Die Systemanalyse im betriebswirtschaftlichen Sinne beschreibt die Untersuchung des gesamten Unternehmens im Hinblick auf seine Gesamtheit als System. Das Ziel dabei ist Verbesserungspotenziale zu entdecken und entsprechende Maßnahmen zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit des Unternehmens abzuleiten.
Dieses Kapitel zeigt dir, warum die Systemanalyse von Bedeutung ist und was genau darunter verstanden wird. Anhand der nachstehenden Übungsaufgaben bekommst du die Möglichkeit, dein Wissen zu überprüfen.
Welche Bedeutung hat die Systemanalyse?
Jedes Unternehmen ist ein System, das aus verschiedenen Subsystemen besteht.
Zu diesen Subsystemen gehören:
- Führung
- Planung
- Entscheidungen
- Koordination
- Kontrolle
Diese einzelnen Prozesse greifen ineinander, um das gesamte System Unternehmen bestmöglich zum Laufen zu bringen.
Um nachhaltige Verbesserungen in den einzelnen Prozessen des Unternehmens und im ganzheitlichen System der Wertschöpfung des Unternehmens ausmachen und etablieren zu können, bedarf es der Betrachtung des Unternehmens als ganzheitliches System im Rahmen der Systemanalyse. Dieses System wird zusätzlich von eingehenden und ausgehenden Umweltfaktoren beeinflusst, die im Zuge der Systemanalyse ebenfalls berücksichtigt werden müssen.
Mit Hilfe einer Systemanalyse werden die Wechselwirkungen zwischen den einzelnen Stellen, Prozessen und Umweltfaktoren sichtbar gemacht und mögliche Schwachstellen und Verbesserungspotenziale können aufgedeckt werden. So können die zu treffenden Entscheidungen fundiert unterstützt werden.
Betriebswirtschaftliche Systemanalysen, die durch entsprechende Modelle gestützt werden, können in vielen Bereichen angewendet werden. Insbesondere für das Anstoßen von Change-, Innovations- und Wachstumsprozessen sind sie bestens geeignet. Daneben eignen sie sich auch im Qualitäts- und Supply Chain Management und der unternehmerischen Strategieentwicklung.
Was versteht man unter einer Systemanalyse?
Die Grundlagen der Systemanalyse liegen in der Systemtheorie und der Kybernetik. Die hier gewonnenen Erkenntnisse dienen in der Systemanalyse dem Verständnis von Verhalten und Struktur des gesamten Systems. Das zu analysierende System kann dabei nicht nur aus dem Unternehmen selbst bestehen, sondern auch aus der Interaktion vom Unternehmen mit der Umwelt oder anderen Unternehmen.
Um diese Systeme analysieren zu können, werden sie in der Betrachtung künstlich geschlossen. Das bedeutet, dass nicht relevante Umweltfaktoren ausgeschlossen werden. Alle Elemente und Subsysteme, die für das Funktionieren des betrachteten Systems relevant sind, liegen dabei innerhalb der Betrachtungsgrenzen.
Neben den einzelnen Elementen und Subsystemen werden vor allem deren Beziehungen untereinander näher betrachtet. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse dienen der Lenkung des Unternehmens in die gewünschte Richtung.
Dabei gibt es grundsätzlich vier unterschiedliche Möglichkeiten der Systemlenkung:
- Das Prinzip der Steuerung
- Das Prinzip der Regelung
- Das Prinzip der Vorkopplung
- Das Prinzip der Adaption
Das Prinzip der Steuerung
Beim Prinzip der Steuerung übernimmt eine Steuereinrichtung die lenkende Funktion im System. Sie wird beeinflusst von der vom Entscheider festzulegenden Sollgröße, welche entsprechend der vorliegenden Informationen als Stellgröße den Input in das System beeinflusst.
Mögliche Störgrößen bleiben hierbei unberührt. Rückkoppelnde Informationen über den Output fehlen in dieser Variante. Aus diesem Grunde wird die Steuerung als Systemlenkung vor allem in der unternehmerischen Planung, weniger aber in der realen Umsetzung angewendet.
Das Prinzip der Regelung
Im Vergleich zur reinen Steuerung wird beim Prinzip der Regelung die vom Entscheider vorgegebene Sollgröße durch eine Rückkopplung aus dem Output direkt beeinflusst.
Die daraus gewonnen Erkenntnisse haben einen direkten Einfluss auf den neuerlichen Input in das System, da die Stellgröße durch den Regler direkt angepasst werden kann. Angewendet wird das Prinzip der Regelung beispielsweise im betrieblichen Controlling.
Das Prinzip der Vorkopplung
Im Zuge der Lenkung des Systems durch das Prinzip der Vorkopplung wird wird die Störgröße bereits vor dem input in das System analysiert und die gewonnenen Informationen der Steuereinrichtung zugeführt. So kann die Sollgröße anhand dieser Informationen direkt zur entsprechenden Stellgröße angepasst und das in das System geführt werden.
Dies findet beispielsweise bei der Implementation von Frühwarnsystemen im Controlling oder der Produktion Anwendung.
