Die in § 4 Abs. 4 EStG definierten Betriebsausgaben beinhalten alle Aufwendungen, die den Gewinn des Steuerpflichtigen mindern und direkt mit dem Betrieb zusammenhängen. Betriebsausgaben können in weiterer Folge nur mit Einkünften aus Gewerbebetrieb, aus selbstständiger Arbeit oder mit Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft gegengerechnet werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Ausgaben notwendig oder zweckmäßig sind. Man unterscheidet zwischen vorweggenommenen und nachträglichen, sowie abzugsfähigen und beschränkt bzw. nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben.
In der folgenden Lektion erfährst du, welche Betriebsausgaben abgezogen werden können und welche rechtlichen Folgen sich daraus für den Steuerpflichtigen ergeben. Am Ende der Lektion findest du außerdem nützliche Übungsaufgaben zum Thema Betriebsausgaben.
Synonyme: Betriebsaufwendungen
Englisch: business expenses | operational expenses | operating costs
Warum sind Betriebsausgaben wichtig?
Durch die Möglichkeit des Abzuges der Betriebsausgaben ergibt sich für den Steuerpflichtigen die Senkung der steuerlichen Bemessungsgrundlage. Abzugsfähige Betriebsausgaben vermindern den Gewinn und damit die der Besteuerung zugrunde liegende Summe.
Was sind Betriebsausgaben?
Betriebsausgaben im Sinne des § 4 Abs. 4 EStG sind Aufwendungen, die betrieblich veranlasst wurden und in weiterer Folge steuerlich geltend gemacht werden können. Dabei spielt es grundsätzlich keine Rolle, ob die Betriebsausgaben notwendig, üblich oder zweckmäßig waren. Vielmehr müssen sie „durch den Betrieb veranlasst“ worden sein und ein wirtschaftlicher Zusammenhang zwischen dem Betrieb und der Ausgabe bestehen.
Private Aufwendungen, die in keinem wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Betrieb stehen, können steuerlich nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
Beträge, die für Dritte vereinnahmt werden und kurze Zeit später wieder verausgabt werden, sind durchlaufende Posten und somit nicht als Betriebseinnahmen oder -ausgaben in der Bilanz zu erfassen.
Der Steuerpflichtige hat die Betriebsausgaben stets beim Finanzamt ordentlich zu belegen. Das Finanzamt kann in einigen Fällen auch die Bestätigung des Ausgabenempfängers verlangen. Nicht belegte oder zweifelhafte Betriebsausgaben sind nicht abzugsfähig und wirken somit nicht gewinnmindernd.
Arten von Betriebsausgaben:
- Abzugsfähige Betriebsausgaben
- Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben
- Beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben
- Vorweggenommene Betriebsausgaben
- Nachträgliche Betriebsausgaben
Welche Betriebsausgaben sind abzugsfähig?
Beispiele für abzugsfähige Betriebsausgaben:
- Provisionen für Mitarbeiter
- Personalkosten
- Pensionszahlungen
- Bürokosten wie Miete, Telefon- und Stromkosten, Büromaterial, Reinigungskosten
- Anwaltskosten
- Kosten für Consulting
- Fachmaterial (Bücher, Zeitschriften)
- PKW-Kosten
- Fortbildungskosten
- Schadenersatzleistungen
- Werbekosten
- Umzugskosten
- Geschäftsreisen
- Betriebssteuern (Umsatzsteuer, Kfz-Steuer)
- Abschreibungen (AfA)
- Prozesskosten
- Versicherungsbeiträge
- Beiträge für Berufsverbände
- Erhaltungskosten für Wirtschaftsgüter
- Kosten für externe Mitarbeiter
Nicht oder nur beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben
In § 4 Abs. 5 EStG finden sich Betriebsausgaben, die nicht oder nur eingeschränkt abzugsfähig sind.
Beispiele für nicht abzugsfähige betriebliche Ausgaben:
- Geldstrafen
- Geschenke für Dritte, die 35 € pro Jahr übersteigen
- Ausgaben des Steuerpflichtigen für seine Erstausbildung, wenn diese nicht innerhalb eines Angestelltenverhältnisses stattgefunden hat
- Kosten für private Lebensführung oder den Unterhalt der Familienmitglieder
- Einkommensteuer und sonstige persönliche Steuern des Steuerpflichtigen
- Zinsen auf hinterzogene Steuern
- Unangemessen hohe Ausgaben für die Bewirtung von Geschäftspartnern
Nur beschränkt abzugsfähig sind:
- Buß- und Ordnungsgelder
- Einrichtung eines Heimbüros, sofern es nicht den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt
- Bewirtungskosten für Kunden und andere Geschäftspartner bis zu 70 %, sofern sie notwendig sind
- Teile des Firmenautos, sofern es auch privat genutzt wird
- Mehrkosten aufgrund doppelter Haushaltsführung
- Schmier- und Bestechungsgelder/li>
Vorweggenommene und nachträgliche Betriebsausgaben
Vorweggenommene Betriebsausgaben können entstehen, wenn diese im Vorfeld der Eröffnung des Betriebes getätigt worden sind. Dabei muss allerdings immer ein Zusammenhang zur betrieblichen Tätigkeit vorliegen. Diese Art von Ausgaben fällt unter „Gründungskosten“ und ist als Betriebsausgabe voll abzugsfähig.
Auch nach der Beendigung der Betriebstätigkeit können unter Umständen Betriebsausgaben anfallen. Dazu gehören etwa Zinszahlungen für nicht beglichene Verbindlichkeiten.
Betriebsausgabenpauschale
Pauschalbeträge für Betriebsausgaben sind nur unter gewissen Voraussetzungen und für bestimmte Berufsgruppen vorgesehen.
Dazu gehören:
- Selbstständige Hebammen (maximal 25 % oder 1.535 €)
- Tagesmütter und Tagespflegepersonal (maximal 300 € monatlich)
- Schriftsteller und Journalisten (maximal 30 % oder 2.455 €)
- Nebenberuflich tätige Künstler, Schriftsteller, Wissenschaftler oder Lehrer (maximal 25 % oder 614 €)
Die oben genannten Personen müssen somit keinen Nachweis der Betriebsausgaben vorweisen, sondern können die jährliche Pauschale geltend machen, sofern diese höher liegt als die tatsächlich nachweisbaren Ausgaben.