Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung ist ein Teilbereich der Personalplanung und beschäftigt sich mit der Strukturierung der Ressource “Arbeitskraft” in einem Unternehmen. Dabei werden die Mitarbeiter sinnvoll einer Position zugewiesen und die zeitlichen und örtlichen Parameter ihrer Arbeit definiert. Durch eine optimale Personaleinsatzplanung wird die Arbeitskraft in einem Betrieb bestmöglich genutzt und damit die Produktivität gesteigert.

In der folgenden Lektion erfährst du, welchen Nutzen die Personaleinsatzplanung für ein Unternehmen hat, welche Methoden sie verwendet und welche Vorteile sie mit sich bringt. Ganz unten findest du nützliche Übungsfragen, mit denen du den Inhalt der Lektion abfragen kannst.

Englisch: Workforce Management

Warum ist die Personaleinsatzplanung so wichtig?

Das wichtigste Kapital eines Unternehmens sind stets die Mitarbeiter. Damit diese Ressource optimal eingesetzt werden kann, ist eine funktionierende Personaleinsatzplanung unerlässlich.

Was ist die Personaleinsatzplanung (PEP)?

Die Personaleinsatzplanung, ein Teil des sogenannten “Workforce Management”, hat die Aufgabe, die vorhandenen Arbeitskräfte ihren Positionen zuzuordnen. Dabei sind vor allem die qualitativen Eigenschaften des Arbeitnehmers als Beurteilungskriterium heranzuziehen. Des Weiteren werden dort Beförderungen und eventuelle Versetzungen in andere Abteilungen unter Schonung der Personalkapazitäten vorgenommen.

Neben der Zuordnung der Mitarbeiter auf ihre Positionen übernimmt die Personaleinsatzplanung außerdem die zeitlichen Pläne und Abfolgen (Schichtpläne) der Arbeitnehmer und kompensiert Engpässe während Zeiten des Hochbetriebes.

Zuzuordnen ist die Personaleinsatzplanung der Personalplanung, welche wiederum eine Unterkategorie des Personalmanagements ist.

Ziele der Personaleinsatzplanung

Wichtigste Ziele der Personaleinsatzplanung:

• Besetzung der offenen Stellen: Um den Betrieb eines Unternehmens ohne Einbußen der Produktivität sicherstellen zu können, müssen alle notwendigen Stellen mit den bestmöglich geeigneten Mitarbeitern besetzt werden. Dazu gehören auch Führungs- und andere Schlüsselpositionen innerhalb eines Unternehmens. Des Weiteren prognostiziert die Personaleinsatzplanung eventuelle Mitarbeiterengpässe und reagiert rechtzeitig.
• Steigerung des Ergebnisses und gleichzeitige Senkung der Kosten: Um den Spagat zwischen Einsparungen und gleichzeitiger Umsatzsteigerung zu erreichen, muss die Personaleinsatzplanung auf die Arbeitnehmer eingehen, Leerlaufzeiten vermeiden und nützliche Weiter- und Fortbildungen anstoßen. Außerdem sollte die Einsatzplanung eine zu hohe Anzahl an Überstunden und Mehrarbeit jedenfalls vermeiden. Je zufriedener die Mitarbeiter sind, desto höher die Produktivität und die Arbeitsleistung.
• Flexibilität in Zeiten von Schwankungen: Je nach Unternehmensgegenstand kann es in gewissen Zeiten zu Hochbetrieb kommen. Die PEP reagiert kurzfristig auf unvorhergesehene Schwankungen und vermeidet Personalengpässe.

PEP als Teil des Workforce Managements

Die Personaleinsatzplanung beschreibt heutzutage einen Teil des weiter gefassten “Workforce Managements”. Dieses ist mit der Aufgabe betraut, neben der PEP auch andere Ressourcen für Arbeitnehmer zu disponieren. Dazu zählen etwa Maschinen, Handys oder Firmenautos. Außerdem beschreibt Workforce Management den ganzheitlichen Prozess, die Produktivität des Unternehmens durch Optimierung der Ressource Arbeitnehmer zu steigern. Dazu gehören etwa auch Personalbedarfsprognosen, Budgetverteilung oder Recruiting.

Aufgaben der Personaleinsatzplanung

Neben der eigentlichen Personaleinsatzplanung, bei welcher die Mitarbeiter ihren Positionen zugewiesen werden und die Kapazitäten verteilt werden, ist eine der Hauptaufgaben der PEP die Schichtplanung und das Arbeitszeitmanagement.

Obwohl die Personaleinsatzplanung eigentlich zum operativen Teil des Unternehmens gehört, ist sie mittlerweile ausschlaggebender Faktor bei der Frage der Kostensenkung. Durch den optimalen Einsatz von Arbeitskräften spart das Unternehmen Ausgaben (z.B. für Recruiting und Umschulungen).

Qualitative Personaleinsatzplanung

Um Arbeitnehmer bestmöglich auf verfügbare Stellen innerhalb des Unternehmens aufteilen zu können, ist der Abgleich der qualitativen Eigenschaften der Bewerber mit dem Anforderungsprofil der Position notwendig. Die PEP definiert in diesem Zusammenhang die Tätigkeitsbeschreibungen.

Notwendige Inhalte der Stellenbeschreibung sind…

• … Aufgaben am Arbeitsplatz
• … Anforderungen an den Bewerber (Ausbildung, Berufserfahrung)
• … Bezeichnung der Position
• … Verantwortungsbereich
• … Einordnung der Position in die Unternehmensstruktur
• … Befugnisse des Arbeitnehmers

Erst nach Gegenüberstellung des Anforderungsprofils mit den tatsächlichen qualitativen Eigenschaften des Bewerbers kann eine Entscheidung über die Einstellung getroffen werden.

Quantitative Personaleinsatzplanung

Ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich der Personaleinsatzplanung ist die quantitative Planung. Dabei wird der IST-Bestand der Arbeitnehmer dem SOLL-Bestand gegenübergestellt. Die PEP prognostiziert eventuelle Engpässe des Mitarbeiterbestandes und reagiert rechtzeitig, um wirtschaftliche Einbußen des Unternehmens zu vermeiden.

Zeitliche Personaleinsatzplanung

Um für saisonale Schwankungen und andere Hochbetriebszeiten gerüstet zu sein, sorgt die PEP dafür, dass ausreichend Personal vorhanden ist, um das Arbeitsvolumen bewältigen zu können. Gleichzeitig wird der Personalbestand in Leerlaufzeiten reduziert, um wichtige Ressourcen zu sparen.

Schichtplanung

Auch die Organisation der einzelnen Mitarbeiter und ihren individuellen Zeitplänen obliegt der PEP. Die Arbeitnehmer verrichten ihre Arbeit dabei oft zu verschiedenen Zeiten, was eine genaue Planung und hohe Flexibilität erfordert.

PEP und technische Lösungen

Die Personaleinsatzplanung ist aufgrund seiner Komplexität auf technische Hilfsmittel angewiesen. In den meisten großen Unternehmen wird daher mit kostspieligen, aber hilfreichen Softwareprogrammen gearbeitet.

Wichtige Vorteile einer PEP Software:

• Zeitersparnis
• Simple Benutzeroberfläche
• Flexibilität
• Zugriff auf alle Daten der Mitarbeiter
• Eingabe der Daten ohne großen Aufwand

Übungsfragen