionen benötigt, wodurch Kosten eingespart werden können.
Vorteile und Nachteile des Management by Systems
- Entlastung der Führungskräfte.
- Durch die Klarheit der Systeme und der damit verbundenen Verhaltens- und Arbeitsanweisungen können kostenintensive Manager-Stellen eingespart werden.
- Vereinfachte und optimierte Arbeitsabläufe.
- Vereinfachte Kommunikation und Verbesserung der Transparenz durch klare Strukturen und Regeln innerhalb des Systems.
- Die Einführung erfordert einen hohen Aufwand.
- Es wird zusätzliche Bürokratie geschaffen.
- An Ausnahmefälle oder sich verändernde Bedingungen lässt sich das starre System nur schwer und langsam anpassen.
- Die Motivation der Mitarbeiter kann aufgrund der Vielzahl von Regeln, die kaum Raum für Eigenverantwortung und -initiative lassen, sinken.
- Menschliche Führung wird oft vernachlässigt, da das Unternehmen mehr als Mechanismus denn als lebendiger Organismus gesehen wird.
Auch wenn das Management by Systems einen ganzheitlichen Ansatz für ein – im Optimalfall – sich selbst steuerndes Unternehmen bietet, so gilt es gerade aufgrund dieser Komplexität als nur schwer und unter hohem Aufwand in einem Unternehmen anwendbar. Aus diesem Grund findet man es in der Praxis – wenn überhaupt – nur in Ausnahmefällen, bzw. nur in Ansätzen.
Alternative Führungsprinzipien:
- Management by Exception
- Management by Decision Rules
- Management by Delegation
- Harzburger Modell
- Management by Objectives
- Management by Results