Beschaffung

Die Beschaffung in einem Unternehmen bezeichnet den Einkauf und die Besorgung von allen Objekten, die zur Erreichung der Unternehmensziele benötigt werden. Damit ist im betriebswirtschaftlichen Sinne mit dem Begriff der Beschaffung nicht nur der Materialeinkauf gemeint. Die Beschaffung bezieht deutlich mehr Objekte ein, wie beispielsweise Arbeitskräfte, das Kapital, Immobilien, Betriebsmittel, Dienstleistungen oder Rechte und Informationen. Für die Beschaffung sind in den meisten Unternehmen viele Abteilungen zuständig.

Diese Lektion dient dazu, dir den Begriff der Beschaffung näherzubringen. Du erhältst eine Abgrenzung vom Begriff Beschaffung innerhalb der Materialwirtschaft und eine Übersicht der einzelnen Beschaffungsbereiche im Unternehmen. Zum Abschluss stehen dir einige Übungsfragen zur Verfügung.

• Synonyme: Einkauf
• Englisch: procurement

Bereiche der Beschaffung

Der Begriff der Beschaffung umfasst mehr als den Bereich Materialbeschaffung. Die Materialbeschaffung ist sicherlich der wichtigste Bestandteil der Beschaffung, da diese regelmäßig stattfindet und zum operativen Geschäft eines Unternehmens zählt. Deshalb wird auf die Materialbeschaffung ein großes Augenmerk gelegt und es wird versucht, in diesem Bereich Optimierungen durchzuführen.

Dennoch müssen in einem Unternehmen nicht nur Materialien beschafft werden, um den Geschäftsbetrieb einzurichten und aufrecht zu erhalten. Da es zahlreiche Beschaffungsobjekte gibt, kommen mehrere Unternehmensbereiche mit dem Einkauf in Kontakt. Das Facility Management, das Human Ressource oder die Finanzverwaltung werden beispielsweise in diesem Fall zu Beschaffern.

Überblick der Beschaffungsobjekte

• Rohstoffe
• Betriebsstoffe
• Hilfsstoffe
• Halbfabrikate
• Arbeit/Personal
• Dienstleistungen
• Kapital
• Betriebsmittel
• Informationen
• Rechte

Materialbeschaffung

Die Materialbeschaffung ist gerade in produzierenden Unternehmen der wichtigste Bereich der Beschaffung. Damit ein Unternehmen immer genug Material für die Produktion zur Verfügung hat, müssen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe in ausreichender Menge vorhanden sein. Da die Beschaffung im Materialbereich häufiger stattfindet, sind in vielen Unternehmen Automatismen installiert. Hierzu gehören die Meldebestände, die beim Erreichen bestimmter Materialmengen eine automatische Bestellung der Ware auslösen.

Unterschieden wird außerdem in die Einzelbeschaffung, die Vorratsbeschaffung und die Just-in-time-Anlieferung. Bei der Einzelbeschaffung werden die Materialien für den jeweiligen Kundenauftrag in der Menge beschafft, wie sie benötigt werden. Anders bei der Vorratsbeschaffung, bei der immer genügend Materialien auf dem Lager vorhanden sind. Eine spezielle Form der Materialbeschaffung ist Just-in-time. Hierbei sorgt die Beschaffungslogistik dafür, dass keine Vorräte entstehen, wodurch ein Unternehmen kein Lager benötigt.

Personalbeschaffung

Die Beschaffung vom Faktor Arbeit findet in den meisten Unternehmen im Human Ressource Management statt. Hier melden die Abteilungen ihren Bedarf an Arbeitskräften, der sich aus der Auftragslage, persönlichen Gründen der Mitarbeiter oder der klassischen Fluktuation ergibt.

Die Personalbeschaffung hat das Ziel, den Bedarf mit Arbeitskräften zu decken und dabei gleichzeitig kosten- und qualitätsoptimiert zu handeln. Zur Beschaffung stehen verschiedene Methoden von der klassischen Stellenausschreibung über interne Umbesetzungen bis hin zu Head Huntern oder den sozialen Medien zur Verfügung.

Beschaffung von Dienstleistungen

Jedes Unternehmen ist auf externe Dienstleistungen angewiesen. Je kleiner der Betrieb, desto häufiger werden die benötigten Dienstleistungen fremdvergeben, da die jeweiligen Aufgaben nicht durch eigene Mitarbeiter durchgeführt werden können.

