Die Personalbedarfsplanung ist ein Teil der Personalplanung und beschäftigt sich mit der Ermittlung der Soll-Größe der Anzahl der Mitarbeiter eines Unternehmens und deren qualitativen Voraussetzungen. Ziel der Bedarfsplanung ist, die Brücke zwischen der Umsatzplanung und der Personaleinsatzplanung zu legen, damit ausreichend viele qualifizierte Mitarbeiter ein bestimmtes Arbeitspensum bewältigen können. Im Rahmen der Personalbedarfsplanung wird eine Prognose erstellt, wie viele Arbeitskräfte mit welcher Qualifikation zu einem gewissen Zeitpunkt in einer bestimmten Abteilung benötigt werden.
In der folgenden Lektion erfährst du, welche Plangrößen die Personalbedarfsplanung ermittelt und wie sie weiterverarbeitet werden. Am Ende der Lektion findest du außerdem einige Übungsaufgaben, mit deren Hilfe du das Erlernte abfragen kannst.
Englisch: headcount planning | human resource planning
Warum ist die Personalbedarfsplanung wichtig?
Die Personalbedarfsplanung ist unerlässlich bei der Beschaffung neuer Arbeitskräfte. Damit die Arbeitsabläufe eines Unternehmens nicht ins Stocken geraten, ist eine frühzeitige Erkennung des Bedarfs und der notwendigen Beurteilungskriterien notwendig.
Was ist die Personalbedarfsplanung?
Hauptaufgabe der Personalbedarfsplanung ist die Feststellung, wie viele Mitarbeiter mit welcher Qualifikation zu welcher Zeit an welchem Ort im Unternehmen benötigt werden. Dabei muss vor allem darauf geachtet werden, Engpässe an Mitarbeitern zu vermeiden und so kostengünstig wie möglich zu wirtschaften.
Damit gewisse Umsatz- und Produktionsziele im Betrieb erreicht werden können, schafft die Personalbedarfsplanung die Grundlage für die Einsatzplanung, damit die vorhandenen Mitarbeiter bestmöglich genutzt werden können.
Funktionen der Personalbedarfsplanung
Die Personalbedarfsplanung:
- … verfolgt unternehmerische Zielsetzungen
- … führt eine Bestandsanalyse der momentanen IST-Situation der Arbeitskräfte durch
- … erstellt einen Plan zur Personalbeschaffung oder zum Personalabbau
- … führt die festgelegten Maßnahmen durch
- … und überprüft schlussendlich die Anpassung der Maßnahmen
Von der Personalbedarfsplanung festzustellende Parameter:
- Erforderliche Menge an Mitarbeitern
- Erforderlicher Zeitraum der Arbeit
- Erforderliche Qualifikationen der neuen Mitarbeiter
- Ort der Arbeit (Abteilung, Team, Niederlassung)
Arten des Personalbedarfs
Die Arten des Personalbedarfs im Überblick:
- Einsatzbedarf: Anzahl der Arbeitskräfte mit gewisser Qualifikation, um die Aufgaben adäquat zu erledigen
- Zusatzbedarf: Arbeitskräfte, die in gewissen Zeiten zusätzlich benötigt werden
- Reservebedarf: Mitarbeiter zur Reserve, die aufgrund Krankheit oder Unfall benötigt werden
- Ersatzbedarf: Ersatzkräfte für aus dem Unternehmen ausgeschiedene Arbeitnehmer
- Neubedarf: Arbeitnehmer für neu geschaffene Stellen
- Freistellungsbedarf oder Minderbedarf: Differenz zwischen SOLL- und IST-Größe; Es sind mehr Arbeitnehmer vorhanden, als benötigt werden
Methoden der Personalbedarfsermittlung
Um den IST-Zustand der Personalsituation im Unternehmen beurteilen zu können, kommen zahlreiche verschiedene Verfahren in Frage. Zu unterscheiden sind grundlegend allerdings die qualitativen und quantitativen Methoden der Bedarfsermittlung.
Der qualitative Personalbedarf klärt die Frage, welche Qualitäten und Eigenschaften die Mitarbeiter für die Verrichtung ihrer Arbeit im Unternehmen mitbringen müssen. Der quantitative Personalbedarf zeigt an, in welcher Menge Arbeitskräfte benötigt werden.
Qualitative Personalbedarfsermittlung
Die ‚qualitative Personalbedarfsermittlung‘ basiert auf den Kenntnissen und Fähigkeiten der potenziellen Arbeitnehmer. Dabei wird besonderes Augenmerk auf ihre Ausbildung und ihre Fähigkeiten gelegt. In die Ausschreibung der zu besetzenden Stelle werden bestenfalls alle diese Anforderungen aufgenommen. Vor allem bei technischen Berufen spielen die bereits erlernten Kenntnisse der jeweiligen neuen Technologien und Verfahren eine große Rolle.
Neben den objektiven Fähigkeitsnachweisen werden im Rahmen der qualitativen Bedarfsermittlung auch physische und psychische Qualitätsparameter abgefragt.
Dazu gehören beispielsweise:
- Belastbarkeit
- Logik
- Gedächtnisleistung
- Motivation
- soziale Fähigkeiten
- Verlässlichkeit
Diese Attribute werden häufig in verschiedensten Testverfahren überprüft.
Quantitative Personalbedarfsermittlung
Der andere Teil der Personalbedarfsermittlung beschäftigt sich mit den mengenmäßigen Erfordernissen des Personalbedarfs.
Dazu gehören zum Beispiel:
- Anzahl der einzustellenden Mitarbeiter
- Organisation der Überstunden
- Kompensation von Urlauben und Überstunden
- Prognose von Ausfällen aufgrund von Pensionen, Kündigungen, Mutterschutz, Versetzungen
Methoden der quantitativen Personalbedarfsermittlung:
- Schätzverfahren: Die Berechnung des Schätzverfahrens basieren auf den Schätzungen der jeweiligen Vorgesetzten einer Abteilung. Sie prognostizieren den möglichen Personalbedarf anhand ihrer Erfahrungen. Das Schätzverfahren ist die wohl am weitesten verbreitete Methode der quantitativen Bedarfsermittlung.
- Kennzahlenmethode: Hierbei wird die Anzahl der benötigten Mitarbeiter dem zu erreichenden Umsatz oder Gewinn zugrunde gelegt. Aufgrund objektiver Leistungsmerkmale kann so der quantitative Bedarf an Mitarbeitern festgelegt werden.
- Personalbemessungsmethode: Die von einem Arbeitnehmer benötigte Zeit wird mit seiner Leistung direkt in Verbindung gebracht. Beispiel: Ein Mitarbeiter benötigt 27 Stunden zur Herstellung eines Computerchips. Um die Unternehmensziele zu erreichen, wird die Anzahl der Arbeitnehmer objektiv errechnet. Zusätzlich errechnet das Unternehmen einen Puffer aufgrund von Urlaubszeiten und Krankheitstagen.
- Stellenmethode: Die Ermittlung des Bedarfs beruht auf dem bisherigen Stellenbedarf. Durch eine Fortschreibung dieser Kennzahlen wird eine Schätzung für die Zukunft vorgenommen. Kombiniert werden diese Zahlen mit den zu erreichenden Unternehmenszielen. Beispiel: Wird eine Umsatzsteigerung von 10 % prognostiziert, muss der Stellenbedarf entsprechend erhöht werden.