Personalplanung

Die Personalplanung beschäftigt sich mit der Organisation und der Planung von personellen Maßnahmen, die in der Zukunft liegen. Ziel der Personalplanung ist es, die Beschäftigten an dem Ort einzusetzen, an dem sie benötigt werden. Optimal ist die Personalplanung dann, wenn Qualität und Quantität den gegebenen Anforderungen an die Arbeit entsprechen.

In dieser Lektion wird die Personalplanung behandelt. Du erfährst, welche Relevanz die Personalplanung in einem Unternehmen hat und in welche Teilbereiche sie untergliedert werden kann. Nachdem wir dir ein Beispiel für eine strukturierte Personalplanung vorgestellt haben, informieren wir dich abschließend über die Merkmale der strategischen Personalplanung. Um dein Wissen über das Thema Personalplanung zu vertiefen, beantworte nach dem Beitrag einige Übungsfragen.

Englisch: personnel planning | human resources planning | staff planning

Warum ist die Personalplanung in einem Unternehmen wichtig?

Abhängig von der Größe und den erforderlichen Tätigkeiten braucht ein Unternehmen mehr oder weniger Personal. Da neben Gehalt und Lohn auch ein Teil der Sozialversicherungsbeiträge von den Unternehmen übernommen wird, ergeben sich zusätzliche Kosten. Darum ist es für einen Betrieb wichtig, dass der Personaleinsatz richtig kalkuliert wird. Deshalb achtet ein Unternehmen bei der Personalplanung auf die Quantität und die Qualität des Personaleinsatzes.

Die Teilbereiche der Personalplanung

Eine strukturierte Personalplanung umfasst die folgenden Teilbereiche:

• Personalbedarfsermittlung
• Personalbeschaffungsplanung
• Personalentwicklungsplanung
• Personaleinsatzplanung
• Personalfreisetzungsplanung

Personalbedarfsermittlung

Am Anfang einer strukturierten Personalplanung steht die Personalbedarfsermittlung. Hier wird entschieden, ob das vorhandene Personal optimal eingesetzt wurde oder Änderungen an der Personalstruktur vorgenommen werden müssen.

• Reichen die vier Arbeiter in der Werkstatt?
• Ist der Leiter der Marketingabteilung mit seinen Fähigkeiten am richtigen Platz?
• Kann ein Buchhalter die Buchhaltung allein bewältigen oder benötigt er Unterstützung durch einen Kollegen?

Diese und weitere Fragen werden im Rahmen der Personalbedarfsermittlung geklärt. Ziel der Personalbedarfsermittlung ist es, eine Sollvorgabe zu ermitteln, auf deren Basis die personellen Maßnahmen des Unternehmens ausgerichtet sind. So kann auch Ausfällen, beispielsweise durch Krankheit, Mutterschutz oder Elternzeit gezielt begegnet werden.

So wird der Personalbedarf ermittelt:

Personalbeschaffungsplanung

Eine Folge der Personalbedarfsermittlung ist die Personalbeschaffungsplanung. Steht fest, wie viel Personal benötigt und wo es eingesetzt wird, muss das Unternehmen klären, wo das Personal herkommen soll. Als Synonym wird häufig auch der Begriff „Personalgewinnung“ verwendet. Neben der Stellenausschreibung gibt es die Möglichkeit des Personalleasings. Die interne Personalgewinnung sieht vor, dass vakante Stellen durch Mitarbeiter besetzt werden, die das Unternehmen bereits beschäftigt.

Wird ein Unternehmen bei der Besetzung eines Arbeitsplatzes nicht fündig, können Anreizsysteme zum Erfolg führen. Diese Anreizsysteme können finanzieller Art sein. Aber auch die Stellung eines Firmenwagens oder eines Laptops, den der neue Mitarbeiter auch privat nutzen kann, sind Faktoren, die einen Bewerber zur Annahme der ausgeschriebenen Stelle bewegen können.

Personalentwicklungsplanung

Bei der Personalentwicklungsplanung stehen die Leistungsfähigkeit und die Leistungsbereitschaft der Belegschaft im Fokus. Das Unternehmen entwickelt geeignete Maßnahmen, um die Potenziale der Mitarbeiter zu fördern.