Zu den Dienstleistungen können die unterschiedlichsten Unternehmensbereiche gehören, wie beispielsweise die Reinigungskräfte, eine Unternehmensberatung oder Entwickler für PC-Programme. Dabei kann es sich um dauerhafte und wiederkehrende Dienstleistungen oder um einmalige Leistungen handeln.

Kapitalbeschaffung

Kommt es im Unternehmen zu dem Bedarf nach frischem Kapital, so stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Kapitalbedarf entsteht, wenn Investitionen getätigt werden sollen, wenn schlechte Zeiten überbrückt werden müssen oder wenn es zu einer Änderung der Rechtsform kommt. Das Kapital lässt sich für ein Unternehmen über Eigen- oder Fremdkapital beziehen.

Möglichkeiten der Kapitalbeschaffung

• Aufnahme von Gesellschaftern
• Herausgabe von Aktien
• Verkauf von Anlagevermögen
• Verkauf von Grundstücken oder Immobilien
• Aufnahme von Krediten
• Abschöpfen von Fördermitteln
• Auflösen von Vorräten

Beschaffung von Anlagevermögen

Regelmäßig muss ein Unternehmen Betriebsmittel und Anlagevermögen beschaffen. Gerade in produzierenden Unternehmen können hierdurch hohe Kosten entstehen. Anlagevermögen wird benötigt, wenn neue Produkte ins Sortiment aufgenommen werden, wenn die fortgeschrittene Technik dies erfordert oder wenn Maschinen kaputt gehen. Neben den Maschinen gehören Büroausstattungen und im weiteren Sinne die Gebäude zum Anlagevermögen, wobei diese meist gesondert unter Immobilien laufen.

Beschaffung von Informationen und Rechten

Beschaffungen können auch immaterieller Art sein, wenn etwa Informationen oder Rechte benötigt werden. Die Beschaffung von Informationen ist in vielen Bereichen möglich, wenn es beispielsweise um die Marktanalyse, um den internationalen Pressespiegel oder um den aktuellen Stand der Forschung geht.

Genauso unterschiedlich wie die Informationen selbst, sind die möglichen Quellen, die zur Verfügung stehen. Ein zweiter Bereich ist die Beschaffung von Rechten. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Patente oder Lizenzen.

Aufgaben der Beschaffung

Einige Aufgaben betreffen die Beschaffung unabhängig vom Objekt, welches beschafft werden muss. Es handelt sich um generelle Tätigkeiten, die einem Unternehmen den Einkauf vereinfachen und die wirtschaftlichen Aspekte des Einkaufs verbessern. Zu den Aufgaben zählen die Bereiche der Bedarfsermittlung, der Marktanalyse und der Bestellabwicklung bis hin zum Wareneingang.

Überblick der Aufgaben während der Beschaffung

• Bedarfsermittlung: Damit der Einkäufer weiß, was er in welcher Menge einkaufen muss, benötigt er genaue Angaben zum Bedarf. Im Idealfall weiß er, was er in welcher Menge, zu welcher Art, an welchem Ort, zu welcher Uhrzeit und in welcher Qualität zur Verfügung stellen muss.
• Bezugsquellenermittlung: Im nächsten Schritt muss der Beschaffungsmarkt für das benötigte Produkt analysiert werden. Hierdurch erhält der Einkauf einen Überblick über potenzielle Lieferanten in Zusammenhang mit den Lieferzeiten.
• Lieferantenauswahl: Ist der Beschaffungsmarkt analysiert, sind die potenziellen Lieferanten gelistet. Aus dieser Liste findet anhand von Bewertungsfaktoren eine Lieferantenauswahl statt, mit dem Ziel, den besten Lieferanten zu bestimmen.
• Vertragsverhandlungen: Der am besten bewertete Lieferant wird für Vertragsverhandlungen aufgesucht und die Objekte aus der Bedarfsermittlung angefragt.
• Bestellabwicklung: Ist der Vertrag abgeschlossen, erfolgt die Bestellung. Diese kann je nach Häufigkeit der Aufträge komplexer ausfallen als bei einer einmaligen Bestellung.
• Bestellüberwachung: Nachdem die Bestellung abgegeben wurde, müssen der gesamte Bestellprozess und die Lieferzeit überwacht werden.
• Wareneingang: Beim Eintreffen der bestellten Ware ist es ratsam, diese auf Menge, Richtigkeit und Qualität zu überprüfen.
• Rechnungsprüfung mit Zahlung: Ist der gesamte Prozess zur Zufriedenheit abgeschlossen, muss zuletzt die Rechnung geprüft und die Rechnung bezahlt werden.

Übungsfragen