E-Procurement

E-Procurement bietet einem Unternehmen die Möglichkeit, Rohstoffe und andere Güter auf digitalem Weg zu beschaffen. Für den digitalen Beschaffungsprozess muss das Unternehmen die entsprechenden Voraussetzungen schaffen. Dies bedeutet zunächst, dass die notwendigen Netzwerkverbindungen installiert werden müssen. Darüber hinaus ist es für das E-Procurement aber auch erforderlich, die gesamte Beschaffungslogistik und die Lieferanten in den digitalen Beschaffungsprozess einzubinden.

In dieser Lektion behandeln wir E-Procurement. Du erfährst, was sich hinter dem Begriff verbirgt und welche E-Procurement-Systeme in einem Unternehmen eingesetzt werden können. Wir erklären dir, welche Voraussetzungen geschaffen werden müssen, damit der digitale Beschaffungsprozess in einem Unternehmen eingesetzt werden kann und welche Vorteile der Betrieb damit verbuchen kann. Wir grenzen E-Procurement vom E-Sourcing ab und zeigen dir mit einem Beispiel, wie praxisnah der digitale Beschaffungsprozess ist. Um deine Kenntnisse zum E-Procurement zu festigen, kannst du nach dem Beitrag einige Übungsfragen beantworten.

Deutsch: Digitaler Beschaffungsprozess | Elektronische Beschaffung

Was solltest du über das E-Procurement wissen?

Mit dem E-Procurement ist das digitale Zeitalter auch im Logistikwesen angekommen. Es geht hierbei um die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die ausschließlich im B2B-Bereich Anwendung finden. Der digitale Beschaffungsprozess geht über den reinen Bestellvorgang hinaus. Vielmehr wird der gesamte Beschaffungsprozess auf elektronischem Weg durchgeführt. Durch die automatisierten Arbeitsabläufe kann das Unternehmer effizienter und kostengünstiger die Güter beschaffen, die es für einen Produktionsprozess benötigt.

E-Procurement findet auf digitalen Marktplätzen, Einkaufsplattformen und elektronischen Auktionen statt.

Welche E-Procurement-Systeme gibt es?

Die betriebswirtschaftliche Marktwirtschaft unterscheidet die folgenden drei E-Procurement-Systeme:

• Lieferantensysteme
• Beschaffungssysteme
• Marktplätze

Lieferantensysteme

Die Lieferantensysteme werden auch als sell-side-Lösungen bezeichnet. Hier ergreift der Lieferant die Initiative, um den digitalen Beschaffungsprozess in die Wege zu leiten. Er installiert eine digitale Einkaufsplattform, die die Kunden zum Einkauf ihrer Güter und Dienstleistungen nutzen können. Dabei kommt dem Lieferanten eine wichtige Rolle zu. Er bestimmt das angebotene Sortiment und legt die Preise fest.

Beschaffungssysteme

Bei den Beschaffungssystemen – auch buy-side-Lösungen genannt – obliegt es dem Einkäufer der Güter die Konditionen des digitalen Beschaffungsprozesses festzulegen. Er bestimmt den Preis und entscheidet, welche Mengen er dem Lieferanten abnimmt. Der Beschaffungsprozess kann auch als Auktion gestaltet werden: Ein großer Produktionsbetrieb schreibt öffentlich aus, welche Waren benötigt werden. Die Zulieferer haben die Möglichkeit, ihre Angebote abzugeben. Der Lieferant mit den besten Konditionen erhält den Zuschlag.

Marktplätze

Marktplätze – im E-Procurement gelten sie als many-to-many-Lösungen – ist eine Kombination aus Lieferantensystem und Beschaffungssystem. Die Lieferanten bieten Waren und Güter an. Die Unternehmen geben auf dem Marktplatz Informationen über den Bedarf, der für einen bevorstehenden Produktionsprozess benötigt wird. Damit kommt dieses Modell dem analogen Markt am nächsten, wo das Angebot und die Nachfrage über den Preis bestimmen.

Voraussetzungen für den Einsatz von E-Procurement

Damit das E-Procurement einwandfrei funktioniert, sollten in die Entscheidung für oder gegen die Einführung des digitalen Beschaffungsprozesses die folgenden Überlegungen einfließen:

• Das E-Procurement muss mit den bestehenden internen Betriebsabläufen kompatibel sein. Alternativ müssen bestehende Prozesse (z. B. Bestellvorgang und Warenannahme) an die digitale Beschaffung angepasst werden.
• Das digitale System muss gewartet und durch turnusmäßige Updates auf dem neuesten Stand gehalten werden.
• Zu dem installierten System müssen die Schnittstellen geschaffen werden.
• Für die Nutzung eines E-Procurement-Systems wird häufig eine Einzelplatz-Lizenzgebühr vom Anbieter erhoben. Zur Kostenkalkulation sollte das Unternehmer die Anzahl der Mitarbeiter ermitteln, die in den digitalen Beschaffungsprozess eingebunden werden.
• Bei der Umstellung auf den digitalen Beschaffungsprozess setzt das Unternehmen Kapazitäten frei. Wie sollen diese Kapazitäten in Zukunft genutzt werden?

Welche Vorteile bringt der digitale Beschaffungsprozess?

Ein Unternehmen, das den digitalen Beschaffungsprozess in seinen innerbetrieblichen Arbeitsablauf integriert, kann aus den folgenden Vorteilen Nutzen ziehen:

• Mit der Umstellung auf E-Procurement verringert das Unternehmen seine betrieblichen Kosten. Neben der Einsparung beim Bestellvorgang profitiert das Unternehmen auch davon, dass es den Anteil der Materialkosten senken kann.
• Waren und Güter können schneller beschafft werden. Der Zeitfaktor macht sich nicht nur beim Bestellvorgang, sondern auch beim Liefervorgang bemerkbar.
• Mit dem E-Procurement entstehen neue Beschaffungsquellen.
• Der gesamte Beschaffungsvorgang gestaltet sich flexibler, weil Waren und Güter rund um die Uhr bestellt werden können.

Abgrenzung: E-Procurement und E-Sourcing

Das E-Procurement kann mit dem operativen elektronischen Beschaffungsprozess gleichgesetzt werden. E-Sourcing bedeutet dagegen die Entwicklung einer Strategie, um die elektronische Beschaffung in einem Unternehmen umzusetzen.

Abschließendes Beispiel

Die ”A-GmbH” nutzt für den Produktionsprozess Rohstoffe und andere Güter, die es von einer Zuliefererfirma bezieht. Die Bestellungen laufen über eine interne Datenverbindung, die zwischen diesen beiden Unternehmen besteht. Die ”A-GmbH” gibt hierüber Informationen zur Art der Güter und in welcher Menge diese benötigt werden. Von dem Zulieferer erhält die ”A-GmbH” Angaben über den Lieferzeitpunkt und den Preis.

Übungsfragen