Bei der Personalentwicklungsplanung können die folgenden Arten unterschieden werden:

• Berufsvorbereitende Personalentwicklung
• Berufsbegleitende Personalentwicklung
• Berufsverändernde Personalentwicklung

Die berufsvorbereitende Entwicklung bezieht sich auf die Ausbildung des zukünftigen Personals. Unter diesen Punkt fallen aber auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Vergabe von Praktika.

Der berufsbegleitende Personalentwicklung stellt auf die Qualifikation der Mitarbeiter ab. Jeder Beschäftigte soll entsprechend seinen Fähigkeiten gefördert werden.

Die berufsverändernde Personalentwicklung unterstützt Umschulungsmaßnahmen und Mitarbeiter, die sich in der Rehabilitation befinden.

Personaleinsatzplanung

Bei der Personaleinsatzplanung geht es darum, die beschäftigten Mitarbeiter gezielt einzusetzen. Im Optimalfall erhält der Mitarbeiter eine Stelle, die seinen Neigungen und seinen Fähigkeiten entspricht. Aus diesem Grund wird der Qualifikation eines Mitarbeiters bei der Personaleinsatzplanung eine entscheidende Rolle zugemessen.

Ziel der Personaleinsatzplanung ist es, durch eine höhere Effizienz einen reibungslosen Arbeitsablauf zu generieren. Ist der Mitarbeiter mit seiner Tätigkeit zufrieden, steigert dies seine Motivation. Dies sorgt nachhaltig für ein besseres Betriebsklima.

Auf Grundlage der Personaleinsatzplanung trifft das Unternehmen wichtige Entscheidungen. Hier wird auch über Beförderungen und Mitarbeiterkündigungen entschieden.

Personalfreisetzungsplanung

Die Personalfreisetzungsplanung steht in einem engen Zusammenhang mit Umstrukturierungsmaßnahmen innerhalb eines Unternehmens. Wenn Arbeitsabläufe zusammengefasst oder anders organisiert werden, benötigt das Unternehmen nicht mehr die Personalintensität wie zuvor. Dies zieht Personalabbau und Kündigungen nach sich. Die Personalfreisetzungsplanung soll einen Beitrag dazu leisten, dass dieser Prozess strukturiert verläuft.

Diese weiteren Möglichkeiten der Freisetzung gibt es:

• Interne Versetzung, z. B. an einen anderen Standort oder auf eine andere Position
• Umstellung auf Teilzeit (auch Altersteilzeit)
• Umschulung oder Weiterbildung

Kurzzeitige Maßnahmen sind auch der Abbau von Überstunden oder die Anmeldung von Kurzarbeit.

Beispiel für eine strukturierte Personalplanung

Was versteht man unter strategischer Personalplanung?

Die strategische Personalplanung beginnt mit einer fundierten Ermittlung des Istzustandes. Hierbei steht die Frage im Raum, ob die Unternehmensziele mit dem gegenwärtigen Personalbestand noch erreicht werden können oder ob Änderungen erforderlich sind. Nach einer Analyse der einzelnen Geschäftsfelder sollen Anforderungsprofile den neuen Personalbedarf ermitteln.

Aufbauend hierauf wird ein Plan zur Personalbeschaffung erstellt. Grundlage der Personalbedarfsermittlung sind die Bestimmung von Jobfamilien. Nahe Berufsfelder – wie z. B. Buchhalter und Bilanzersteller – werden zusammengefasst. Danach werden die Risikoprofile ermittelt. Im Zentrum stehen die Fragen nach Kapazitäten und Kompetenzen.

Weitere Faktoren sind das Beschaffungsrisiko und das Altersrisiko. Abschließend erfolgt eine Laufbahn- und Nachfolgeplanung. Hier werden bestimmte Schlüsselpositionen bestimmt und Entwicklungspläne für Mitarbeiter aufgestellt, die sich durch besondere Leistungen hervorgehoben haben.

Übungsfragen