Das Prinzip der Adaption
Bei dem Prinzip der Adaption handelt es sich um einen Mechanismus zur Lenkung höherer Ordnung. Das bedeutet, dass angenommen wird, dass sich das System selbst organisieren und regulieren kann. Damit wird die innere Ordnung aufrechterhalten und kann bei Bedarf an sich wandelnde Umweltbedingungen angepasst werden.
Die durch Störungen verursachten Abweichungen vom eigentlichen Sollwert werden durch eine kompensierende Rückkopplung eigenständig beseitigt. Selbstorganisierende Systeme sind in der Lage, sowohl ihre Zielgrößen als auch die inneren Routinen und die Strukturen entsprechend anzupassen. Um dies zu gewährleisten, müssen eigenständige Lernprozesse im System integriert werden.
Folgende Prozesse können hierbei unterschieden werden:
- Prozesse des Verbesserungslernens
- Prozesse des Erneuerungslernens
- Prozesse des Metalernens
Beim Verbesserungslernen werden die bestehenden Prozesse, Routinen und Handlungsabläufe lediglich anhand der erkannten Veränderungen der Umweltbedingungen angepasst oder erweitert. Durch das Erneuerungslernen hingegen können grundsätzliche Veränderungen in den Handlungsabläufen und Prozessen vollzogen werden, wenn diese durch veränderte Umweltbedingungen erforderlich sind.
Zwar können sich beide Kategorien des Lernens gegenseitig ergänzen, zum Teil aber auch behindern. Aus diesem Grund kommt eine dritte Lernfähigkeit ins Spiel, das Metalernen. Durch dieses wird die generelle Qualität der Lernfähigkeit eines Systems bestimmt. Das Prinzip der Adaption wird beispielsweise in der Revisionsabteilung im Controlling von Unternehmen angewendet.
Wie funktioniert eine Systemanalyse?
Eine ausgiebige Systemanalyse läuft in mehreren Phasen ab. Diese dienen der Betrachtung der einzelnen Systemelemente.
Phasen der Systemanalyse:
- Identifikation
- Strukturierung und Konzeptionalisierung
- Simulation
- Evaluierung
Die Identifikation des Problems
Bevor die eigentliche Systemanalyse gestartet werden kann, muss das eigentlich zu behandelnde Problem identifiziert werden. Entscheidend hierfür sind die vom Auftraggeber der Analyse gewünschten Informationen bzw. die im Zusammenhang der Systemanalyse verfolgten Absichten.
Der Zweck der Systemanalyse muss also von vornherein klar definiert werden. Das ist besonders wichtig, um die Abgrenzung des zu untersuchenden Systems festzulegen und die relevanten Systemelemente zu identifizieren.
Die Konzeptionalisierung des Modells zur Analyse
Nach dem das zu untersuchende Problem ausführlich identifiziert und beschrieben ist, geht es darum, ein entsprechendes Analysemodell zu entwickeln, welches das Problem sowie alle relevanten Einflussfaktoren berücksichtigt. Hierzu wird als erstes eine Hypothese zu dem untersuchenden Problem aufgestellt, welche im Laufe der Systemanalyse untersucht wird.
Zuerst wird dazu die Struktur des Systems mit den einzelnen Wirkungszusammenhängen und Beziehungen zwischen den Systemelementen untersucht. So lassen sich einzelne Stellschrauben identifizieren, die eine Auswirkung auf das zu untersuchende Problem haben.
Mögliche Arbeitsmittel, die dafür genutzt werden können, sind:
- Subsystemdiagramme:
übersichtliche Darstellung der einzelnen Subsysteme innerhalb des Gesamtsystems - Kausaldiragramme:
zeigen die entsprechenden Rückkopplungsschleifen innerhalb des Systems und stellen die kausalen Zusammenhänge zwischen den einzelnen Systemelementen dar - Modellgrenzendiagramme:
bieten groben Überblick über den Inhalt des Systems innerhalb der Modellgrenzen und zeigen die Außeneinflüsse auf das System - Flussdiagramme:
zeigen den Einfluss und die Wirkungsweise der einzelnen Variablen auf vor- und nachgelagerte Prozesse
Die Simulation der gewonnen Erkenntnisse
Zur Validierung des Modells der Systemanalyse und der daraus gewonnenen Erkenntnisse werden die abgeleiteten Entscheidungen und Veränderungen mit Hilfe von Computerprogrammen virtuell simuliert. So lassen sich auch mehrere unterschiedliche Entscheidungen und Veränderungen und deren Auswirkungen testen, bevor diese im realen System angewendet werden. Darüber hinaus werden die abgeleiteten Handlungsempfehlungen kritisch beurteilt und auf ihre Eignung hin überprüft.
Evaluierung der Systemanalyse
Sind die Handlungsempfehlungen aus dem Modell validiert, so können entsprechende Policies für das System abgeleitet und evaluiert werden. Diese haben entsprechende Anpassungen in der Unternehmensstrategie, den Entscheidungsregeln oder den täglichen Handlungsroutinen in einzelnen Bereichen oder dem gesamten Unternehmen zur Folge. Dabei ist auch auf eventuelle Wechselwirkungen zwischen den einzelnen Policies zu achten.